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J'ai tout compris !

Mis à jour le 04/03/2022

Préparez l’arrivée de l’alternant dans l’entreprise

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Vous avez certainement hâte que l’alternant que vous allez accompagner arrive, pour lui transmettre vos savoir-faire professionnels, les astuces du métier… tout ce qui fait qu’aujourd’hui vous êtes un expert.

Mais attention à ne pas brûler les étapes. Tout comme chaque nouveau collaborateur de l’entreprise, l’alternant doit être accueilli et intégré dans l’entreprise.

Vous avez certainement entendu parler d’un salarié qui a attendu longtemps, dans l’espace d’accueil ou dans un couloir, avant que l’on s’intéresse à lui. Non pas que l’entreprise n’ait pas besoin de lui, mais la personne en charge de son accueil avait des choses plus urgentes à traiter et n’a pas pensé à l’en avertir ou le faire avertir, ni à s’en excuser.

Ensuite, elle lui a donné divers documents à lire pour qu’il connaisse mieux l’entreprise, son organigramme, son fonctionnement et ses règles. Elle lui a bien sûr précisé de ne pas hésiter à poser des questions. Au mieux, elle lui a accordé une petite heure. Tel a été son premier contact avec l’entreprise.

Je vous laisse imaginer le nombre d’idées négatives qui pourraiet lui être venues à l’esprit. Elles laisseront une empreinte qui mettra du temps à se dissoudre, ce quels que soient les efforts à venir pour tenter d’effacer l’impact de ce premier contact.

Clarifiez ce que l’entreprise attend de vous

La première question à vous poser avant de commencer, c’est : qu’est-ce que mon entreprise attend de moi ?

Un tutorat qui fonctionne nécessite la mise en œuvre de plusieurs rôles tutoraux :

  • un rôle hiérarchique ;

  • un rôle de coordination ;

  • un rôle opérationnel.

Chaque entreprise détermine les rôles et distribue les fonctions. Il se peut que vous ayez les trois. En effet, plus l’entreprise est petite, plus la même personne assure plusieurs rôles. L’artisan qui travaille seul concentre tous les rôles, par exemple. A contrario, les entreprises plus grandes partagent les rôles entre plusieurs personnes.

Identifiez la personne qui a un rôle hiérarchique

Pour que l’alternant rejoigne l’entreprise, une personne l’a recruté, et il a signé un contrat de travail en alternance. Cette mission revient à un responsable hiérarchique. Il s’agit de la personne qui a décidé du besoin de recruter un alternant. Ce sera souvent le directeur si c’est une petite entreprise, ou le manager de l’équipe s’il s’agit d’une plus grande.

Prenez un instant pour identifier le responsable hiérarchique dans votre cas. C’est certainement cette personne qui vous a désigné pour être tuteur.

Comme expliqué dans le chapitre précédent, ce cours ne s’adresse pas à ces profils, essentiels pour un alternant, mais qui deviennent rarement le tuteur de l’alternant dans les faits.

Distinguez un rôle de coordination d’un rôle opérationnel

Le maître d'apprentissage désigné dans le contrat d’apprentissage, ou le tuteur désigné dans le contrat de professionnalisation, doit ensuite assurer le rôle d’encadrement plus au quotidien : l’intégration, la délégation de missions, et la transmission de savoir-faire. Mais comme la réalité est souvent complexe, l’alternant peut en réalité avoir affaire à deux autres personnes qui s’occupent de lui pour la suite : une qui assure un rôle de coordination, une qui assure un rôle opérationnel de transmission des compétences. Certaines entreprises distinguent en effet ces rôles.

Si les deux doivent accueillir l’alternant dans l’équipe, voici un tableau qui présente la répartition des missions entre ces deux profils.

Les rôles possibles

Un rôle de coordination

Un rôle opérationnel

  • Accueillir l’alternant dans l’entreprise

  • Piloter le tutorat (prévoir, programmer, mettre en œuvre, évaluer, ajuster…)

  • Suivre le contenu de la formation en centre de formation et en entreprise

  • Être en relation avec l’organisme de formation

  • Ajuster l’organisation et les pratiques tutorales en fonction des évaluations

  • Transmettre les compétences liées au métier, au poste, à partir des indications du tuteur coordinateur

  • Réaliser des évaluations

 

 

 

 

👉 Les parties 1 et 2 de ce cours forme à ces missions.

 👉 La partie 3 de ce cours forme à ces missions.

Lorsque votre entreprise vous a proposé d’être le tuteur d’un alternant, il y a peu de chances qu’elle ait qualifié votre rôle et qu’elle soit entrée dans le détail de votre rôle. D’ailleurs, peut-être n’a-t-elle pas connaissance des différents besoins des alternants ?

Clarifier ce qu’elle attend de vous sera donc la première étape. Vous pourrez ensuite choisir la partie de ce cours qui correspond à votre mission (ou le suivre en entier pour satisfaire votre curiosité personnelle !).

Répartition possible des rôles tutoraux

Voici des exemples de la manière dont les rôles peuvent être répartis en entreprise. Cela varie bien d'une entreprise à une autre, notamment en fonction de sa taille.

 

 Rôle de coordination

 Rôle opérationnel

Entreprise artisanale sans salarié

Dirigeant

Dirigeant 

Entreprise avec 1 ou 2 salariés

Salarié tuteur 

Salarié tuteur 

Entreprise organisée en services

Manager

Salarié tuteur

À l’issue de sa réflexion, dans l’idéal avec vous, l’entreprise aura réparti les rôles tutoraux.

Vous saurez donc quel est le périmètre du vôtre et vous pourrez adapter le temps que vous devez y consacrer. 👍

Préparez des conditions d’accueil optimales pour l’alternant

Accordez du temps de préparation à l’accueil de l’alternant

Vous l’avez lu en introduction de ce chapitre : quoi de plus gênant que de n’être pas attendu alors qu’un rendez-vous avait été programmé ?

Imaginez, vous êtes invité à dîner, pour la première fois, chez de nouvelles connaissances. Vous êtes enchanté et vous vous présentez donc le jour dit et à l’heure prévue. Et là, rien ou presque rien. Manifestement, vous n’êtes pas attendu : pas de table dressée, pas de bonne odeur qui vient de la cuisine, des propos gênés de vos hôtes. Pourtant, vous êtes sûr de vous, c’est bien aujourd’hui… Bon, il y a peut-être eu un imprévu, ça peut arriver. Mais dans ce cas-là, il aurait peut-être fallu simplement décaler la date ?

Vous ne souhaitez certainement pas être comme ces hôtes et vous trouver dans une situation similaire, n’est-ce pas ? Alors, soyez très attentif à cette étape préalable à l’arrivée de l’alternant. Elle concerne les aspects administratifs, logistiques et humains.

J-30, un tuteur regardant un contrat.
La préparation commence un mois avant l'arrivée, notamment en ayant bien lu le contrat de votre alternant !

Prenez connaissance du cadre du contrat de travail de l’alternant

Vous vous souvenez, puisqu’il a un contrat de travail, l’alternant est un salarié. Vous devez donc respecter le contrat de travail. Cela vous semble évident ? Mais avez-vous pensé à toutes les conséquences pratiques ? Par exemple, il faut caler tous les temps de formation dans l’entreprise et toutes les réunions de suivi sur les horaires de travail de l’alternant (et non les vôtres !).

Vous devrez également prendre en compte les situations spécifiques :

  • le salarié mineur (eh oui, on peut être apprenti dès l’âge de 15 ans !) aura des horaires de travail adaptés ;

  • l’alternant en situation de handicap devra bénéficier des aides adaptées à son handicap (aménagement du poste de travail, par exemple).

Préparez l’accueil administratif

La personne qui a un rôle hiérarchique a dû préparer le contrat de travail et la déclaration d’embauche. Mais en tant que tuteur, c’est à vous de préparer quelques documents à remettre aux nouveaux embauchés, et prioritairement :

  • un livret d’accueil de l'entreprise s'il existe ;

  • le règlement intérieur.

Anticipez la logistique

Être attendu, c’est également disposer rapidement des moyens nécessaires pour se mettre au travail. Cela peut relever du périmètre du responsable hiérarchique si ce n'est pas vous, mais je vous conseille de vérifier les points suivants dans tous les cas. Une réponse précise aux questions suivantes vous permettra de sécuriser techniquement l’arrivée de l’alternant :

  • L’alternant a-t-il besoin d’un pass pour entrer dans l’entreprise ? Si oui, qui le lui procure ? Sous quel délai ?

  • Dispose-t-il d’un espace de travail aménagé (non, pas un coin de table récupéré après avoir poussé tous les dossiers qui encombraient l’espace, et un fauteuil sauvé in extremis de la déchetterie !) ?

  • Dispose-t-il d’un casier/vestiaire où ranger de manière sécurisée ses effets personnels ?

  • L’équipement de son poste de travail est-il adapté à sa mission : a t-il besoin d’un ordinateur, du téléphone, d’un accès à Internet, d’une adresse de messagerie, ou d’un établi et d’une boîte à outils ?

  • A-t-il besoin d'équipements de protection individuels : chaussures de sécurité, casque, gants, lunettes ?

Communiquez sur l’arrivée de l’alternant

Être attendu, c’est aussi avoir été annoncé avant le jour de l’arrivée.

Si le responsable hiérarchique ne l’a pas fait avant vous, c’est à vous, en tant que tuteur, de prévenir l’équipe de l’arrivée d’un alternant. Ainsi, le jour de son arrivée, ses collègues pourront se montrer accueillants au lieu d’être surpris. Les premiers échanges seront alors plus ouverts et constructifs. La glace est rompue, le second contact sera plus aisé, et le travail peut commencer.

Il n’est pas nécessaire de donner trop d’informations. Préciser son prénom, son nom, la formation suivie et la durée de son contrat est suffisant. Vous mettez ainsi en place tous les éléments qui rendent un accueil humain possible.

Réclamez des informations et documents à l’organisme de formation 

Dans le chapitre précédent, vous avez découvert l’alternance intégrative. Elle suppose un partenariat réel avec l’organisme de formation. Cette étape revient souvent au tuteur.

La construction de cette relation repose sur plusieurs conditions : vous avez 4 éléments à réclamer avec le centre de formation, si celui-ci ne vous les fournit pas de lui-même. Assurez-vous qu’elles soient toutes respectées, et faites le point avec l’organisme de formation si ce n’est pas le cas.

1. Un interlocuteur identifié au sein de l’organisme de formation

Pour qu’il y ait partenariat, il faut que vous ayez un interlocuteur identifié dans l’organisme de formation, quelqu’un d’aussi impliqué que vous dans la formation de l’alternant, quelqu’un avec qui vous construirez et ajusterez le parcours de formation de l’alternant, quelqu’un que vous pourrez contacter et qui pourra vous contacter au fil de l’eau en cas de besoin.

Cet interlocuteur identifié a donc un nom et une fonction. Il est directement impliqué dans la formation suivie par l’alternant. Il peut s’agit du formateur référent, d’un formateur intervenant sur les aspects techniques de la formation, quelqu’un qui connaît l’alternant en situation de formation. Il ne s’agit donc pas du directeur du centre de formation ni d’un secrétaire.

2. Un référentiel de certification

La formation de l’alternant est de la responsabilité conjointe de l’entreprise et du centre de formation. Les deux parties doivent « tirer dans le même sens », s’appuyer sur un même document qui fait référence. Ce document est le référentiel de certification.

Comme expliqué sur le site national de la validation des acquis de l’expérience, le référentiel de certification décrit les grandes activités du métier qu’il vise, ainsi que les capacités, savoirs et compétences exigés pour obtenir la certification. Il indique les situations dans lesquelles ils peuvent être évalués, les niveaux à atteindre, les critères de réussite, qui permettent de situer la performance du candidat. Il indique également ce qu’il faut évaluer, les modalités de l’évaluation, ainsi que les évaluateurs ou jurys qui y seront impliqués.

Il est donc un fil rouge partagé par les acteurs de l’alternance : l’organisme de formation, l’entreprise et l’alternant.

3. Des modalités de communication clairement définies

Vous définirez avec votre interlocuteur les règles qui vous permettront de structurer vos échanges. Rien de plus désagréable et destructeur de communication que de ne pas avoir de retour. Tentez de vous mettre d’accord assez rapidement sur les sujets suivants :

  • les évènements qui, en entreprise ou en organisme de formation, impactent le bon déroulement de la formation ;

  • les modalités pratiques : comment on contacte son interlocuteur – téléphone, mail ;       

  • les horaires de disponibilité pour un échange verbal ;

  • les délais de réponse.

Vous mettez ainsi en place les conditions d’une communication plus fluide avec l’organisme de formation.

4. Un calendrier de l’alternance

Le calendrier de l’alternance précise les périodes pendant lesquelles l’alternant sera dans l’organisme de formation ou en entreprise. Ce document est en général annexé au contrat de travail. Vous pouvez ainsi préprogrammer les activités qui seront à travailler en entreprise. C’est le minimum pour que vous puissiez anticiper une organisation, mais ce n’est pas suffisant.

Dans l’idéal, pour une réelle professionnalisation de l’alternant, votre programmation des activités supports aux apprentissages doit être calée sur les apports de la formation en centre. On y reviendra en détail dans la partie 2 de ce cours.

Pour cela, vous aurez besoin d’un planning plus détaillé qui précise pour chaque période de l’alternance les matières qui seront vues en centre de formation. Le respect du calendrier de l’alternance est obligatoire, tant pour l’employeur que pour l’étudiant.

Quelques témoignages

📣 Voici trois témoignages de tuteurs d'alternants chez OpenClassrooms, qui racontent comment ils préparent l'arrivée de leur alternant.

En résumé

  • Ne sous-estimez pas l’importance des premières impressions : préparez cette étape bien avant l’arrivée de l’alternant. Anticipez au moins un mois avant son arrivée !

  • Clarifiez bien le rôle que votre entreprise attend de vous avant l’arrivée de l’alternant : est-ce purement opérationnel, un rôle de coordination, ou hiérarchique également ? Faites préciser concrètement ce que vous aurez à faire : quelle partie de l’accueil, du suivi, de la transmission des compétences et de l’évaluation de l’alternant.

  • Négociez du temps de décharge pour assurer votre mission : temps de préparation, temps de formation et d’évaluation, temps de suivi de l’alternant, temps d’échanges avec l’organisme de formation.

  • Si le responsable hiérarchique de l'alternant ne l’a pas fait avant vous, communiquez sur l'arrivée d'un alternant pour que l'équipe puisse l'acceuillir. 

  • Réclamez les 4 éléments suivants à l’organisme de formation de votre alternant : un interlocuteur, un référentiel de compétences, des modalités de communication et un calendrier de formation.

Maintenant que nous avons vu tout ce que vous avez à faire en amont de l’arrivée d’un alternant, parlons du jour J ! C’est une journée chargée que vous devez également préparer : quelle organisation ? Quel contenu ? Sans oublier l’importance de la communication.

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite