Accompagner l’alternant dans son parcours d’apprentissage consiste à faire régulièrement le point avec lui sur sa pratique et ses apprentissages. Le livret de suivi est à nouveau un bon outil pour y parvenir.
Ne manquez pas les rendez-vous de suivi avec l’alternant
N'annulez pas les rendez-vous récurrents
Pour accompagner, il faut rester présent dans la durée. Pendant toute la durée de la formation de l'alternant en entreprise, il est nécessaire de faire régulièrement le point sur :
ses apprentissages et sa progression ;
ses représentations du métier ;
sa motivation ;
son intégration dans l’entreprise ;
sa collaboration avec ses collègues.
Vous avez programmé des rendez-vous sur des jours et des horaires qui vous conviennent. Vous avez compris leur importance et comptez bien les respecter.
Hou là, ça me semble très rigide comme organisation, on ne peut pas se parler en dehors de ces temps ?
Si, bien sûr. Les temps d’échanges informels, au fil de l’eau, sont même fortement recommandés. Ni vous, ni l’alternant n’avez envie d’attendre le rendez-vous de suivi pour aborder des points qui demandent à être traités au moment où ils se posent.
Les rendez-vous de suivi sont des temps incontournables pour prendre du recul par rapport au quotidien. Ils doivent donc être planifiés. Cela apporte une garantie plus grande sur le fait qu’ils rentreront dans le planning et seront préparés.
Et si je ne peux pas tenir le rendez-vous ?
Cela arrive. Il est peu probable que vous n’ayez pas des alertes pendant la journée ou les jours précédents ; vous savez, ces journées ou ces semaines où rien ne se passe comme prévu... Dans ce cas, et le plus tôt possible, prévenez l’alternant et convenez d’un autre rendez-vous la même semaine.
Cependant, ces pratiques doivent rester rares. Elles ternissent le capital confiance que l’alternant vous accorde et à terme, elles peuvent impacter la motivation.
Réalisez ces rendez-vous avant le départ en centre de formation
Si votre alternant est en formation dans un centre de formation en présentiel, vous programmerez nécessairement un rendez-vous la semaine ou le jour qui précède le départ de l’alternant pour l’organisme de formation.
Pour trois raisons principales :
faire sur point sur les apprentissages en entreprise, pendant la période : ce qui est maîtrisé, ce qui ne l’est pas, ce qui sera à reprendre lors de la prochaine période en entreprise, et pourquoi ;
s’assurer que l’alternant quitte l’entreprise en ayant “épuré” toute situation ou tout ressenti négatif. Vous savez, ce qui reste sur le cœur et peut ternir une relation, qui revient régulièrement à l’esprit et empêche de passer à autre chose... ;
donner de la perspective en évoquant la prochaine période en entreprise : les objectifs, les apprentissages prévus…
En fait, il s’agit de préparer un départ et un retour, et ainsi permettre à l'alternant de se sentir attendu avant même d’être parti.
Présentez le parcours individuel de formation à votre alternant
Lors d’un rendez-vous de suivi, la deuxième semaine par exemple, présentez à votre alternant son parcours de formation dans l’entreprise, sous forme de calendrier.
Expliquez-lui le sens de ce calendrier :
son utilité ;
la logique derrière l’ordre des situations d’apprentissage ;
le lien entre les situations d’apprentissage en entreprise et les cours suivis dans l’organisme de formation.
Lors de ce rendez-vous, les premiers ajustements pourront être apportés au calendrier du parcours individuel de formation. En effet, suite aux premierq rendez-vous, vous avez maintenant une meilleure vue sur les formations et les expériences antérieures de l’alternant, les matières qu’il apprécie/apprécie moins.
Ainsi, le nombre de semaines programmées pour une activité donnée pourra être modifié : 1 au lieu de 2 car il a déjà réalisé le premier niveau de cette activité ; 3 au lieu de 2 car il n’a jamais fait et n’a pas compris les premiers cours en lien avec cette activité.
Vous utiliserez également ce rendez-vous pour présenter les autres outils du livret de suivi de la formation de l'alternant en entreprise, et en expliquer le sens :
les échelles de difficulté qui présentent la chronologie des difficultés d’une activité ;
les grilles d’évaluation qui sont utilisées pour évaluer la progression de l’alternant dans ses apprentissages.
Aidez votre alternant à prendre du recul sur ses apprentissages
Lors des rendez-vous de suivi, vous accompagnerez l’alternant pour qu’il prenne du recul sur sa pratique. Il ne s'agit donc pas d’une simple revue des apprentissages de l’alternant.
Néanmoins, instituer un certain rituel dans le déroulement de cesrendez-vous permettra à l’alternant ainsi qu’à vous-même de les préparer au mieux.
Voici un déroulement type d’un rendez-vous de suivi :
Partir des objectifs prévus lors de l’entretien précédent et vérifier s’ils ont été atteints ou non, prévoir les ajustements nécessaires pour qu’ils soient atteints au plus vite.
Reprendre chaque activité réalisée prévue au parcours individuel de formation et questionner sa réalisation :
Qu’est-ce qui fait que tu as réussi ?
Qu’est-ce qui fait que tu as échoué ?
Aborder si nécessaire des questions périphériques :
les relations avec les collègues ;
le comportement (dont la ponctualité, si besoin !) ;
un point resté sans réponse.
Définir les objectifs pour la période qui suit.
Rédiger ensemble le compte rendu de l’entretien dans lequel faire apparaître :
les engagements de l’alternant ;
vos engagements en tant que tuteur ;
la signature du compte rendu d’entretien.
Pensez ensuite à archiver ce compte rendu dans le livret de suivi.
Suivez de près la motivation de votre alternant
Lors de ces rendez-vous, soyez également attentif au niveau de motivation de votre alternant. Vous pouvez lui poser la question, certes, mais la réponse peut rester évasive, surtout si sa motivation baisse.
Il est intéressant de vérifier votre impression auprès de vos collègues ; votre alternant a pu leur en parler. Cependant, ne leur demandez pas de détails afin de ne pas prendre le risque de casser la confiance qui a pu se créer entre eux et l’alternant. Cela pourrait avoir des répercussions pendant toute la durée du contrat de l’alternant : changement d’attitude des collègues à son égard, isolement, ou autre.
Qui rédige le compte rendu ?
Le plus souvent, c’est le tuteur. Mais ça pourrait aussi être l’alternant. L’important est que le tuteur et l’alternant se soient mis d’accord ensemble sur le contenu du compte rendu.
Adoptez une posture constructive pendant ces rendez-vous
Ces rendez-vous sont des temps d’échange entre le tuteur et l’alternant. Pour que ces échanges favorisent la prise de recul de l’alternant, vous avez besoin d’informations. C’est l’alternant qui va vous les donner. Vous pourrez ensuite accompagner sa réflexion et l’enrichir de votre point de vue.
Pour cela, la posture adaptée doit prendre en compte trois éléments :
la qualité de la relation avec votre alternant ;
les techniques de communication ;
le contenu de la communication.
La qualité de la relation passe par une réelle écoute de ce que dit l’alternant, sans lui couper la parole, et en respectant ses temps de réflexion, ses silences. Les techniques de communication qui vous seront utiles sont principalement : le questionnement pour faciliter son expression et lui permettre d’aller plus loin dans ses propos, et la reformulation.
Ces trois piliers vous permettront de guider votre alternant dans sa réflexion et ainsi de l’associer à la prise de décision sur son parcours.
Prévoyez un point d’étape avec le centre de formation
Pour que la formation en alternance réussisse, il faut que les intervenants “travaillent ensemble”, se rencontrent. Cette collaboration se fait généralement à l’initiative du centre de formation. Elle peut prendre plusieurs formes : invitation des tuteurs en début de formation, invitation aux conseils de classe, remplissage des documents partagés, participation des tuteurs aux jurys d’examen... Cependant, le plus fréquent est la visite d’entreprise.
La visite en entreprise n’est pas une visite de courtoisie ni un échange convenu. Elle a un caractère pédagogique qui doit apporter “un plus” au service de l’alternant et de tous les acteurs de la formation : les autres formateurs et le(s) tuteur(s).
Les objectifs de cette visite sont nombreux :
découvrir/faire découvrir le fonctionnement du centre de formation ;
découvrir/faire découvrir l’entreprise ;
connaître/faire connaître les besoins du métier, les évolutions, les besoins en formation ;
faire le point sur l’évolution de la formation de l’alternant à l’aide du livret de suivi, des acquis techniques, des comportements et savoir-être au travail, des stratégies d’apprentissage de l’alternant au travail ;
évaluer dans le cadre certificatif du CCF – contrôle en cours de formation (dans les diplômes où il est pratiqué).
Si cette visite n’est pas prévue par le centre de formation, proposez-la sur une période où l’alternant est présent dans l’entreprise. Vous verrez, c’est loin d’être du temps perdu. Ces échanges constructifs vous donneront des clés pour cibler au mieux votre mission de formation en entreprise sur les besoins de l’alternant.
Elle sera également l’occasion d’aborder les modalités de formation sur les activités qui ne sont pas déployées dans l’entreprise.
Est-ce que la visite d’entreprise est obligatoire ?
Bonne question ! Cela dépend en réalité des conventions. Regardez bien celle signée entre le centre de formation et votre entreprise. Jusqu'en 2018, la visite d’entreprise était imposée par certaines régions, qui avaient alors plus de compétences au sujet de l’alternance. Cela dépend désormais de la branche professionnelle et des centres de formation. Ces acteurs ont choisi ou non de conserver cette obligation. Attention, son caractère obligatoire peut aussi varier entre les contrats d'apprentissage et les contrats de professionnalisation, donc lisez bien votre convention !
Quelques témoignages
📣 Voici trois témoignages de tuteurs d'alternants chez OpenClassrooms, qui racontent comment ils réagissent quand leur alternant rencontre des difficultés au contact d'une nouvelle tâche.
En résumé
Planifiez les rendez-vous de suivi dès le début du contrat de l’alternant, notez-les dans votre agenda et assurez-vous que votre alternant ait fait de même.
Prévoyez ces rencontres à la fin d’une période en entreprise, avant le retour en formation.
Pendant les rendez-vous de suivi, soyez aussi vigilant sur le fond que sur la forme. Des propos pertinents tenus maladroitement passent la plupart du temps à côté de leur objectif.
Ne négligez pas la visite en entreprise d’un interlocuteur du centre de formation, c’est un temps d’échange qui associe l’alternant et permet aux trois parties d’avoir un même niveau d’information partagée.
La deuxième partie de ce cours est terminée. Dans la prochaine partie, vous découvrirez comment transférer vos savoir-faire professionnels à votre alternant, et évaluer ses acquis. Cependant, une dernière étape vous attend avant de commencer la dernière partie du cours : le quiz. Bon courage !
