L’intégration permet au nouveau salarié, ici l’alternant, de découvrir son rôle au sein de l’entreprise : appréhender les aspects techniques de son poste ; mais également de comprendre et d’assimiler l’environnement culturel et social de l’entreprise.
Plus concrètement, cette phase permet à l’alternant de :
découvrir les activités de son poste ;
compléter les informations dont il a besoin pour travailler ;
s’inscrire dans la logique de l’entreprise, ses valeurs, ses règles, ses pratiques ;
renforcer les liens avec ses collègues.
Elle a également pour objectif d’obtenir l’engagement de l’alternant dans le parcours de formation, de prévenir les risques de décrochage.
La durée de la phase d’intégration n’est pas fixe dans le temps. Mais compte tenu de la durée du contrat d’alternance, essayez de concentrer les points clés de l’intégration sur la période d’essai. Bien sûr, l’intégration ne sera pas terminée, mais l’essentiel sera posé.
Réalisez un plan d’action pour une intégration dans l’entreprise
Pour faciliter et sécuriser l’intégration de l’alternant dans l’entreprise, vous allez structurer un plan d’action.
Organisez la visite de l’entreprise
Il s’agit d’une visite commentée de l’entreprise, pas simplement d'une découverte des locaux et de leur installation. À l’issue de la visite, l’alternant doit pouvoir se représenter la façon dont l’entreprise a organisé son activité, et comment elle la produit.
Pour atteindre l’objectif, cette visite doit être préparée :
prévoir un circuit qui respecte les étapes de réalisation de l’activité, sans céder à la tentation de suivre le parcours le plus simple ou le plus court ;
associer les responsables de service/atelier à la visite : leur transmettre les objectifs de la visite, leur proposer une heure de visite, leur demander de présenter leur service.
L’alternant va donc recevoir sur un temps court de très nombreuses informations sur l’entreprise. Pour lui permettre d’ancrer durablement ces informations, proposez-lui, à l’issue de la visite, de rédiger ou de représenter le circuit du produit ou de la prestation, c’est-à-dire les différentes étapes qui contribuent à la fabrication du produit ou à la réalisation de la prestation.
Présentez les collègues
Dans l’absolu, tous les salariés de l’entreprise sont des collègues. Rassurez-vous, il ne s’agit pas de la présentation individuelle de chacun d’eux !
La présentation des collègues tient compte du niveau de proximité professionnelle que l’alternant aura avec chacun d’eux. Plus les échanges professionnels sont nombreux, plus la présentation du collègue est précise.
La présentation d'un collègue comprend au minimum : son prénom, son nom et son poste. Elle peut être complétée par une expression ou une courte phrase qui caractérise chaque personne. Proposez également à chacun d’eux de compléter la présentation en précisant son ancienneté dans l’entreprise, par exemple.
L’important est, qu’au-delà de la présentation, un contact positif s’établisse entre l’alternant et chacun de ses collègues.
Présentez les personnes ressources
Les personnes ressources sont celles que l’alternant pourra ou devra contacter à certains moments de son travail ou de sa vie dans l’entreprise.
À priori, lors de la phase d’accueil, vous avez présenté à l’alternant le/la responsable du service Ressources humaines et le/la responsable de la Comptabilité, ou les personnes assurant ces fonctions si vous êtes tuteur dans une petite entreprise.
Vous allez maintenant compléter la liste des personnes ressources : qui au service Informatique, qui au service Qualité, qui dans tel autre service ?
Vous procéderez comme précédemment, et proposerez à chacune de préciser en quoi elle est personne ressource pour l’alternant, et comment la solliciter.
Favorisez la découverte des activités du poste
Découvrir, c’est observer, questionner, toucher et faire. La découverte des activités du poste se fait donc avec vous. Vous guidez l’alternant dans cette découverte et lui donnez des repères :
pourquoi tel ou tel ordre dans le déroulement des activités ;
le sens de chaque activité ;
sa contribution à l’activité suivante ;
les points de vigilance.
Il ne s’agit pas uniquement de dire et d’expliquer. Vous proposez à l’alternant d’utiliser le matériel, de réaliser tout ou partie de l’activité, sous votre œil bienveillant.
Apprenez à connaître votre alternant en conduisant le premier rendez-vous de suivi
Depuis l’arrivée de l’alternant, vous n’avez pas encore eu le temps de vous poser pour échanger.
Ce premier rendez-vous de suivi, à programmer sur la première semaine du contrat de travail de l’alternant, est donc primordial. Tout comme le premier contact lors de l’accueil, il donne le ton, il est engageant ou non. Une chose est sûre, il laisse une empreinte.
Les objectifs de ce premier rendez-vous de suivi sont pluriels :
présenter les séances de formation et leur programmation ;
présenter les modalités d’évaluation des apprentissages ;
organiser les semaines à venir ;
Présentez des documents ressources à l’alternant
Le livret d'accueil en entreprise
Si votre entreprise a un livret d’accueil, rappelez-le à l’étudiant. Ce livret a certainement dû être remis à l’alternant de jour de son arrivée. Assurez-vous que l’alternant en a bien pris connaissance. Le livret présente des informations importantes qui lui seront utiles pour mieux connaître l’entreprise, et inclut souvent des contacts utiles.
Le livret de suivi de l’alternant
Parlons maintenant d’un autre outil que nous vous proposons dans ce cours : un livret de suivi. Il peut vous servir à regrouper au même endroit tous les documents et informations qui vont rythmer l’alternance :
les informations de cadrage de l’alternance : durée du contrat de travail, coordonnées des tuteurs, du formateur référent, calendrier de l’alternance ;
le profil de l’alternant (sa formation, ses expériences) ;
le parcours individuel de formation en entreprise ;
la comptes-rendu des entretiens de suivi.
le descriptif des séances d’apprentissage (les objectifs et le contenu) ;
les éventuelles grilles d’évaluatio.
Plus concrètement, il permet de :
garder une trace des séquences de formation en entreprise : quand, comment, pour quel résultat, nombre de séances sur le même thème. ➡️ Les supports qui correspondent à la transmission des compétences y sont donc intégrés ;
capitaliser les apprentissages et leur progression. ➡️ Les grilles d’évaluation liées à l'évaluation sont donc aussi insérées dans ce livret.
Enfin, en cas de litige, il a valeur de preuve de l’accompagnement réalisé.
Le premier rendez-vous de suivi va vous permettre de compléter ensemble les premières informations du livret.
Le contexte
En début de livret, vous pouvez récapituler les informations principales et opérationnelles concernant le contexte de l’alternance. Rien de bien compliqué :
dates du contrat ;
type de contrat :
contrat de professionnalisation,
contrat d’apprentissage ;
diplôme préparé ;
le référent dans l'organisme de formation :
nom, prénom,
structure,
coordonnées ;
le(s) référent(s) en entreprise ;
le lien vers le calendrier de l'alternance.
L'alternant
Ensuite, rencentrez-vous sur l’alternant et les contraintes particulières liées au poste, dont la plupart s'apparentent au CV. Si l'alternant a un CV clair, vous pouvez vous contenter d'y ajouter le lien, à condition d'avoir pris conscience de l'ensemble des informations.
Formations et diplômes (par année).
Expériences professionnelles et extra-professionnelles.
Points de vigilance :
description ;
décision.
Je trouve qu’un livret de suivi sous forme de document partagé n’est pas pratique : on doit recopier des informations, je vais perdre le lien... J’aurais préféré un classeur pour matérialiser toutes les informations à un même endroit. C’est possible ?
Bien sûr. L’important est le contenu plus que le format du livret !
Un classeur serait idéal pour vous permettre de joindre des documents, par exemple le CV de l’alternant, le référentiel de compétences, le planning prévisionnel des séances d’apprentissage.
Il présente malgré tout un inconvénient. Vous devrez y ranger les documents au fur et à mesure, et il faudra décider qui, de vous ou de votre alternant, le garde. Vous voyez de quoi je veux parler, n’est-ce pas ? Rappelez-vous : un classeur avec 4 ou 5 feuilles, et les autres éparpillées sur votre bureau, impossibles à trouver rapidement… Ça ne vous est jamais arrivé ? Parfait, le classeur est fait pour vous. Sinon, réfléchissez bien avant de choisir le format. 🙂
Repérez et traitez les points de vigilance
Toujours dans le livret de suivi, vous pourrez noter les points de vigilance qui peuvent concerner les déplacements, les exigences liées au poste, des difficultés spécifiques de l’alternant.
Voici quelques exemples pour illustrer :
Points de vigilance | État : repéré ou discuté | Décisions |
|---|---|---|
Le poste nécessite des déplacements chez le client en cours de journée. | Discuté avec l’alternant qui n’a pas de véhicule. | Utilisation d’un véhicule de service. Explication de la procédure de réservation. |
Le respect de l’horaire de début de journée est impératif. L’équipe de travail part en même temps chez le client. Tout retard d’une personne retarde toute l’équipe. | Discuté avec l’alternant. Le bus qu’il prend habituellement a parfois quelques minutes de retard, il ne peut garantir d’être à l’heure. | L’alternant propose de prendre le bus précédent. Il arrivera 15 min plus tôt. Il entrera par l’entrée de secours et non par l’entrée principale qui est fermée. |
Difficulté de rédaction possible. | Repérée. | Vigilance pendant la première semaine pour en parler alors du prochain entretien. |
Plus tôt les difficultés et points de vigilance seront posés et discutés, moins ils perturberont le bon déroulement de la formation en entreprise. Prévenir, c’est… guérir.
Réalisez un rendez-vous de bilan en fin de période d’intégration
Le bilan de la période d’intégration qui n’est peut-être pas terminée – tout dépend du poste – se fait souvent à la fin de la période d’essai.
Le contenu de ce bilan est fonction de vos responsabilités. Il sera peut-être réalisé par le responsable hiérarchique, mais dans ce cas il vaut quand même mieux que vous y soyez associé. Si vous êtes plusieurs tuteurs, le contenu de l'entretien varie selon votre rôle :
Si vous avez avant tout un rôle de coordination, il concerne l’intégration dans le service ou l’atelier, la progression dans le poste, la cohérence entre les séquences formatives dans l’entreprise et les cours, les attentes respectives et les points d’amélioration en lien avec les points abordés.
Si vous avez un rôle plus opérationnel, le bilan porte principalement sur l’intégration dans l’équipe et le déroulement des séances d’apprentissage, la progression dans les apprentissages, les attentes respectives, les points d’amélioration.
Si vous n’avez pas de rôle hiérarchique sur votre alternant, et si la fin de la période d’intégration correspond à la fin de la période d’essai, il faudra fournir un bilan sur la période pour que cette personne valide la poursuite du contrat.
Pour atteindre l’objectif, utilisez de préférence des questions ouvertes telles que “ Que pensez-vous de…, que proposez-vous pour… ? “ qui permettent à votre interlocuteur de s’exprimer librement. Les questions fermées qui proposent les choix contraints de réponses possibles (oui ou non, par exemple) sont réservées à la validation d’un propos.
Pour un compte rendu d’entretien efficient dans lequel vous retrouverez facilement une information, vous pouvez utiliser la trame suivante.
Thèmes abordés | Points clés des échanges | Décisions |
|---|---|---|
Les difficultés rencontrées | La disponibilité du tuteur que l’alternant doit chercher dans les bureaux quand il a besoin de lui. | L’alternant doit chercher des solutions au problème qu’il rencontre et ne pas alerter le tuteur dès que le problème se présente. Le tuteur doit prévenir l’alternant lorsqu’il s’absente du service plus d'une heure, et désigner un salarié “relais”. |
Le compte rendu de cet entretien est à insérer dans le livret de suivi de la formation de l’alternant.
En résumé
La phase d’intégration est tout aussi importante que la phase d’accueil.
Prévoyez un premier entretien de suivi la première semaine.
Fixez-vous un objectif pour ce premier entretien de suivi : renseigner les premières parties du livret de suivi.
Ce livret est le support qui permettra à l’alternant, au tuteur et au formateur référent de suivre la progression des apprentissages dans l’entreprise.
Réalisez un entretien de fin de période d’essai.
Et restez attentif à la qualité de votre communication pendant ces deux rendez-vous.
La première partie de ce cours est terminée. Dans la prochaine partie, vous découvrirez comment accompagner le développement des apprentissages et l’autonomie professionnelle de l’alternant. Mais au préalable, place au quiz qui vous permettra de vérifier vos acquis.
