Dans le chapitre précédent, nous avons parlé de tout ce qui doit être mis en mouvement un mois avant l'arrivée. Il ne vous reste plus que quelques jours ? Assurez-vous d’être au point pour un accueil digne de ce nom, avec une check-list de tout ce qui doit être fait avant la veille de l’arrivée de votre alternant ! 💪
Préparez un planning de la première journée
Vous avez préparé cette journée du mieux possible, en impliquant les bonnes personnes et en prenant contact avec l’organisme de formation, mais il reste à planifier son déroulement concret pour l’alternant.
Le premier jour, l’alternant a en effet d’autres personnes à rencontrer, en plus de vous :
le responsable hiérarchique si ce n’est pas vous ;
son tuteur opérationnel si ce n'est pas vous ;
certainement une personne des RH, voire aussi de la comptabilité.
Un planning de la première journée est un outil pour maximiser le temps à votre disposition ! Il permettra de :
éviter les temps creux ;
vous préserver d’un manque de temps ;
vérifier que toutes les personnes impliquées dans le processus d’accueil ont réservé du temps dans leur agenda.
Vous pouvez vous inspirer de cet exemple de planning pour organiser cette première journée.
Horaires | Qui | Quoi |
|---|---|---|
8.30 – 9.30 | Dirigeant | Présentation de l’entreprise |
9.30 – 11.00 | Tuteur coordinateur / Responsable de service / Manager | Présentation et visite du service |
11.00 – 12.30 | Tuteur opérationnel | Présentation du poste et des collègues |
12.30 – 14.00 | Toutes les personnes rencontrées ci-dessus | Déjeunent avec l’alternant |
14.00 – 14.30 | Une personne des RH | Présentation de son rôle Remise des documents RH Explication des procédures : demande de congés par exemple. |
14.30 – 15.00 | Une personne de la comptabilité | Présentation de son rôle Explication des procédures : remboursement de frais par exemple. |
15.00 – 16.00 | Tuteur coordinateur et tuteur opérationnel | Présentent les attendus de la mission, les rôles de chacun et les engagements mutuels |
16.00 – 18.00 | / | Temps disponible pour s’approprier son matériel de travail et les documents remis |
Les aspects techniques sont verrouillés, maintenant tout est affaire de communication entre vous et votre alternant.
Soyez attentif à votre manière de communiquer avec l’alternant
Pour illustrer ces propos, voici ce que j’ai pu observer lors d’un coaching de tuteur.
Un tuteur reprochait à l’alternant de ne pas venir le chercher quand il avait un problème ; l’alternant reprochant au tuteur de ne pas le lui avoir proposé.
Le tuteur avait expliqué à l’alternant la manière de s’y prendre pour réaliser une tâche. Il a parlé vite, certains mots étaient difficilement compréhensibles. Ses gestes étaient tout aussi rapides.
L’alternant avait écouté attentivement et était concentré sur ce que lui disait son tuteur.
L’explication terminée, le tuteur a demandé à l’alternant « Ça va aller ? ». Mais il s’en est allé dès la fin de la question, sans attendre la réponse. En même temps qu’il quittait le poste de travail, il a dit à l’alternant « Bon, et puis si tu as vraiment un problème, tu viens me chercher ».
Mais, si le tuteur a réellement dit à l’alternant de venir le chercher en cas de problème, l’alternant ne l’a pas fait et est resté coincé sur une tâche pendant le reste de la journée.
Pourquoi est-ce que cette situation est si courante ?
Une rupture de la communication comme celle-ci arrive en effet souvent. La question à poser est : l'alternant s’est-il vraiment senti autorisé et en confiance pour aller chercher son tuteur ?
Il se souvient de la rapidité de l’explication.
Il se souvient ne pas avoir eu le temps de poser des questions.
Il se rappelle que des phrases ont été prononcées alors que le tuteur lui avait déjà le dos tourné.
Il se souvient également d’un petit mot, « vraiment ». Ai-je vraiment un problème ? se dit-il. Est-ce suffisamment important pour le déranger ?
Finalement, au vu de tous ces signes, il a décidé de ne pas déranger son tuteur. Il a certainement perçu d’un décalage important entre les propos tenus et l’attitude avec laquelle ils sont prononcés : dire quelque chose d’important le dos quasi tourné a quelle valeur ? Si c’est important, on regarde la personne et on s’assure qu’elle a bien compris.
Comme l’alternant, nous retenons tous l’attitude et le comportement, donc le ressenti autant, sinon plus que les mots.
C’est le même processus qui est en jeu lorsqu’en rentrant dans une salle, on se dit « il y a de l’électricité dans l’air », alors même que personne ne parle ; ou encore quand on dit de tourner à gauche en faisant le geste de tourner à droite…
Faites connaissance lors d'un rendez-vous d'accueil
Cela paraît évident, mais commencez par vous présenter ! Soyez vous-même. 🙂
Au delà de vous présenter, les objectifs de ce rendez-vous d'acceuil sont pluriels :
mieux connaître l’alternant, son parcours antérieur, sa formation, ses expériences professionnelles, son intérêt pour cette formation, pour l’alternance ;
l’informer en détail sur les modalités de fonctionnement de l’alternance : les contacts réguliers avec l’organisme de formation, les rendez-vous hebdomadaires avec vous… ;
faire le point sur ses acquis liés au métier, s’il a déjà fait une formation en rapport direct ou indirect avec le métier ;
rassurer l’alternant sur l’intérêt que vous lui portez et votre engagement dans votre mission de tuteur.
L’important, lors de ce rendez-vous, est d'apprendre à se connaître l’alternant et de poser les bases d'une bonne relation. Les échanges sur le contenu du CV vont y contribuer. Si vous n’avez pas participé au recrutement de l’alternant, n’hésitez surtout pas à le questionner sur le contenu de ses formations, de ses expériences, ce qu’il a fait, ce qui lui a plu ou ce qui l'a déçu.
Expliquez à votre alternant comment il ou elle peut faire appel à vous
Vous allez poser les bases de fonctionnement de votre binôme alternant-tuteur. Elles constituent des repères et sont rassurantes :
pour l’alternant, qui y voit peut-être une contrainte, mais surtout un gage de sérieux et d’intérêt de la part du tuteur ;
pour le tuteur, qui y voit peut-être une contrainte, mais surtout un gage de suivi rigoureux qui participe à la formation de l’alternant.
Outre les temps d’échange sur le travail au fil de l’eau, des rendez-vous réguliers sont le gage d’un suivi optimal.
Mais, vous le savez, la vie de l’entreprise est faite d’imprévus. Malgré votre bonne intention, des rendez-vous risquent de ne pas se tenir. Pour limiter ces risques, choisissez un jour et une plage horaire fixes chaque semaine : le jour où vous êtes le moins dérangé sur une durée d'une heure et demie, de telle heure à telle heure.
Comme pour tout rendez-vous, vous tenez vos engagements :
Le jour est respecté ;
Les horaires de début et de fin de rendez-vous sont respectés.
C’est l’opposé de la politique de la porte ouverte :
❌ “Si tu as besoin, ma porte est toujours ouverte, n’hésite pas”.
Cette politique de porte ouverte suppose que l’alternant “ose”. Or, il peut “ne pas oser” ou “trop oser”, c’est-à-dire venir vous voir très très régulièrement, dès la première difficulté. Ce qui peut devenir inefficace... De plus, cette pratique n’est pas adaptée pour faire un point d’étape qui, lui, demande un certain temps et suppose d’être préparé.
Recommandez à votre alternant à prendre des notes
Un conseil que vous pouvez transmettre assez rapidement à votre alternant est la prise de notes. ✏️ Certaines personnes le feront naturellement, mais assurez-vous que c'est un réflexe qu'adopte votre alternant dés sa première semaine.
Prendre des notes lui permettra de ne pas oublier :
des informations de tous les interlocuteurs pour faire ses missions - elles sont toujours nombreuses au début ;
des questions qu'il ou elle veut vous poser à vous, ou à d'autres ;
les retours et conseils que vous lui transmettez pendant vos temps d'échanges.
Réalisez le bilan de cette première journée
La journée d’accueil est terminée, il vous reste à en faire le bilan. Réaliser le bilan va vous permettre de :
prévoir les actions correctives et les ajustements à mettre en place pour éviter de commencer votre mission avec un « handicap », et donc de la fragiliser ;
améliorer le processus d’accueil pour reproduire l’expérience avec un autre alternant.
Posez-vous les questions suivantes | Oui / Non | Pistes d’amélioration |
|---|---|---|
Les étapes de la journée se sont-elles déroulée conformément à ce qui était prévu ? |
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Les objectifs ont-ils été atteints pour l'alternant ? |
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Les objectifs ont-ils été atteints pour vous ? |
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Les objectifs ont-ils été atteints pour les personnes sollicitées ? |
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Cette journée a-t-elle produit des effets non prévus au départ pour l'alternant ? |
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Cette journée a-t-elle produit des effets non prévus au départ pour vous ? |
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Cette journée a-t-elle produit des effets non prévus au départ pour les personnes sollicitées ? |
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Quelques témoignages
📣 Pour finir ce chapitre sur le premier jour de votre alternant, je vous laisse écouter deux témoignages de tuteurs d'alternants chez OpenClassrooms, qui partagent comment ils structurent la première journée de leur alternant et surtout leurs techniques personelles développées pour briser la glace.
En résumé
Programmez les différents temps de l’accueil, et le contenu de chacun de ces temps.
Précisez qui est concerné par ce planning d'acceuil, et assurez-vous de leur disponibilité.
Soyez attentif à la qualité de votre communication, dés le début de vos premiers échanges.
Réfléchissez à l’avance à la manière dont vous voulez que l’alternant fasse appel à vous.
Demandez à votre alternant de bien prendre des notes pour préparer ces temps d'échanges et pendant les réunions - c'est un conseil précieux !
Réalisez le bilan de ce temps d'accueil afin de mettre en place des actions correctives ; il n’est jamais trop tard pour rectifier le tir !
Je vous retrouve tout de suite pour le chapitre suivant, où nous allons parler de l'intégration de l’alternant dans l’entreprise et à son poste de travail. On va aussi poser les bases de son parcours de formation dans l’entreprise et les modalités de suivi de ses apprentissages.
