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J'ai tout compris !

Mis à jour le 04/03/2022

Organisez le parcours au sein de l’entreprise

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Il y a beaucoup de choses à faire pour être un bon tuteur au quotidien, et faire progresser votre alternant dans le temps. Vous vous demandez certainement :

  • Sur quelles activités former l’alternant au début de sa formation en entreprise ?

  • Et ensuite, comment faire pour que les apprentissages se déroulent dans le bon ordre ?

  • Quel niveau d’exigence avoir ? 

Le parcours de formation individuel en entreprise sera votre repère pour toute la durée de la formation de l’alternant dans l’entreprise, et vous permettra de toujours trouver une réponse à ces questions. Vous le construirez à partir de :

  • la programmation des enseignements au centre de formation ;

  • la liste des activités et tâches du poste, donc celles sur lesquelles vous allez former l’alternant. 

À ce stade, vous avez normalement déjà la programmation des enseignements, parlons donc des activités du spote.

Identifiez les activités de votre poste et organisez-les par thématique

Être un professionnel expert, maîtriser son métier, ne suffit pas pour bien le transmettre. La première étape va donc consister à revisiter votre poste, votre métier, pour le décrire.

Mais pourquoi dois-je faire ce travail si les activités sont déjà décrites dans le référentiel de certification ?

Le référentiel de certification décrit les activités et les compétences d’un métier. La description est donc générale. Elle ne tient pas compte de la spécificité de votre entreprise. Vous allez former l’alternant aux activités de votre poste, dans le contexte de l’entreprise. Bien sûr, elles recoupent le référentiel de certification, mais elle sont décrites en prenant en compte la situation particulière de travail sur le poste.

De plus, il se peut que votre poste comporte des activités qui ne sont pas mentionnées dans le référentiel. C’est souvent le cas dans les petites entreprises, où les postes sont plus polyvalents.

Prenez la fiche de poste comme point de départ

Si vous avez une fiche de poste, vous pouvez l’utiliser comme point de départ. Vous y retrouvez les activités métier du poste, et les tâches rattachées à chaque activité métier.

Attention, ne retenez que les activités en rapport avec la formation de l’alternant. Ceci est particulièrement vrai dans les petites entreprises où une même personne a plusieurs fonctions : comptable et responsable Ressources humaines, conducteur et responsable du parc de véhicules, programmeur et responsable de la maintenance du parc informatique, pour exemples.

Prenez appui sur le référentiel de certification

Si vous n’avez pas de fiche de poste, ou si elle ne précise pas les compétences requises pour le poste, prenez appui sur le référentiel de certification fourni par le centre de formation.

Tout référentiel se décompose normalement en plusieurs activités métier : de 2 à 7 ou 8, selon le métier. Une activité métier regroupe un ensemble de tâches qui représentent un tout cohérent et s’expriment par un verbe d’action.

Ce classement des activités ne représente pas votre travail réel. En effet, dans votre travail au quotidien, il est possible que vous passiez régulièrement d’une activité à l’autre. Ce classement permet au tuteur de rattacher les séquences d’apprentissage à une activité métier, et à l’alternant de classer ses apprentissages, et de comprendre en quoi chacun contribue à une réalisation de l’activité.

Voici un exemple qui présente les domaines d’activité d’un poste de secrétaire d’accueil en entreprise :

Activités métier

Tâches

Activité métier 1 :  Gérer les fournitures de bureau

Tenir le stock

Organiser la collecte des  besoins

Passer  les commandes

Vérifier les liaisons

Activité métier 2 : Tenir le standard

Tâche 1

Tâche 2

Tâche 3

Activité métier 3 :  Gérer le courrier

Tâche 1

Tâche 2

Activité métier 4 :  Accueillir les visiteurs 

Tâche 1 

Tâche 2 

Tâche 3 

Lorsque vous mettrez en place une situation d’apprentissage, vous pourrez ainsi vous référer à l’activité et au domaine d’activité auxquels elle se rattache. L’alternant pourra alors se repérer et se construire, au fur et à mesure des séances, une représentation cohérente du poste.

Construisez le parcours individuel de la formation en entreprise de l’alternant

Vous avez pris connaissance du référentiel de certification, et vous vous êtes assuré que les activités du référentiel peuvent être mises en œuvre dans l’entreprise.

Vous allez donc pouvoir organiser, tout en tenant compte des chantiers actuels et prévisionnels de l’entreprise, la programmation des activités que vous allez utiliser comme support de la formation en entreprise. Cette programmation correspond au parcours individuel de formation en entreprise de l’alternant.

Comment faire pour que la théorie et la pratique soient complémentaires ?

Voici le type de raisonnement à conduire pour choisir et planifier les activités que l’alternant devra savoir réaliser : l’activité xxx sera travaillée à partir du dossier yyy, sur les semaines 45 et 46. La commande du client est simple et correspond à un travail de “débutant”. C’est envisageable car l’organisme de formation a prévu le cours théorique correspondant à cette activité semaines 42 et 43.

Vous obtenez ainsi un parcours individuel de la formation en entreprise. Il prend la forme d’un calendrier des activités supports aux apprentissages dans l’entreprise.

Il sera certainement amené à être ajusté pour des raisons bien souvent indépendantes de votre volonté : le client a décalé le démarrage d’une mission, ou encore l’apprentissage a été laborieux pour l’alternant, et a demandé plus de temps que prévu.

Néanmoins, il vous servira de pense-bête : toutes les activités mentionnées dans le référentiel sont planifiées… et donc aucune ne sera oubliée.

Reprenons l’exemple de l’alternant préparant un CAP boulanger.

👨‍🍳  Vous savez que vous aurez à programmer du temps de formation en entreprise sur le pétrissage de la pâte. C’est la première étape de fabrication du pain, donc vous la prévoyez sur la première période en entreprise. Pourquoi pas, c’est logique.

Si l’organisme de formation a prévu des cours sur le pétrissage sur la même période, l’alternant disposera déjà de connaissances et techniques sur le sujet quand vous travaillerez cette activité avec lui.

Si tel n’est pas le cas, comment faites-vous ? Vous palliez ce problème en tentant de remplacer le formateur ? Pas facile, ce n’est pas votre métier, ni votre rôle, d’ailleurs. Vous travaillez la technique, le geste ? Pourquoi pas, mais uniquement si vous expliquez « pourquoi » c’est ce geste précis et pas un autre. Autrement dit, si vous apportez le sens. Vous reportez la séquence formative et demandez à l’alternant de vous prévenir quand il aura eu le cours sur le pétrissage ? Certes, mais ne risque-t-il pas d’y avoir d’autres déboires de ce type, de voir s’accumuler les séances non réalisées en fin de formation… et de peut-être ne pas avoir le temps de les réaliser ?

Vous voyez, élaborer le parcours de formation en entreprise et son calendrier détaillé n’est pas du pinaillage ! C’est pour vous la garantie de tenir pleinement vos engagements auprès de l’alternant et d’assurer votre tranquillité d’esprit : ce qui doit être travaillé en entreprise a été anticipé et programmé à la bonne période.

Vous ajusterez le parcours et le calendrier de formation en entreprise en fonction de la progression des apprentissages de l’alternant et des possibilités de l’entreprise.

Restez vigilant pour couvrir l’ensemble des compétences du diplôme. Le centre de formation ne peut qu’exceptionnellement compenser des compétences qui ne peuvent pas être développées en entreprise.

Organisez le travail en entreprise pour qu’il soit formateur

Vous venez d’identifier précisément les activités et tâches du métier et vous avez commencé à les programmer. Cependant, pour bien préciser votre calendrier et vous assurer que vous allez aborder les activités dans le bon ordre, vous avez besoin d’autres éléments qui complètent le parcours individuel de formation dans l’entreprise.

Identifiez les apprentissages de base

Lors des premières semaines, vous proposerez à l’alternant de se concentrer sur les apprentissages de base liés au métier. Il vous faut donc les lister ! 

Les apprentissages de base sont liés aux activités courantes que l’alternant réalisera tous les jours. Ils correspondent à des connaissances, des savoir-faire techniques et des savoir-faire relationnels et sociaux qu’il aura à mettre en œuvre. S’il ne les maîtrise pas, il sera bloqué dès le début de son parcours d’apprentissage.

Voici des exemples pour un développeur :

  • travailler avec plusieurs écrans ;

  • utiliser les fonctions de base d’un logiciel.

Définissez les niveaux de difficulté de chaque activité

Le plus souvent, les contraintes du poste ne suivent pas la progression idéale des apprentissages, c’est-à-dire la progression pédagogique

Le parcours individuel de la formation en entreprise de l’alternant, que vous avez construit en prenant en compte le programme de formation en centre de formation et les activités de l’entreprise, est une première étape dans la construction de la progression pédagogique.

Vous allez le préciser en prenant également en compte les niveaux de complexité de chaque activité. Pour cela, il faut pouvoir apprécier les niveaux de difficulté de chaque activité. L’échelle de difficulté facilite cette appréciation.

Construire une échelle de difficulté consiste à :

  • identifier, pour chaque activité du poste, les différents facteurs qui ont un impact sur sa complexité (colonne bleue, à gauche dans le tableau ci-dessous). Ils peuvent être très nombreux, mais retenez uniquement les 4 ou 5 plus importants ;

  • puis, pour chaque facteur de difficulté, à lister du plus facile au plus compliqué, les différentes “situations” qui s’y rattachent (la ligne grisée à droite de chaque facteur de difficulté). Il y en a souvent 4 ou 5. 

Voici un exemple d’échelle de difficulté pour vous permettre de mieux comprendre l’intérêt de cette technique pour aider votre alternant à apprendre progressivement. V

Voici un exemple d’échelle de difficulté pour l’activité “ Conduite et manœuvre “ du poste de dépanneur à domicile 🚚.

Facteurs qui ont un impact sur la complexité

Plus facile

Peu difficile

Assez difficile

Difficile

Plus difficile

Type de trajet

Grands axes - 2 x 2 voies

Route départementale

Petites routes de campagne

Villes avec bouchons

Centre-ville historique

Conditions Climatiques

Ciel dégagé

Nuit

Pluie forte et vent

Brouillard épais

Verglas ou neige

Accessibilité du lieu de dépannage

Grand espace dégagé

Environnement complexe : végétation, lignes tél/électricité

Pas de place pour la manœuvre

Pas de place pour la manœuvre et environnement complexe

 

Type de véhicule

Voiture

Fourgon 

Véhicule > 3,5 T

 

 

Vous pouvez le visualiser comme une barre du progression, du vert – le plus facile – au rouge – le plus difficile.

Échelle de difficulté représentée sous forme de jauge.
Voici une activité décomposée en facteurs qui la caratérisent et chaque facteur décomposé en niveaux de difficultés.

À vous de comparer vos attentes avec celles du centre de formation, et avec les capacités de votre alternant.

Lorsque vous avez des doutes sur le niveau demandé au centre de formation, demandez à votre interlocuteur de vous indiquer sur chaque échelle de difficulté le niveau attendu pour l’activité. Il est différent en fonction du diplôme préparé. L’entreprise disposera alors d’un cadre auquel se référer pour définir le niveau d’exigence qu’elle aura pour l’alternant.

L’échelle de difficulté va vous permettre de prévoir, pour chaque activité, différentes situations de travail. Dans la mesure du possible, il faut programmer en premier les activités les plus simples.

En résumé

  • Ne sous-estimez pas l’importance de la mise à plat des activités de votre poste.

  • Utilisez votre fiche de poste si vous en avez une.

  • Faites le lien entre le déroulement de la formation en entreprise et le déroulement de la formation au sein du centre de formation. Votre objectif : construire un plan individuel de formation.

  • Pour chaque tâche, réfléchissez aux niveaux de difficulté de cette tâche, pour ensuite envisager une progression dans les apprentissages.

Maintenant que nous avons vu comment construire le parcours de formation en entreprise, voyons comment accompagner l’alternant dans son parcours de formation. Cet accompagnement se poursuit pendant toute la durée du contrat de l’alternant, et se met principalement en œuvre dans le cadre d’entretiens de suivi réguliers. 

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite