Voyons concrètement comment mettre en place de manière simple des contrôles de cohérence sur la déclaration de TVA et les factures associées, c’est-à-dire des contrôles qui vous permettent de facilement vérifier que vos déclarations fiscales et le taux de TVA appliqué sur vos factures sont corrects.
La mise en place de contrôles de cohérence et la démarche de déclaration de la TVA
En réalisant quelques extractions à partir de votre logiciel de comptabilité (montants dans la comptabilité, factures associées), vous pouvez aisément réaliser des contrôles de cohérence sur votre déclaration de TVA et sur les factures comptabilisées au sein de votre entreprise.
Réalisez un audit du code taux V0
Lors de la saisie de la facture, l’utilisation du code taux V0 implique que la facture ne comporte pas de TVA. Vous pouvez contrôler les factures pour voir si l’absence de TVA est justifiée.
L’utilisation du code taux V0 est justifiée si la facture correspond à une opération qui n’est pas soumise à la TVA :
soit car l’opération est hors champ de TVA (par exemple les dons) ;
soit car l’opération est exonérée de TVA, c’est-à-dire qu’une disposition légale exonère expressément l’opération de TVA (par exemple les prestations des ostéopathes sont exonérées de TVA en application du 1° du 4 de l’article 261 du CGI et de la doctrine administrative TVA-CHAMP-30-10-20-10 n°190).
Contrôlez la cohérence entre vos comptes de ventes et vos comptes de TVA
Pour améliorer la traçabilité, vous devez donc renseigner, pour chaque vente, un code taux de TVA dans votre logiciel de comptabilité. Par exemple, pour une facture de vente avec une TVA à 20 %, vous pouvez indiquer un code taux V4.
En parallèle, il convient de comptabiliser les montants de TVA correspondants aux ventes dans des sous-comptes en fonction aussi du taux de TVA.
Le contrôle de cohérence est le suivant :
Vous commencez par extraire les montants de TVA que le logiciel vous indique. Par exemple, vous faites une extraction des montants de TVA à 20 % au mois M = 20 000 € (par hypothèse).
Puis vous regardez quel est le chiffre d’affaires total auquel doit être appliqué une TVA au taux de 20 %. Ainsi, vous avez une extraction des montants de chiffre d’affaires avec un code taux V4 au mois M = 100 000 € (par hypothèse)
Vous vérifiez la cohérence des deux. Vous vérifiez donc que le chiffre d'affaires multiplié par le taux de TVA correspond bien au montant de TVA. Ici, Chiffre d’affaires avec code taux V4 (100 000 €) x le taux de TVA (20 %) = 20 000 € = Montant de TVA au taux de 20 % ✓ C’est bon, votre déclaration est bien cohérente !
Les écarts éventuels doivent être analysés et permettent de retracer d’éventuelles erreurs comptables.
Calculez votre TVA collectée / TVA déductible
Pour déclarer votre TVA collectée au titre d’un mois, il serait trop simple de n’avoir qu’à reporter le montant du compte de TVA collectée au titre du mois.
Comme évoqué, pour les livraisons de biens, la TVA est exigible au moment de la livraison, donc de la facture. L’entreprise enregistre la facture, donc le chiffre d’affaires, et corrélativement le montant de TVA. Ce montant de TVA est exigible au même moment. Il n’y a donc pas d’écart. Jusqu’ici, tout est simple et il n’y a pas grand-chose à réaliser…
En revanche, pour les prestations de services, la TVA est exigible lors de l’encaissement.
Si par exemple, vous facturez une prestation de services au mois d’octobre et que cette prestation est encaissée au mois de novembre, au mois d’octobre, vous comptabilisez une facture donc le chiffre d’affaires et la TVA correspondante. La TVA est bien comptabilisée et apparaît donc dans votre compte de TVA collectée. Or, la TVA n’est pas encore exigible, elle ne le sera qu’au mois de novembre !
Les montants figurant au compte TVA collectée au titre du mois ≠ les montants de TVA exigible.
Dans notre exemple, les montants comptabilisés au compte de TVA collectée sont supérieurs au montants de TVA exigible. Ne pas tenir compte de la règle de TVA en matière de date d’exigibilité vous pénaliserait doublement : vous ne respectez pas la législation fiscale et vous payez trop tôt la TVA. Donc sortez de la trésorerie de votre entreprise !
En pratique, vous devez donc retrouver la TVA exigible, c’est-à-dire la TVA correspondante aux prestations de services encaissées sur le mois, en travaillant à partir des comptes 411 “clients”.
En pratique, si le solde du compte 411 client est de 10 000 €, cela veut dire que vous avez encore 10 000 € à récupérer sur ce que vous avez facturé. Si le solde du compte client est de 0€, cela veut dire que vous avez bien tout récupéré !
Pour déclarer votre TVA déductible, c’est le même raisonnement.
Enregistrez comptablement la TVA
L’enregistrement comptable consiste à solder à la fin du mois en question les soldes des comptes de TVA collectée et de TVA déductible pour le montant exigible sur la période.
Autrement dit, les comptes de TVA constatent une créance sur l’État (situation de crédit de TVA) ou une dette vis-à-vis de l’Etat (TVA à reverser à l’État). Il est donc logique qu’une fois acquittée ou remboursée, le compte de TVA soit apuré, c’est-à-dire que l’ardoise soit effacée.
C’est si comme vous remboursiez un emprunt bancaire, mais que la banque n’en tenait pas compte… Ce serait dommage non ? :'(
La vérification des opérations réalisées à l’international
La TVA s’applique sur un territoire déterminé. Selon les cas, une transaction sera imposée à la TVA au lieu d’établissement du fournisseur, du client, ou de la réalisation des prestations matérielles.
Afin d’encourager les entreprises à exporter, les principes suivants ont été retenus :
les exportations (ventes réalisées pour un client situé dans un pays hors de l’Union européenne) sont exonérées de TVA française (CGI, art. 262, I) ;
les importations (achats réalisés auprès d’un fournisseur d’un pays situé à l’extérieur de l’Union Européenne) sont soumises à la TVA française (CGI, art 291) lors du passage en douanes ;
les livraisons de biens intracommunautaire (ventes réalisées pour un client situé dans un pays de l’Union Européenne) sont exonérées de TVA française (CGI, art 262 ter I) ;
les acquisitions intracommunautaires (achats réalisés auprès d’un fournisseur d’un pays situé à l’intérieur de l’Union Européenne) sont soumises à la TVA en France (CGI, art 256 bis et 258 C, I) selon un mécanisme d’autoliquidation.
Les transactions réalisées avec des entreprises assujetties situées dans d’autres pays de l’Union européenne doivent être récapitulées dans une déclaration d’échanges de biens (DEB) pour les ventes de biens ou dans une déclaration d’échanges de services (DES) pour les prestations de services. Selon le paramétrage du logiciel comptable, le code taux TVA utilisé va permettre de compléter automatiquement les donnée DEB et DES.
Par exemple, un fournisseur espagnol vend 30 sapins de Noël à une entreprise assujettie en France pour un montant total HT de 600 €.
Il s’agit d’une acquisition intracommunautaire de biens. L’opération est soumise à la TVA en France (CGI, art 256 bis et 258 C, I). L’entreprise française doit donc « autoliquider » la TVA, c’est-à-dire indiquer sur sa propre déclaration de TVA CA3. En pratique, l’entreprise indique un montant de 600 € en ligne 03 « acquisitions intracommunautaires ».
Vous savez maintenant réaliser concrètement des contrôles de cohérence sur votre déclaration de TVA et sur vos factures… Vous allez donc répondre à quelques questions pour vous mettre en situation !
