Le processus BIM nécessite de mettre en place des procédures de partage des données. En raison de la fréquence des échanges et de la quantité des données partagées, l’utilisation des e-mails ne suffit pas, ni en termes de capacité ni en termes de traçabilité. C’est pour cela qu’il est nécessaire de mettre en place des solutions spécifiques de management de l’information de type “plateforme”. On parle d'Environnement Commun de Données (CDE, pour Common Data Environment en anglais). Un CDE centralise les données communes du projet et permet à chacun des acteurs d’y accéder. L’établissement d’un CDE est une étape obligatoire pour la mise en œuvre du BIM sur un projet.
Il y a deux aspects à prendre en compte :
D’une part, un environnement de management de l’information pour la gestion des données et des documents. Il peut s’agir d’un serveur de dépôt de fichiers de type Drive ou Dropbox, d’une solution de Gestion Électronique de Document (GED), de solutions d’intégration de données ou d'une combinaison de ces solutions. Cet aspect est nécessaire pour permettre la cohérence des informations et des fichiers, et faciliter le partage et la collaboration.
D’autre part, un environnement de management de projet pour la gestion des calendriers, des plannings, de l’attribution des tâches, des tableaux de bord, etc. Cet aspect est nécessaire pour permettre le bon déroulement du processus BIM, en cohérence avec le processus du projet.
Certaines solutions permettent de gérer les deux aspects de centralisation des données et de management de projet de manière plus ou moins complète. Les solutions couvrant les deux besoins ont l’avantage de permettre l’intégration et la continuité entre les données de l’ouvrage et du projet, ainsi que de simplifier l’environnement de solutions du projet.
Le choix du CDE doit se faire en cohérence avec l’environnement de solutions des acteurs du projet et des fonctionnalités souhaitées. Il est important de prendre en compte le fait que chaque acteur a peut-être déjà mis en place une solution de plateforme pour la conduite de ses projets.
Concept d’un Environnement Commun de Données :
Un environnement collaboratif encadré
Dans un processus d’échange collaboratif de maquettes entre différents contributeurs, il convient de définir un Environnement Commun de Données qui sera utilisé pour les besoins du projet en cohérence avec les pratiques des acteurs. Les éléments du CDE sont définis dans la Convention BIM sur un projet.
Les principaux éléments définis dans la Convention BIM pour le CDE sont :
identifier l’environnement des solutions de management de l’information au sein du projet ;
définir l’environnement de management de l’information retenu pour le projet ;
définir l’environnement de management de projet retenu (s’il est différent de l’environnement de management de l’information).
Ensuite, l’ensemble des règles sont à décrire dans la Convention BIM ou des documents spécifiques annexés à celle-ci. La Convention BIM devra donc définir a minima :
les administrateurs et les règles d’administration de l’environnement ;
les profils des acteurs et les droits d’accès associés au niveau de granulométrie nécessaire (répertoire, modèle, document, fichier, objet, propriété) ;
les procédures d’accès, de collaboration et d’échange (fréquence, caractère obligatoire ou non, etc.) et plus particulièrement les circuits de validation et de diffusion ;
les protocoles de contrôle, de validation et de diffusion des données, modèles, fichiers et documents.
La Convention BIM établira les précautions à prendre pour l’éventuelle transition d’un CDE à un autre lors d’un changement de phase du projet. La Convention BIM décrira les mesures mises en place pour répondre à ce besoin avec une attention particulière pour la pérennité de la donnée.
Prescriptions diverses du CDE
Un certain nombre d’éléments devront être définis dans la Convention BIM pour informer les contributeurs sur les points suivants :
Qui utilise la plateforme BIM et à quel moment ?
Quels sont les protocoles de dépôt, de téléchargement, d’édition, de consultation, etc. ?
Quels sont les formats et la taille des fichiers supportés ?
Quels sont les prérequis des contributeurs ?
Matériels
Formations
Charte de bon comportement
Hébergement de la plateforme
Comment la pérennité des données est-elle assurée?
dans le temps ;
physiquement (éloignement des serveurs) ;
etc.
Comment la sécurité des données est-elle assurée ?
politique de sécurisation des données ;
politique des accès à la plateforme.
Comment sont gérés les accès des utilisateurs et leur traçabilité ?
gestion des identifiants et mots de passe ;
log de connexion ;
Etc.
Quelle est la durée de vie de la plateforme ?
Quel est le niveau de portabilité de la plateforme ?
Quelles sont les fonctionnalités associées aux Usages BIM ?
Certaines plateformes proposent des fonctionnalités qui sont directement liées aux processus définis par les Usages BIM, notamment :
les processus de collaboration et de coordination ;
le contrôle des conventions de nommage ;
l'extraction des quantités ;
la visualisation de communication ;
etc.
En résumé
L'échange et la centralisation des données sont un élément fondamental en management de projet BIM. Ils nécessitent un environnement numérique dédié et paramétré en fonction de protocoles définis dans la Convention BIM.
Le CDE permet de centraliser ces différents aspects. Il existe aujourd'hui des plateformes permettant un grand nombre d'actions regroupant GED, visionneuses avec annotations BCF, gestion de projet, etc.
