Comme vous l’avez vu dans le chapitre précédent, les relations avec les prestataires sont des relations contractuelles. C’est le cas, par exemple, de la relation que vous allez entretenir avec une agence de communication.
Élaborez votre expression de besoin en amont
Vous allez donc devoir définir un certain nombre d'obligations que votre prestataire devra respecter, et qui vous assureront la réussite de la prestation.
Tout ce que vous établissez dans le contrat vous assure d’arriver, en fin de projet, au produit que vous désirez. Vous devez donc vous demander en amont dans quelles conditions vous souhaitez que votre produit soit réalisé.
Posez-vous les bonnes questions, que ce soit au niveau de :
la nature du produit à réaliser ;
ses conditions d’utilisation ;
ses formats ;
sa pérennité dans le temps ; et
les possibles usages futurs.
Communiquez donc bien avec l’ensemble de vos parties prenantes en interne pour analyser votre besoin de façon optimale, et avec votre prestataire en externe pour vous assurer de la faisabilité de vos conditions.
Définissez le rôle de votre prestataire
Quel est le rôle du prestataire ?
Vous allez trouver deux cas de figure lorsque vous travaillez avec des prestataires.
Le prestataire exécutant : qui va suivre à la lettre le cahier des charges que vous aurez réalisé.
Le prestataire consultant : qui va être force de proposition et de conseil avant d’exécuter votre demande. Dans ce cas-là, vous vous limiterez souvent à lui exprimer seulement un objectif marketing et de communication.
Élaborez des clauses pertinentes
Une fois votre besoin exprimé, vous allez pouvoir rentrer en détail dans les clauses du contrat.
Par exemple, lors de la négociation contractuelle avec votre agence de communication, il conviendra d'être très attentif à certain nombre de points essentiels pour que votre agence de communication réalise le produit que vous souhaitiez, et afin que vous puissiez diffuser ce produit sur les axes de communication que vous avez prédéfinis ou que vous allez définir.
Pensez, entre autres, à mettre au point :
la garantie technique et légale du prestataire (RGPD, licences, etc.) ;
les différentes scénarisations ;
la colorimétrie ;
les contraintes légales ou stratégiques que vous avez ;
l'intégration dans d'autres supports ;
l'anticipation de l'avenir et l'adaptabilité ;
votre objectif professionnel afin que le prestataire mesure bien l'importance du projet et son intégration dans le contrat ;
les délais impératifs ;
les sommes à payer en cas de retard de livraison au prorata des objectifs intégrés au contrat ;
etc.
Tout cela peut et idéalement doit, être anticipé. Vous pourrez décider d’intégrer une clause d'autorisation d'une diffusion sur tous supports, présents ou à venir. Cela vous épargnera, par exemple, la problématique fréquente du logo créé par une agence de communication pour l'impression papier qu’il n’est pas possible de mettre sur son site Internet ou sa chaîne YouTube.
Également, en fixant à l'avance le format et les conditions de rétrocession de tous les éléments graphiques, vous vous évitez les mauvaises surprises. Pour ce dernier point, vous aurez en général deux cas de figure :
le format définitif : un format aplati non modifiable ;
le format projet : de type fichier PSD avec calques et couches etc., que vous pourrez retravailler et adapter à vos besoins futurs.
Vous vous en doutez, le prix n’en sera bien sûr pas le même. ^^
Que se passe-t-il si ces clauses ne sont pas définies à l’avance ?
Si vous voulez adapter de nouvelles clauses, vous l’imaginez très bien, vous serez obligé de signer un avenant au contrat, voire un nouveau contrat, avec souvent de nouveaux frais à payer.
Il est donc important :
de bien définir le contenu du contrat ;
de savoir si votre prestataire aura recours ou non à de la sous-traitance et dans quelles conditions ;
de définir lequel des deux devra fournir le cahier des charges technique.
Sécurisez votre prestation
Pour vous assurer de l’intégrité de votre prestataire, n’hésitez pas à ajouter au sein du contrat des clauses ou conditions de confidentialité.
Celles-ci vous permettent notamment d'interdire à votre prestataire de parler à qui que ce soit de votre projet pour éviter toute fuite d’information vers des concurrents. Lors du lancement de votre nouveau produit, ce serait dommage que vos concurrents aient connaissance de votre prochain teaser avant sa diffusion.
Négociez et concluez votre contrat
Dans une première phase de négociation contractuelle, qu’on appelle pourparlers, vous allez exprimer votre besoin marketing ou de publicité.
En retour, votre prestataire devra vous faire une offre ou proposition plus ou moins détaillée suivant votre demande initiale. Cela peut aller jusqu’à la rédaction, par votre prestataire, d’un vrai cahier des charges. Après échanges, vous validerez ou non sa proposition.
Une fois le contenu du contrat élaboré ou convenu en commun, vous allez pouvoir l’accepter. Cela peut se faire :
soit par la signature du contrat ;
soit par la signature d'un bon de commande.
Contrôlez l'exécution du contrat conclu
Dans une deuxième phase de réalisation des actions de communication par votre prestataire, il est important que vous procédiez à un contrôle au fur et à mesure à l’aide de recettes que vous aurez prévu dans le contrat.
Pensez donc à pratiquer des recettes successives permettant de valider diverses étapes de la création. De cette façon, vous resterez maître de la chaîne de progression de l'élaboration de votre produit.
En résumé
Lors du déroulé de création de votre action marketing et de communication, vous allez :
négocier le contenu de votre contrat ;
penser à introduire des clauses contractuelles pertinentes permettant de contrôler et d'adapter votre produit ;
conclure le contrat par votre signature ;
suivre le chantier, en réalisant des recettes régulières.
Vous avez donc appris à conclure votre contrat de la meilleure façon possible. Vous devez dorénavant penser au deuxième axe des tiers qui verront la communication. Rendez-vous au prochain chapitre pour aborder la situation des tiers au contrat.
