Établissez un lien relationnel
L’heure du rendez-vous approche, vous vous apprêtez à accueillir la personne. L’étape d’accueil est indispensable, car elle permet de créer les conditions favorables à l’instauration d’une alliance de travail entre vous et le bénéficiaire.
Votre rôle est de montrer au bénéficiaire que vous êtes engagé dans cette alliance, de l’aider à s’y impliquer également afin de favoriser l’efficacité de l’entretien.
Voici concrètement comment vous y prendre.
Au début de la rencontre, votre priorité sera d’établir un lien relationnel positif et avec le bénéficiaire. La centration sur l’objectif ne viendra que dans un second temps.
Vous devez faire preuve de congruence. Cela signifie de ne pas simplement paraître accueillant ou d’adopter un masque professionnel souriant. Votre expression verbale et non verbale doit réellement correspondre à ce que vous souhaitez exprimer.
Au moment du rendez-vous :
Soyez à l’heure et n’attendez pas que le bénéficiaire frappe à votre porte. Montrez-lui qu’il est attendu en allant le chercher vous-même dans le couloir ou la salle d’attente.
Saluez-le chaleureusement en adoptant une expression positive et un sourire engageant.
Adoptez une posture non verbale d’ouverture. Évitez d’avoir les bras croisés ou contre vous. Privilégiez les gestes amples et ouverts.
Faites attention à respecter une distance physique raisonnable pour ne pas gêner le bénéficiaire.
Observez votre interlocuteur pour détecter les signes de son état émotionnel. Semble-t-il triste, ou plutôt joyeux ? tendu ou détendu ? Ajustez votre posture pour le mettre à l’aise.
Accompagnez le bénéficiaire jusqu’à votre bureau. Profitez de ce moment pour lui demander s’il va bien, ou poser une question sur un thème neutre (sur la météo, par exemple).
« - Pauline Chemin ? Ravie de vous rencontrer ! Je suis Emouna Lilti, conseillère en évolution professionnelle, nous avons rendez-vous. Je vais vous accompagner jusqu’à mon bureau. Est-ce que vous allez bien ? Vous avez trouvé nos locaux facilement ?
- Oui, tout est bien indiqué, merci. »
En visioconférence, l’accueil reste fondamental. Pensez à arriver avant le bénéficiaire sur le lien de la session. Veillez à ce que votre connexion soit de qualité, que votre image sur la webcam soit visible et bien cadrée, et que votre micro fonctionne. Tentez également d’instaurer un lien relationnel en demandant à votre interlocuteur s’il va bien avant d’attaquer sur l’objectif.
Établissez le cadre de l’entretien
Une fois le lien relationnel établi, vous commencerez l’entretien par le geste de cadrage qui consiste à instaurer le contrat de communication qui vous unit avec le bénéficiaire.
Votre rôle sera de clarifier tous les éléments nécessaires à la compréhension du cadre. Voici comment procéder concrètement.
Présenter votre statut dans la structure
« Je m’appelle Emouna Lilti, je suis conseillère en évolution professionnelle. À partir d’aujourd’hui, je serai la référente de votre dossier. »
Clarifier l’objectif de l’entretien
« L’objectif de ce premier entretien est de vous permettre de faire le point sur votre projet d’évolution professionnelle et d’envisager les premières pistes d’action dans lesquelles vous pourrez vous engager. »
Définir les rôles de chacun
« Mon rôle est de vous accompagner durant toutes les étapes, mais vous êtes l’acteur principal de votre projet. Vous êtes libre de décider des thèmes que vous souhaitez aborder et du rythme auquel vous voulez être reçue. Vous pouvez également décider d’arrêter le suivi à tout moment. »
Annoncer le déroulement prévu
Nous avons 45 minutes pour cet entretien. Nous allons tout d’abord prendre un temps pour analyser votre situation. Cela nous permettra de dégager quelles sont les problématiques que vous rencontrez, mais aussi, bien sûr, quels sont vos atouts. Après cela, nous commencerons à chercher les pistes de solutions qui vous conviennent.
Présenter les moyens mobilisés
Pour l’instant, comme nous n’en sommes qu’au diagnostic, ce ne sera qu’un simple entretien, mais, si vous en avez besoin, je pourrai vous proposer de passer des tests pour affiner certains points ou bien vous orienter vers d’autres services.
Rappeler la confidentialité de l’entretien
Avant de commencer, je vous rappelle que ce qui est dit ici reste confidentiel. Vous pouvez donc me faire confiance, je ne transmettrai aucune information qui vous concerne à qui que ce soit, sans votre accord.
Terminez en recueillant l’adhésion du bénéficiaire, en lui demandant s’il est d’accord avec les points exposés et s’il est possible de commencer. Revenez sur les points d’incompréhension ou de désaccord et ne commencez l’entretien que lorsque tout semble bien clair.
- Avez-vous besoin que j’éclaircisse un point ? Êtes-vous d’accord pour commencer ?
- Écoutez, tout me semble clair.
- Eh bien, allons-y !
En résumé
L’étape d’accueil permet d’instaurer l’alliance de travail entre le bénéficiaire et vous.
Le premier geste consiste à installer un lien relationnel entre le bénéficiaire et vous.
Le second geste consiste à établir un cadre sécurisant en clarifiant le contrat de communication qui vous unit.
Le dernier geste consiste à recueillir l’adhésion du bénéficiaire pour vous assurer d’être alignés sur le même objectif dès le départ.
Dans la prochaine partie, nous aborderons l’étape d’analyse de la situation du bénéficiaire. Nous verrons quelles thématiques aborder, quelles techniques de questionnement utiliser et quelles postures relationnelles adopter.
