Réalisez un bilan de compétences pour un bénéficiaire

À votre avis, que fait une personne lorsqu’elle en rencontre une autre pour la première fois ? Elle se fie à sa première impression. 

Et combien de chance a-t-on de faire une première bonne impression ? Oui, une seule ! Vous comprenez donc les enjeux qu’il y a, en tant que CEP, à bien accueillir une personne dans le cadre d’un bilan de compétences.

C’est non seulement l’occasion de la rencontrer et de commencer à la connaître, mais aussi de lui présenter votre rôle de conseiller et la démarche du bilan de compétences.

Établissez un climat de dialogue et de confiance

Avez-vous déjà travaillé dans un environnement dans lequel vous ne pouviez pas faire confiance à vos collaborateurs ? Un environnement où la communication était absente, les rôles de chacun flous, et les objectifs confus ? Si c'est le cas, vous savez à quel point cela peut endommager la qualité de votre travail.

Aussi, votre première préoccupation en commençant le bilan de compétences est de poser les bases d'une relation de confiance avec votre bénéficiaire. Voici comment faire :

Prenons un exemple concret. Imaginons que vous êtes conseiller en évolution professionnelle (CEP) dans un cabinet situé dans le sud-ouest. Nous sommes le 6 février, et votre planning prévoit un rendez-vous à 9 h avec Valentine Lotier qui souhaite se renseigner pour un bilan de compétences. Vous arrivez à 8 h 30, pour avoir le temps de vous installer et de préparer votre entrevue.

Avant de l’accueillir, prenez 5 à 10 minutes et utilisez ce temps pour :

● Vérifier son nom et son prénom, et les noter sur la fiche d’accueil ; ça serait dommage de vous tromper et de faire mauvaise impression ;

● Prévoir des feuilles et un stylo ;

● Vérifier qu’il vous reste des livrets d’accompagnement pour lui donner plus tard (vous pourrez le télécharger dans la partie 2 du cours).

Maintenant que vous avez préparé votre entrevue, il est temps d'accueillir Valentine. Voici comment faire concrètement :

Au moment de l’accueillir, allez la chercher en vous présentant brièvement, et faites-la entrer dans votre bureau :

-Bonjour, Valentine Lotier ? Ravie de vous rencontrer, je suis Monique Renard, conseillère en bilan de compétences. Entrez, je vous en prie. Vous allez bien ? Vous avez pu vous garer facilement ?

- Oui, j’ai trouvé une place juste devant, merci.

- Haaa, tant mieux ! Allez-y, asseyez-vous.

- Merci.

- Bon, donc vous venez aujourd’hui car vous envisagez de faire un bilan de compétences, c’est ça ?

- Oui, c’est ça.

- Alors, OK, expliquez-moi un peu qui vous êtes et ce qui a fait naître cette envie. Et ne soyez pas inquiète, nos échanges restent dans ce bureau, confidentiels !

La glace est brisée, bravo 🎉 !  Rappelez-vous que la personne qui vient vous voir pour réaliser un bilan de compétences est dans un processus de remise en question qui peut créer des situations de tension, de crainte, voire de blocage.

Présenter vos activités et celles de la structure est une manière de vous légitimer en tant que professionnel.le, et participe à créer un climat de confiance 😊. Mais il est tout aussi important de prendre le temps de présenter en quoi consiste un bilan de compétences, pour que le bénéficiaire puisse se projeter.

Utilisez une fiche d’accueil pour présenter le déroulement du bilan

Vous avez établi un climat de confiance avec le bénéficiaire ? Formidable 🎉 ! Votre rôle est maintenant de faire en sorte qu'il comprenne les différentes étapes du bilan de compétences.

Vous allez donc lui présenter chacune des phases et répondre à ses questions. Pour cela, utilisez la fiche d’accueil, vous y trouverez une description des trois phases du bilan et les outils utilisés :

Revenons ensemble et avec Valentine Lotier sur la présentation de chaque phase du bilan de compétences ! Valentine vient de se présenter et de vous expliquer pourquoi elle veut faire un bilan de compétence. Voici comment faire cette présentation concrètement :

Phase préliminaire

- Alors, avant d’aller plus loin, je dois d’abord vous expliquer en quoi consiste un bilan de compétences. Vous êtes d’accord ?

- Oui, oui, je vous écoute.

- Bon, comme vous pouvez le constater, il y a trois phases : la phase préliminaire, la phase d’investigation et la phase de conclusion. La phase préliminaire, c’est notre rendez-vous d’aujourd’hui. C’est la phase où on fait connaissance et où on analyse ensemble votre besoin en bilan de compétences. C’est d’ailleurs pour cela que je vous ai demandé « ce qui a fait naître cette envie ».

- Ok, je comprends.

- Aujourd’hui, je dois aussi vous présenter chaque étape du bilan et les outils, comme en ce moment. Et à la fin de notre rendez-vous, vous me direz si vous êtes toujours partante pour le bilan de compétences. Si oui, nous signons toutes les deux cette fiche, et on pourra réellement commencer. Vous aurez aussi un exemplaire de la fiche pour vous.

- Ah, d’accord !

Cette phase préliminaire correspond à l’accueil. Vous savez, celle de l’entrée en relation et de la mise en confiance 😉. Pendant cette phase, vous analysez les besoins en bilan de compétences de votre bénéficiaire, et l’informez sur les conditions de déroulement du bilan.

Maintenant, passons à la présentation de l’étape suivante, celle de l’investigation.

Phase d'investigation

- Ensuite, c’est la phase d’investigation. Comme son nom l’indique, on va explorer, analyser ensemble vos compétences et vos motivations. Pendant cette phase, je vous accompagnerai dans votre introspection et vous guiderai aussi grâce à votre livret d’accompagnement. Dans ce livret, vous trouverez des trames pour investiguer : votre parcours professionnel et extra-professionnel, vos valeurs et centres d’intérêt, vos compétences, ressources et potentiels ignorés, et vos projets professionnels avec leurs plans d’action. N’hésitez pas à m’interrompre si je vais trop vite ou si ce n’est pas clair pour vous.

- Merci, c’est bon, ne vous inquiétez pas.

Ici, comme vous avez pu le voir, la phase d’investigation, c’est la phase où vous accompagnez votre bénéficiaire dans la découverte de ses compétences 🔍. 

Une fois la récolte des informations terminée, comme pour une recette de cuisine vous passerez à la dernière phase, celle du dressage.

Phase de conclusion

-  On continue. Alors une fois cette étape d’investigation finie, on se voit pour que je vous présente de manière condensée tout le travail réalisé ensemble. Et à l’issue de ce rendez-vous, vous repartirez avec une fiche de synthèse, qui est le rappel du travail accompli. Et après ça, on se revoit une dernière fois au bout de six mois pour faire le point sur l’avancée de votre nouveau projet professionnel. Est-ce que cela vous semble clair ?

-  Oui, merci beaucoup pour ces explications !

Vous l’aurez compris lors de cette dernière phase, comme vous avez soigné votre accueil, vous allez soigner vos au revoir 👋 en prenant le temps de présenter à votre bénéficiaire les résultats de votre travail conjoint. La fiche de synthèse que vous lui laissez, c’est votre fameux "dressage" 🥧 😉 ! 

À travers la description de ces étapes, vous pouvez déjà vous rendre compte que votre rôle en tant que conseiller est primordial ! Et ceci sera vrai tout au long du bilan de votre bénéficiaire !!!

Présentez votre rôle d’accompagnement personnalisé

Bon, OK, vous avez vu que votre rôle de conseiller est primordial tout au long du bilan de votre bénéficiaire. Mais c’est quoi, au juste, votre rôle ?

Eh bien, votre rôle principal est justement de ne pas avoir le rôle principal 😎! En tant que conseiller, votre rôle est de permettre à votre bénéficiaire d’être l’acteur principal de son bilan de compétences. Vos plus-values ici, eh oui, vous en avez plusieurs, 💪 c’est d’apporter à votre bénéficiaire :

• un regard extérieur neutre et technique, afin qu’il analyse son parcours et son mode de fonctionnement ;

• un cadre de travail respectueux, bienveillant et confidentiel ;

• un accès plus facile aux informations et ressources pour son projet professionnel ;

• et surtout, la possibilité de prendre ses propres décisions professionnelles. 

En tant que conseiller en bilan de compétences vous accompagnez, facilitez la réflexion et garantissez le processus du bilan (mais pas son contenu).

Dans la prochaine partie, nous aborderons l’analyse de la demande du bénéficiaire. Nous verrons comment l’amener à exprimer les origines de son bilan, cibler la nature de ses besoins et les formaliser dans la fiche d’accueil.