Engagez-vous dans l'achat durable

Il est temps de se lancer avec notre première étude de cas : un marché de maintenance multitechnique.

Appréhendez le contexte et définissez votre besoin

Un marché de maintenance multitechnique curative et préventive recoupe de nombreuses familles d’achat. Voyons en quelques mots en quoi cela consiste.

Vous souhaitez assurer la maintenance de vos installations à Bordeaux (bâtiments, réparations, informatique, sécurité, fluides, etc.). La prestation de maintenance doit à la fois couvrir un contrôle préventif, mais également disposer d’un prestataire pour intervenir sur des pannes et dysfonctionnements. Votre objectif est donc de trouver un opérateur économique capable de répondre à un large panel de prestations. Un contrat de maintenance multitechnique couvre une large gamme de prestations, comme par exemple des travaux du bâtiment, l’entretien des sanitaires, du chauffage et de la climatisation, le suivi de la consommation d’électricité, la maintenance des équipements de sécurité ou encore l’entretien global du mobilier.

Commençons par procéder à une analyse du besoin. Rappelez-vous : le meilleur achat responsable est celui qu’on ne fait pas. Nous devons donc définir notre juste besoin pour tendre vers une sobriété environnementale et économique. Réfléchissez aux prestations indispensables qui doivent être couvertes par votre contrat de maintenance. Ce besoin est-il déjà couvert en interne par votre structure ?

Une fois le périmètre délimité, vous allez pouvoir penser à la forme de l’achat que vous allez faire. Quels sont vos outils pour cela ?

• Un groupement de commandes : en vous associant avec d’autres structures, vous avez la possibilité d’optimiser de nombreux paramètres, comme par exemple la rationalisation des déplacements.

• Une mutualisation interservices : pensez à votre achat pour l’ensemble de votre organisation.

• Un benchmark qui vous permettra, après analyse, de mieux cibler les prestations nécessaires et les meilleures pratiques pour ce type de marché.

Maintenant que notre besoin est défini, réfléchissons aux enjeux spécifiques à un contrat de maintenance multitechnique.

Appréhendez les enjeux spécifiques au marché et à la filière concernée

La première étape, c’est toujours le cadre légal et réglementaire. Vous devez savoir où vous allez, ce qui vous est permis, et ce qu’il vous est imposé de faire. Pour cela, il existe différents outils que nous avons abordés précédemment. Consultez les outils en ligne mis à votre disposition :

• La REF : indiquez votre type de structure, puis indiquez la famille d’achat concernée, et vous verrez vos obligations en matière d’achat durable ;

• les guides des achats durables de la Direction des Affaires juridiques (DAJ), qui sont également à votre disposition pour compléter votre recherche.

Pour notre marché de maintenance multitechnique, les prestations sont très diverses, et il vous faudra effectuer la recherche pour chaque famille d’achat que le contrat intègre.

Même si ces prestations peuvent énormément diverger en termes techniques, elles sont reliées par des enjeux similaires. Toutes ces prestations ont un :

• impact environnemental, notamment sur les questions d’émission de gaz à effet de serre (GES), de consommation énergétique, de gestion des déchets ; 

• impact social : les différentes compétences requises pour de la maintenance multitechnique peuvent faire l’objet de partenariats avec les acteurs que nous connaissons pour assurer une démarche socialement responsable (inclusion, insertion).

Dans les faits, nous disposons d’un cadre légal et réglementaire complet pour encadrer ce type de service et en faire un achat responsable. Depuis 2015, la loi relative à la transition énergétique pour la croissance verte, dite TECV, a pour objectif de diminuer les émissions de GES. 

Elle précise également dans son article 5 que « l’utilisation des matériaux biosourcés concourt significativement au stockage de carbone atmosphérique et à la préservation des ressources naturelles » et « qu’elle est encouragée par les pouvoirs publics lors de la construction ou de la rénovation des bâtiments ».

Nous intégrerons donc les enjeux des matériaux biosourcés dans notre besoin.

La loi AGEC et son décret d’application vous imposent d’inscrire votre achat dans une démarche d’économie circulaire (réemploi, réutilisation, recyclage, réparabilité, durabilité), notamment pour toutes les prestations de type travaux.

Ainsi, il faut essayer de comprendre les enjeux environnementaux et sociaux qui s’y rattachent en se penchant sur l’ensemble des prestations proposées. Pour appréhender ces enjeux environnementaux, faites le choix d’une analyse cycle de vie. Vous en connaissez le fonctionnement, que nous avons étudié en partie 2. 

Approfondissons notre exemple : votre prestataire de maintenance multitechnique devra intervenir pour le remplacement d’un store électrique.

En analyse cycle de vie, commencez par interroger la phase de production du store de remplacement. Les matériaux utilisés pour sa fabrication sont-ils issus du recyclage ? Existe-t-il une alternative biosourcée au store plastique qui fait l’objet du remplacement ?

En phase d’utilisation, interrogez-vous sur la nécessité de conserver un store électrique. La maintenance de celui-ci ayant un coût supplémentaire, vous pouvez envisager une alternative moins exigeante en entretien. Ici, vous pouvez intégrer une approche en coût global : au lieu d’envisager simplement le prix d’achat de votre produit, vous prendrez en compte le coût total de possession : achat, utilisation (maintenance, consommation électrique), coût de collecte et recyclage.

La phase de fin de vie questionne, d’une part, le futur du nouveau store choisi : existe-t-il des solutions de réemploi et de recyclage prévues par le prestataire pour ce produit ? D’autre part, il concerne aussi la gestion des déchets, c’est-à-dire les opportunités de valorisation de l’ancien store que le prestataire vous proposera.

Si vous avez besoin d’assistance pour approfondir cette démarche et intégrer l’ensemble des enjeux environnementaux, n’oubliez pas de solliciter votre guichet vert régional. Dans notre cas le réseau 3AR si vous êtes un acheteur public. Vous renseignez le formulaire et vous pourrez ainsi intégrer les éléments de réponse qui vous seront transmis. Si vous êtes acheteur privé, pensez aux réseaux à votre disposition.

N’oubliez pas le second pilier de l’achat durable : les enjeux sociaux ! Votre recherche de prestataire doit s’ouvrir à l’insertion et au handicap. Votre objectif sera d’intégrer à votre recherche de prestataire des entreprises sociales inclusives sur ce domaine d’achat. Une prise de contact avec le coordinateur clauses sociales de votre région vous permettra de confirmer cette possibilité. Il vous orientera vers un facilitateur pour vous accompagner. Vous le trouverez en téléphonant à la Maison de l’emploi de Bordeaux (ALIENA). Vous envisagerez avec lui le marché réservé ou la clause sociale d’insertion. Il vous aidera à formuler la clause en fonction des caractéristiques du marché, et à calculer les heures d’insertion.

Maintenant que nous avons une idée des enjeux de cet achat, essayons de mieux connaître nos éventuels partenaires pour cet achat.

Menez une démarche de sourcing

Pour remplir cet objectif, le sourçage est votre allié. Commencez par une prise de contact avec différents prestataires que vous avez identifiés comme répondant à votre besoin.

En matière d’enjeux sociaux, utilisez la plateforme du marché de l’inclusion. Indiquez votre localisation, puis cochez dans les secteurs d’activité toutes les prestations concernées par votre marché. Par exemple, si vous vous trouvez à Bordeaux et que vous visez spécifiquement les prestations de maintenance informatique dans votre marché, combien de prestataires inclusifs avez-vous trouvés ? Je vois quatre opérateurs susceptibles de répondre à nos attentes !

Vous pouvez également utiliser des cartographies de fournisseurs. Nous l’avons évoqué précédemment, vous pouvez avoir recours à la cartographie de l’ESS Carteco pour cibler des partenaires de l’ESS qui pourraient répondre à des besoins spécifiques liés à votre démarche d’achat.

Une fois que vous avez pu identifier les acteurs du marché qui correspondent au juste besoin que vous aviez initialement défini, vous allez passer à la rédaction de votre cahier des charges.

Rédigez votre cahier des charges grâce aux leviers disponibles

Vous avez identifié des acteurs en mesure de répondre aux opérations de maintenance informatique, et qui font partie du périmètre de votre futur marché de maintenance multitechnique ? Oui, grâce au sourçage ; et en plus, plusieurs d’entre eux sont des entreprises inclusives.

Pour vous permettre d’ouvrir votre achat à ces opérateurs, vous allez utiliser l’allotissement technique. En divisant votre besoin en différents lots, vous pouvez permettre à certaines entreprises de candidater à votre marché. En séparant la maintenance du parc informatique, pour reprendre notre exemple, du reste de vos prestations de maintenance, vous permettez aux quatre structures bordelaises repérées de répondre à votre consultation.
Si vous faites un seul marché, alors les 4 entreprises spécialisées ne pourront pas répondre à l'ensemble des prestations.

Au regard des entreprises inclusives existantes et avec l’appui du facilitateur des clauses sociales, un marché réservé, pour favoriser les entreprises de l’IAE ou du handicap, pourra être une solution idéale.

Ajoutez à votre marché des critères d’attribution valorisant la performance de développement durable. Est-ce que le matériel de remplacement proposé par les candidats répond aux exigences de réparabilité et de durabilité que vous fixez ? D’une autre manière, vous pouvez exiger le recours à des produits labellisés ou bien, dans une certaine proportion, issus du réemploi ou de la réutilisation.

Dès que vous le pouvez, n'oubliez pas de permettre une phase de négociation. Elle vous permettra de préciser un peu plus la collaboration avec les entreprises potentiellement retenues.

Assurez le suivi de l’exécution de votre marché

Pour rendre effectifs tous les moyens que nous venons de voir, il est impératif d’intégrer des outils de suivi à votre marché.

Dans le cadre de la maintenance multitechnique de vos installations, commencez par intégrer des clauses de révision de prix. Les prestations de votre marché sont très diverses, et impliquent la fourniture de matériaux et produits dont le prix peut très sensiblement évoluer sur la durée de votre accord-cadre. Il est donc essentiel de parer aux éventuels bouleversements de l’économie du contrat. La fourniture de pièces détachées pour l’entretien des climatisations et chauffages de vos installations peut voir son prix évoluer, mais la clause de révision assure un suivi stable et une relation économique saine avec le partenaire choisi.

Des moyens de suivi plus basiques peuvent être également prévus. Les prestataires des contrats de maintenance multitechnique assurent des réunions régulières (au minimum annuelles) avec leurs clients. Jouez sur la périodicité de ces réunions afin d’avoir un bilan des coûts et économies, de la pertinence de cet achat pour mieux anticiper son renouvellement potentiel. Le facilitateur de la clause sociale suivra la mise en œuvre de ces heures dans ce marché, et vous fournira un bilan quantitatif et qualitatif de la clause sociale. 

Un plan de progrès pourra venir compléter le suivi de l’exécution de votre achat durable. Intégrez une clause de progrès à votre marché pour encourager le prestataire à fournir progressivement de plus en plus de matériel issu du réemploi, assurer des réparations plus souvent que du remplacement, etc.

En passant par toutes les étapes essentielles d’un achat durable, nous avons une bonne perspective des leviers disponibles à intégrer dans un projet de contrat de maintenance multitechnique.

En résumé : les outils mobilisés par étapes

Je vous propose dans le chapitre suivant de travailler ensemble avec une autre famille d’achat : le numérique !