Dans le chapitre précédent, vous avez vu qu’il était utile d’identifier ce à quoi correspondait un audit de formation. Pour mieux comprendre la réalité de ce type d’audit, je vous propose de plonger dans une situation plus pragmatique :
Vous êtes consultant en formation. Vous proposez à vos clients différentes prestations, dont l’audit de formation.
Un de vos clients vous contacte par l’intermédiaire de la responsable de service formation. Elle vous demande un audit de performance car son conseil d’administration a “placé le développement des compétences au cœur de la stratégie de l’entreprise”.
Bien sûr, cette demande vous fait plaisir ! Vous avez déjà travaillé avec cette entreprise et cet audit est une marque de confiance. En même temps, vous pensez aux différentes personnes que vous avez pu croiser au sein de l’entreprise :
Marc, gestionnaire administratif et pédagogique du service formation ;
Silvia, la responsable formation ;
Christine et Hamid, les managers ;
Noémie et Cyril, des salariés qui se forment ;
Marion et Philippe, qui ne se forment pas ;
les membres du conseil d’administration.
Clarifiez les objectifs de l’exercice
Vous l’avez vu dans le chapitre précédent, il existe différents types d’audit. Chaque type d’audit présente des objectifs spécifiques, mais les audits de formation, dans leur globalité, présentent des objectifs communs :
Vérifier que les règles (processus, procédures, etc) sont établies, connues et comprises.
Identifier si les pratiques sont conformes et cohérentes avec les règles.
Identifier si les objectifs fixés à la fonction sont atteints ou non.
Comprendre les dysfonctionnements.
Conforter les bonnes pratiques.
En tant qu’auditeur en herbe, vous recevrez bien sûr des objectifs plus spécifiques à votre audit, normalement par le biais d’une lettre de mission. Par exemple, vous pourrez être amené à auditer l’efficacité de la fonction d’achat de formation auprès de prestataires extérieurs, avec pour objectif d’améliorer de 15 % le coût d’achat à niveau de service ou de satisfaction équivalent.
La sensibilisation à l’audit passe par le partage de ces informations. Bien sûr, communiquer ces informations à Marc, le gestionnaire de formation, Silvia, la responsable ou Marion, salariée non formée ne se fera pas de la même manière. Pour autant, vous aurez à respecter des principes d’objectivité et d’intégrité, qui font partie des chartes d’audit et du code de déontologie des auditeurs internes. Cela reste d’ailleurs vrai si vous êtes auditeur externe ! Par ailleurs, vous serez vous-même le représentant de l’audit. A vous de véhiculer une bonne image de l’exercice, par votre objectivité et votre bienveillance !
Clarifiez les rôles dans l’audit
Silvia, Christine, Marc et les autres auront chacun un rôle à jouer dans cet audit ! Il est tout aussi important qu’ils le comprennent.
Oui, mais “qui est qui” et “qui fait quoi” ?
On distingue plusieurs groupes :
Celui des demandeurs de l’audit : on utilise l'expression de commanditaire de l’audit.
Le groupe des audités. On y retrouve l’organisation elle-même, sa direction, ses personnels, bref, les personnes dont les pratiques et règles seront auditées.
Le groupe des auditeurs : l’équipe d’audit peut comprendre plusieurs personnes, mais au minimum une : le responsable d’audit. D’autres profils peuvent compléter l’équipe, comme des auditeurs, des experts (d’un référentiel ou experts techniques), des observateurs, des chargés d’études…
Le groupe des demandeurs de l’audit a un rôle important dans la définition de ce que doit être l’audit : pourquoi il est fait, dans quel cadre et contexte, avec quel but et objectifs, mais aussi quel doit être son résultat. Plus cette définition est claire, plus l’audit sera facilité.
L’équipe d’audit, enfin, se charge de réaliser les mesures, l’analyse et les préconisations. Elle doit être compétente à la fois sur :
le référentiel audité ;
les méthodes d’audit ;
logiquement, sur le champ de la formation.
En synthèse, un commanditaire qui passe une commande explicite et une équipe d’audit qui recueille des informations auprès des audités pour produire un rapport d’audit. Dit comme ça, ça paraît simple !
Incitez à la pluralité des vues
Ce qui n‘est pas “si simple” dans un audit, c’est qu’il analyse un processus qui est forcément vu par plusieurs personnes. C’est comme essayer de voir un objet au travers d’un prisme, en essayant successivement plusieurs faces. Chaque face donne une vision partielle ou légèrement déformée. Ce qu’il est essentiel que vous gardiez en tête, c’est que les différents points de vue ne sont pas forcément divergents, ils peuvent concourir à la définition d’une vision synthétique. Cette logique d’accepter l’ensemble des visions vers une convergence peut être une difficulté lorsqu’on débute en audit. Vous vous rendrez compte qu’elle devient presque une nécessité pour l’auditeur confirmé.
En tout cas, dans ce chapitre, vous avez appris à prendre en compte les objectifs de l’audit et les différentes parties prenantes. Le faire, c’est s’adapter à la structure que vous auditez. Et, ça ça n’a pas de prix. Pour tout le reste, il y a… les chapitres suivants !
