Dans le chapitre précédent, vous vous êtes concentré sur la rédaction du rapport d’audit. Ce rapport, vous l’avez élaboré pour des tiers. Il est temps, dans ce chapitre, de leur communiquer l’essentiel de l’audit. Cette phase de communication s’étale en fait de la production de la bêta à un petit groupe jusqu’au partage des informations à tout le public.
Prévoyez les formats de communication de l’audit
Normalement, les formats de communication ont été prévus au début de la mission, dès la lettre de mission ou dès la reformulation que vous en avez faite. Le rapport d’audit constituera le point central de cette communication. Il est une pièce obligatoire de l’audit ; son formalisme peut varier, mais un audit sans rapport est une exception.
D’autres formats complètent logiquement le rapport :
la présentation orale de validation ;
la présentation orale d’information ;
les documents synthétiques et partiels.
D’autres formes sont possibles : affichage (poster), mailing...
Vous mobiliserez souvent la présentation orale de validation, qui sert à présenter l’essentiel du rapport en réunion de clôture, avant de fournir le rapport lui-même. De la sorte, vous pouvez recevoir des remarques ou des critiques, qui vous permettront d’affiner votre rapport avant d’en remettre une version définitive.
Cette présentation orale de validation reprend la commande, la méthodologie (et le référentiel), les résultats du terrain, l’analyse et les préconisations. Son format (durée) est convenu avec le commanditaire.
La présentation orale d’information est elle proposée aux parties prenantes, tout comme les documents synthétiques et partiels. Ces formats sont également discutés avec le commanditaire, qui reste le propriétaire des résultats de l’audit.
Ces formats sont généralement plus légers que la présentation orale de validation : ils contiennent moins d’informations détaillées et peuvent ne pas présenter la méthodologie.
Menez une réunion de clôture
La réunion de clôture est réalisée dès que possible après l’analyse et la rédaction du pré-rapport (rapport provisoire). Elle associe les parties prenantes : commanditaire, responsables des services concernés, voire représentant des utilisateurs.
Elle a pour but de faire valider le pré-rapport à l’aide d’une présentation orale de validation. Elle doit donc traiter les objections globales. Ne cédez pas à la tentation de répondre au moindre point de détail. L’audit étant une tentative de voir par plusieurs faces du prisme, chaque individu peut ne pas s’y retrouver, car il voit, lui, par une seule face du prisme.
Au moment de la réunion de clôture, les participants doivent donc être d’accord sur les conclusions générales de l’audit. Cela vous permet aussi de lancer le plan d’action. Le plan d’action est un document qui se base sur les forces et faiblesses (conformités et non conformités) et qui définit des mesures correctives, à l’aide des recommandations de l’auditeur.
En tant qu’auditeur, vous pouvez formuler vous-même ce plan d’action, mais cette méthode est rarement efficace. En effet, la réussite du plan d’action passe par l’implication des personnes concernées, les audités. Il est donc possible et utile de faire concevoir un plan d’action par les audités. Ce travail est au minimum abordé pendant la réunion de clôture ; il peut aussi être validé dès alors, ce qui est optimal.
Les modalités de communication décidées, votre présentation orale validée, le plan d’action lancé, vous avez fini l’étape de communication de l’audit. Il vous reste des choses à faire pour achever votre mission d’auditeur comme un professionnel.
