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J'ai tout compris !

Mis à jour le 07/04/2022

Produisez des comptes-rendus d'entretiens

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Dans le chapitre précédent, vous avez appris à mobiliser les données organisationnelles pour définir votre diagnostic.

Ce diagnostic que vous avez commencé à établir va pouvoir dialoguer avec les données discursives, celles collectées au cours des entretiens.

Codez vos données

Que reste-t-il de vos entretiens ?

Dans le meilleur des cas, vous avez pu prendre des notes et enregistrer vos entretiens. Ce cas est néanmoins un idéal, car en réalité, vous n’avez souvent qu’une des deux formes : prise de notes ou enregistrement.

Dans les trois cas (enregistrement + prise de notes ; enregistrement ; prise de notes), vous allez devoir reprendre vos informations pour les transformer en données.

La différence entre informations et données est la structuration : on traite des informations pour les structurer en données.

C'est quoi au juste une donnée ?

Partons d'un extrait d'entretien pour bien comprendre :

“Quand la formation a déjà été organisée avec un prestataire extérieur et qu’elle a bien fonctionné, je ne fais pas de nouvelle mise en concurrence. Il vaut mieux une formation efficace qu’une formation peu chère.”

C'est une information.

Homme ; 10 ans ancienneté ; assistant formation ; “Quand la formation a déjà été organisée avec un prestataire extérieur et qu’elle a bien fonctionné, je ne fais pas de nouvelle mise en concurrence. Il vaut mieux une formation efficace qu’une formation peu chère ” ; #non-conforme, #mise_en_concurrence, #efficacité , #prix ;

C'est une donnée.

Ce qui distingue les deux, c’est que la seconde peut être catégorisée et interprétée par une machine (ou par un humain). Elle est aussi formatée (par les ; entre les critères et les “,” entre les hashtags).

Tout l’enjeu de vos comptes-rendus d’entretiens va être de passer d’une logique d’informations à une logique de données. Dans la grande majorité des cas, en audit, il n’est pas strictement nécessaire de réaliser une retranscription dite intégrale, qui reprendrait exactement tout ce qui a été dit par vous et l’interlocuteur.

En fonction de la diffusion du compte-rendu d’entretien, vous pouvez réaliser une retranscription :

  • synthétique : elle reprend globalement ce qui a été dit pendant l’entretien en adoptant une logique de cheminement (chronologique ou thématique la plupart du temps) ;

  • thématique : les CR entretiens : thématiques ou intégraux.

Dans ces différents cas, les informations qui vous semblent intéressantes devront être codées. Dans notre exemple, j’ai choisi un codage simple, sous forme de hashtags et de mots-clés. Cela convient pour des volumes limités de données, mais parfois, la complexité vous forcera à utiliser des systèmes un peu plus organisés. Par exemple, il sera possible de déterminer plusieurs variables. En fait, vous avez déjà ici des variables descriptives de l’individu : genre, expérience, poste. Vous pourriez compléter par des variables comme par exemple le sujet abordé :

Tableau de variables 

Ces variables, pour l’instant, ne sont pas plus efficaces que les hashtags. Elles vont le devenir si on fixe d’autres critères, comme le rapport ou la prééminence entre variables. Ici, vous aurez :

  • EF/PX (rapport) ;

  • EF>PX (prééminence/supériorité).

Ça peut ressembler à des mathématiques, mais ça n’en est pas ! C’est une représentation de votre entretien de manière logique, pour permettre de manipuler 5, 10, 50 entretiens et en réaliser une analyse commune.

Pour réaliser cette analyse commune, le codage doit au minimum permettre de repérer le sujet, ce dont l’interlocuteur parle. Idéalement, le codage transcrira aussi la valorisation (positif/négatif), le lien entre sujets, la séquence (l’ordre dans lequel les sujets sont abordés), etc.

Tant que vous ne dépassez pas la vingtaine d’entretiens, un tableau pourra largement vous suffire. Par contre, si vous trouvez cette logique de codage intéressante ou si vous disposez de beaucoup d’entretiens, le logiciel Sonal s’avère très efficace :

http://www.sonal-info.com

Il a en plus un aspect intéressant : il est gratuit  !

Exploitez les données de manière transverse

Une fois vos données codées, vous devriez obtenir une base de données qui vous indiquera “qui a dit quoi”. Notamment, vous pourrez déterminer ce qui a été dit sur le sujet “procédure” ou sur le rapport “qualité/prix". Vous pourrez aussi affiner ces données en les classant par métier : les assistants formation et les managers peuvent avoir des avis différents, voire discordants sur un point.

C’est d’ailleurs l’objectif du regroupement des données : vous allez pouvoir identifier des convergences et des divergences. Par exemple, tous auront exprimé que l’efficacité de la formation constitue un objectif. Il sera intéressant de creuser un peu plus et de voir quelle aura été la séquence ou les rapports exprimés : certains auront peut-être rapporté l’efficacité aux moyens (ou à leur manque), d’autres à la procédure, etc.

De cette analyse, vous pourrez tirer certaines conclusions d’un premier type : vous pourrez déterminer si certains facteurs permettent de faire une segmentation au sein de l’organisation. Ces segmentations sont souvent utiles pour comprendre le fonctionnement réel. Si par exemple, vous identifiez une segmentation forte entre le discours des personnels de formation et celui des autres personnels de l’entreprise, cela peut signifier une méconnaissance ou un isolement de la fonction formation au sein de l’entreprise. Prêtez justement attention à ne pas trop extrapoler les résultats, vous risqueriez de proposer des interprétations qui ne seraient pas

Cette analyse va vous apporter des conclusions d’un deuxième type : les données vont vous permettre de confirmer ou d’infirmer les données organisationnelles, autrement dit de confronter processus décrits (de manière globale) et processus réalisés de manière individuelle. Les écarts entre les deux sont instructifs, car ils permettent souvent de comprendre certains dysfonctionnements (ou certains résultats positifs, d’ailleurs).

Enfin, l’analyse des discours peut vous amener à un troisième type de conclusion : les apports de solutions. Souvent, les discours des individus contiennent des solutions, complètes ou partielles, à des problèmes rencontrés par l’organisation. C’est donc quelque chose que vous devez précieusement conserver.

Ce chapitre vous a servi à passer d’informations contenues dans des comptes-rendus d’entretiens séparés à une base de données exploitable pour formuler un état des lieux des pratiques, un diagnostic et des axes de préconisation. C’est une sérieuse avancée :D ! Dans le chapitre suivant, vous compléterez cette analyse par des données spécifiques à la formation : les données d’apprentissage.

Exemple de certificat de réussite
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