Structurez et restructurez vos informations
Au fur et à mesure de la collecte de matériaux, vos indicateurs de données devraient passer au vert. :)Quand je parle d’indicateurs de données, c’est au minimum un tableau Excel, au mieux une base de données qui agrège les données dont vous disposez. En effet, la collecte de données en audit correspond à une sorte de puzzle dans lequel vous piochez des pièces dans un sac pendant la période de collecte.
Vous vous doutez bien que si vous ne commencez pas à organiser les pièces pendant la collecte, vous risquez d’avoir des difficultés lors de la réalisation du puzzle. :euh:
Vous avez normalement utilisé un classeur (un tableur) pour déterminer, avant la collecte, quelles informations vous alliez collecter et avec quelles sources.
Au plus simple, les catégories d’informations sont “simplement” les catégories citées ou induites par le référentiel.
Vous pourrez donc compléter votre tableur avec des coloris (vert = terminé, jaune = en cours, rouge = non entamé) et des liens : à chaque case correspondra un dossier de stockage sur votre ordinateur ou dans le cloud.
Pour autant, vous n’avez pas à être expert en data pour structurer ces données. Soyez juste méthodique et prévoyez de le faire régulièrement ! (Mais la data science, c’est chouette quand même.)
Menez des tests pour compléter votre jeu de données
Vous avez collecté un ensemble d’informations mais :
Il vous en manque certaines.
Vous voulez vous assurer de la fiabilité des informations dont vous disposez.
Vous pouvez mener des tests. Ces tests consistent à suivre le processus réel de certains cas pour identifier le déroulement réel d’un cas.
Par exemple, l’auditeur, en accord avec un salarié ou un manager, suivra la prise en charge d’une demande de formation par un salarié, jusqu’à la réalisation effective de la formation (ou jusqu’au refus de formation). L’auditeur saura ainsi si la demande est passée par les étapes prévues par la procédure et/ou décrites par les audités en entretien.
Si les tests sont assez faciles à mettre en place dans des environnements industriels avec des activités de production de biens standardisés, cela est plus difficile pour la formation. En effet, le test nécessite une certaine présence et/ou une surveillance de la part de l’auditeur. Or, cette surveillance est perçue par les audités. Ils sont donc en mesure de modifier leur comportement, ce qui ne correspond pas au but de l’audit (représenter une réalité).
De plus, les tests sont utilisés pour évaluer sur la base de quelques cas. La généralisation n’est pas toujours possible. Les tests sont donc plutôt complémentaires dans les audits de formation : ils permettent en général de confirmer un pressentiment.
Dans ce chapitre, vous avez appris à compléter votre jeu de données pour disposer d’un ensemble qui vous permettra vraiment d’analyser, de diagnostiquer et de produire des propositions. C’est dans la partie suivante que vous passerez à l’analyse !
