Dans la partie précédente, vous avez collecté toutes les informations nécessaires à l’audit. Désormais, il est nécessaire de les exploiter !
Dans la pratique, l’exploitation des données débute avant la fin de la collecte, notamment car les premières analyses servent à préciser la collecte.
Notamment, les données organisationnelles issues des documents permettent de préciser les données à collecter en entretien.
L’analyse des données, de manière générale, va comprendre deux volets :
la présentation des résultats de l’enquête, c'est-à-dire les points saillants, les forces, les faiblesses ;
le diagnostic de la situation, où l’auditeur essaie de déterminer les causes qui mènent à la situation actuelle (positive ou négative).
De manière plus spécifique, dans ce chapitre, vous allez apprendre à analyser les données organisationnelles.
Mais qu’est-ce que sont des données organisationnelles ?
Au sens strict, ce sont les données qui concernent l’organisation, donc la manière de fonctionner. On pourrait en fait parler de données “processuelles” (relatives au processus), mais il faut bien avouer que ça ne rendrait pas les choses plus claires !
Prenons un exemple
Dans Datadock, vous devez justifier de l’indicateur suivant :
“Capacité de l’OF à décrire les moyens et supports mis à disposition des stagiaires“.
Les données organisationnelles sont les données qui déterminent le fonctionnement qui permet d’arriver jusqu’à la mise à disposition de ces moyens et supports.
Questions à se poser
A un premier niveau, en tant qu’auditeur de formation, votre collecte de données aura permis de déterminer qu’il existe bien une activité de production de moyens et supports et qu’elle est attribuée à quelqu’un (au formateur). Vous pourrez présenter les données dont vous disposez à ce sujet. Également, vous pourrez en faire le diagnostic : quels sont les moyens ? Quels sont les contenus des supports ? Ont-ils des prérequis ? Dans quelle mesure participent-ils à l’atteinte des objectifs de formation ?
Vous pouvez ensuite “remonter” d’un niveau : le processus prévoit-il un contrôle des contenus, sur la véracité, sur le rapport aux objectifs, sur la méthode pédagogique mobilisée ? Existe-t-il une coordination entre les supports de différentes formations ?
Et si vous le souhaitez, vous pouvez encore remonter d’un niveau dans la recherche du “comment cela fonctionne ?” en déterminant qui a défini cette activité et comment cela est formalisé. Par exemple, que cette règle a été décidée par un responsable pédagogique, qu’elle est prévue par une note de service, etc.
Objectif de ces questions
Cet ensemble de questions vous sert à… questionner l’organisation. Cela vous permet de mieux définir des partis pris de l’organisation qui semblent parfois être des évidences, parce qu’ils sont appliqués depuis longtemps. Par exemple : produire des supports peut nécessiter une validation, même si ça n'a jamais été fait auparavant !
Le but n’est pas de déterminer si l’organisation est “bonne” ou “mauvaise” : en audit, le jugement bon/mauvais n’a pas de sens. Le but est d’une part de déterminer la cohérence avec un référentiel (s’il existe) et d’autre part de déterminer les atouts et les risques de ce fonctionnement.
Dans notre exemple, s’il existe une activité de production de supports qui est dédiée à un formateur externe et qu’il existe un contrôle du responsable pédagogique, on pourra y voir un atout “technicité (issue de l’expertise du formateur) + pédagogie (issue de l’expertise du responsable)” et un risque éventuel sur la propriété intellectuelle (car pas de disposition réglant ce point dans le contrat entre entreprise et formateur).
Formulez une préconisation
En ayant fait cela, en tant qu’auditeur, vous aurez réalisé un diagnostic de cette activité et identifié les risques inhérents à l’activité. Dans l’exemple, on suppose que le risque identifié (sur la propriété intellectuelle) n’a pas de contrôle associé. Si ce risque est grave et/ou récurrent, vous formulerez dans votre rapport d’audit une préconisation pour y répondre.
L’analyse des données organisationnelles, c’est donc avant tout mobiliser les documents et les informations d’environnement (réglementation par exemple) pour mieux appréhender “comment” les activités se font au sein de l’entreprise.
En résumé
Dans ce chapitre, vous avez identifié l’importance des données de l’organisation : elles permettent de comprendre le fonctionnement des activités, de diagnostiquer ce fonctionnement (en termes de causes ou par rapport au référentiel) et les risques associés. Dans le chapitre suivant, vous compléterez ce diagnostic par l’apport des entretiens.
