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J'ai tout compris !

Mis à jour le 07/04/2022

Préparez votre audit avec les parties prenantes

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Vous l’avez compris, l’audit de formation porte sur une mesure du réel. Il s’intéresse donc à des éléments qui ne sont pas forcément prévus ou écrits ;). Pour recueillir ces informations, vous devrez donc mobiliser les différents acteurs du système de formation, les parties prenantes. Dans ce chapitre, vous allez donc découvrir pourquoi et comment les associer !

Associer les parties prenantes, est-ce vraiment nécessaire ?

En un mot : oui !

En plusieurs mots : oui, parce que… la qualité d’un audit est avant tout fonction de la qualité des informations que l’auditeur réussira à collecter. Or, l’auditeur, comme un enquêteur, dispose d'un temps limité pour trouver les informations qui lui sont nécessaires pour réaliser son audit. Si les parties prenantes ne sont pas mobilisées ou associées, elles auront tendance à moins participer, voire à faire de la rétention d’informations.

Même si on imagine bien cette situation dans le cas d’un audit réalisé par un auditeur externe, il est tout à fait possible que des collègues (donc en interne) réagissent de la même manière, voire rechignent encore plus à donner des informations. C’est ce qui pose la question du “bon” auditeur, c’est-à-dire le choix de la personne.

Par exemple, un de vos formateurs sera-t-il enclin à vous informer d’un écart entre ce qu’il était censé faire et ce qu’il a réellement fait ? Il peut le faire si la confiance est présente… mais il peut aussi ne pas le faire s’il craint d’être sanctionné ou jugé par rapport à cela.

À un autre niveau, les demandeurs et décideurs sont également à associer. Les demandeurs pourront ainsi avoir une vision de la manière dont vous, l’auditeur, envisagez l’audit et de le valider ou de demander une modification si nécessaire. Les décideurs, eux, doivent être un minimum convaincus du bien-fondé de l’audit et de votre capacité à le mener, sinon ils pourraient ne pas vous ouvrir les “bonnes portes” pour votre audit. Également, si les décideurs ne sont pas associés, il se pourrait qu’ils ne mobilisent pas votre audit quand il sera réalisé. Ce serait dommage que votre travail finisse dans la boîte à archives ! :euh:

Que faire avec les parties prenantes ?

En résumé, trois choses sont à faire :

  • Vérifier l’alignement sur les objectifs de l’audit.

  • Présenter les principes et les modalités que respectera l’auditeur (la charte).

  • Présenter les grandes étapes du déroulement de l’audit.

Une réunion de lancement permet de réaliser ces trois tâches de manière relativement synthétique. Cette réunion regroupe auditeur(s), commanditaires et représentants des audités.

Vérification de l’alignement

La vérification de l’alignement des objectifs de l’audit correspond à la validation des objectifs par le commanditaire, l’auditeur et optionnellement les audités. Elle permet de confirmer la commande d’audit et la compréhension par l’auditeur.

La charte d’audit

La présentation des principes et des modalités respectés par l’auditeur prend souvent la forme d’une charte. Dans cette charte, l’auditeur s’engage sur un code de conduite, éventuellement sur des modalités de communication avec les commanditaires et les audités, ou plus généralement les parties prenantes.

La présentation des grandes étapes

La présentation des grandes étapes de l’audit est un travail de pédagogie auprès des parties prenantes, mais aussi l’explication des choix méthodologiques, un moment de demande de documents, etc. Cette présentation contient notamment les modalités de collaboration ainsi que les étapes de l’audit et leur validation. Lors de cette présentation des étapes de l’audit, vous avez aussi intérêt à vérifier la mobilisation des équipes. Par exemple, un audit en période de congés, c’est plus difficile...

Cette réunion de lancement, comme pour un projet, donne le ton de l’audit de formation. C’est lors de cette réunion que vous avez tout intérêt à mettre en avant que l’audit de formation, c’est avant tout une manière d’améliorer la fonction formation ! On dit parfois qu’un bon audit renforce le bon, simplifie le complexe et supprime l’inutile. Si vous arrivez à partager cette vision, vous aurez déjà bien avancé. Vous avez donc intérêt à bien la préparer et à en faire un moment qui soit positif pour tous. Conseil pratique : n’hésitez pas à régler certains problèmes en amont si cela peut éviter d’alourdir la réunion de lancement. Par exemple, vous pouvez répondre à des questions individuellement avant la réunion. Egalement, si vous êtes plusieurs auditeurs, n’hésitez pas à répartir les rôles sur cette réunion.

Dans ce chapitre et dans cette partie, vous avez cadré votre intervention d’auditeur : vous avez spécifié votre audit et lancé celui-ci avec les parties prenantes. Bref, il ne vous “plus qu’à” passer à la réalisation !

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite