Vous avez maintenant toutes les clés en main pour maîtriser la gestion des congés payés en paie. Je vous propose maintenant de passer à un évènement un peu plus technique encore que les congés payés, à savoir l'absence maladie.
Cette partie du cours va vous permettre de comprendre quels aspects de la maladie sont répercutés en paie, la façon dont ces aspects en question impactent le bulletin de salaire, mais aussi les différentes règles à appliquer le cas échéant.
Les règles générales de l'absence maladie
L'absence maladie du salarié entraîne assez logiquement une déduction de son salaire. Cette déduction est donc calculée en fonction de la durée de l'absence en question.
La Cour de cassation s'est prononcée sur le mode de calcul à retenir pour calculer la déduction, en exprimant sa préférence pour la "méthode horaire", ou "calcul au réel".
Cela est dû essentiellement au fait que cette méthode de calcul permet une "stricte proportionnalité" entre la retenue et la durée de l'absence.
Cette méthode est celle qu'il faut appliquer lorsque l'absence maladie ne peut pas faire l'objet d'une indemnisation.
Cela signifie que si l'absence maladie fait l'objet d'une indemnisation, il reste possible d'utiliser la méthode se basant sur les jours calendaires, qui est la même que celle utilisée pour le calcul des indemnités journalières de la Sécurité sociale.
En d'autres termes, comme les congés payés, la maladie fait l'objet :
D'une déduction de salaire dans une rubrique spécifique du bulletin de salaire.
D'une indemnisation lorsque les conditions nécessaires sont réunies, calculée sur une rubrique distincte et correctement identifiée sur le bulletin de salaire.
Quels sont les aspects à systématiquement vérifier en cas d'absence maladie d'un salarié ?
Au premier abord, le traitement en paie d'une absence maladie ou autre absence similaire peut paraître compliqué.
Il est donc essentiel de respecter une certaine organisation dans la vérification des informations, et de ne pas laisser au hasard certains éléments qui peuvent être déterminants dans le calcul de l'arrêt de travail sur le bulletin.
Vérifier s'il y a déjà eu des arrêts de travail sur les périodes précédentes : nous le verrons plus loin, si certaines conditions sont remplies, la maladie peut être indemnisée par l'employeur, via un maintien de salaire légal ou conventionnel. Cette indemnisation obéit à certaines règles en matière de délai. Il faut donc être en mesure de dire le nombre exact de jours de maladie du salarié, afin d'évaluer son droit à indemnisation.
Vérifier l'ancienneté et le statut du salarié : cela permettra tout simplement de connaître exactement son droit à indemnisation.
Vérifier l'application ou non d'une convention collective : pour les mêmes raisons que celles expliquées ci-dessus. Le droit du travail a des dispositions spécifiques en matière d'arrêt de travail ; toutefois, les dispositions des conventions collectives peuvent être plus favorables. Dans ce cas, il faudra bien sûr les appliquer.
À partir de là, vous devriez avoir toutes les clés afin de calculer sereinement et correctement votre absence sur le bulletin de salaire.
Quelques précisions
Si l'absence du salarié n'est pas indemnisée, alors le plafond du bulletin devra être réduit proportionnellement à la durée de l'absence non rémunérée.
Si un salarié est licencié alors qu'il est en arrêt de travail, les salaires de référence pour la base de calcul de l’indemnité de licenciement sont ceux antérieurs à l’arrêt de travail.
Le contrat de travail est seulement suspendu au cours de la maladie. À la fin de son arrêt, le salarié doit retrouver son poste.
Et que se passe-t-il en cas de reprise anticipée du travail ?
Cela va dépendre de l'application ou non de la subrogation par l'employeur.
Si l'employeur applique la subrogation, alors il doit informer la caisse d’assurance maladie qui verse les IJSS, sous peine de sanction financière.
Si l'employeur n'applique pas la subrogation, c'est au salarié qui perçoit les IJSS d'informer la CPAM en cas de reprise anticipée de son travail.
Le maintien de salaire
Lorsque certaines conditions sont remplies, le salarié peut bénéficier de ce qu'on appelle un "maintien de salaire".
Il s'agit tout simplement d'une indemnisation opérée par l'employeur, en application du Code du travail ou bien de dispositions conventionnelles, ou d'un usage interne.
Le maintien de salaire vise à verser au salarié tout ou partie de la déduction correspondant à son absence maladie directement sur le bulletin de salaire, en attendant le versement d'indemnités complémentaires de la Sécurité sociale.
On dit que le salaire est maintenu.
Ce maintien de salaire est donc un complément des indemnités journalières de la Sécurité sociale.
Avant de rentrer dans les détails concernant ce maintien de salaire, il faut aborder une notion particulière, à savoir le "délai de carence".
Le délai de carence
Le délai de carence est un dispositif visant à distinguer le début d'une période d'absence indemnisable et le début de l'indemnisation de cette absence.
En d'autres termes, cela désigne la durée entre ces deux périodes.
Dans le cas de l'absence maladie, il peut y avoir plusieurs délais de carence :
Le délai de carence opéré par la Sécurité sociale pour le calcul des indemnités complémentaires.
Le délai de carence opéré par l'employeur pour le calcul du maintien de salaire en vertu du Code du travail et en l'absence, bien entendu, de dispositions conventionnelles plus favorables.
L'application d'un délai de carence peut de plus être lié à la nature de l'absence en elle-même. Nous verrons le détail un peu plus loin.
Le délai de carence appliqué sur les indemnités complémentaires de la Sécurité sociale
Pour calculer le délai de carence, il faut partir du premier jour qui aura été non travaillé dans son intégralité par le salarié, et compter 3 jours calendaires. À partir du 4e jour, la Sécurité sociale sera en mesure d'indemniser le salarié pour une absence maladie non professionnelle.
Le délai de carence appliqué sur le maintien de salaire par l'employeur
Les dispositions du Code du travail prévoient un délai de carence en cas de maintien de salaire par l'employeur.
Ce délai de carence concerne les arrêts suivants uniquement :
maladie non professionnelle ;
accident de trajet ;
accident de droit commun.
Lorsque ces situations se présentent, l'employeur doit alors appliquer, en vertu des dispositions du Code du travail, un délai de carence de 7 jours calendaires.
En cas de maintien de salaire par l'employeur, il n'y a pas de délai de carence pour les arrêts de travail suivants :
Comme expliqué plus haut, en cas de maintien de salaire par l'employeur, les dispositions de la convention collective dont dépend l'entreprise peuvent être plus favorables que celles du Code du travail.
Il peut arriver également que des conventions collectives soient moins favorables que celles du droit du travail. Le cas échéant, l’employeur devra régler ce conflit de normes en appliquant la disposition la plus favorable pour le salarié.
Le maintien de salaire légal
Le Code du travail prévoit, dans ses articles L 1226-1 et D 1226-1 à D 1226-8, que le salarié doit percevoir 90 % pendant les 10 premiers jours puis 2/3 de son salaire brut en cas d'absence pour arrêt maladie pendant les 30 jours suivants.
Ce montant est bien entendu versé par l'employeur, puisqu'il s'agit de son salaire brut et que le calcul se fait directement sur le bulletin de salaire, suite au calcul de la déduction de salaire correspondant à l'absence pour arrêt maladie.
Le Code du travail prévoit également quelques conditions afin que cette disposition s'applique, et que le salarié perçoive bien 90 % ou 2/3 de son salaire brut :
La Sécurité sociale doit prendre en charge l'arrêt de travail dont il est question.
Le salarié doit être soigné en France, ou dans l'un des pays membres de l'UE ou de l'EEE.
Le salarié doit avoir fait constater son incapacité à travailler et envoyé l'arrêt de travail à son employeur dans les 48 heures.
Le salarié doit avoir au minimum un an d'ancienneté dans l'entreprise.
Le cas échéant, le salarié doit faire l'objet d'une contre-visite médicale patronale.
Pour déterminer l'ancienneté du salarié, il faut se situer au premier jour de l'arrêt en question.
Comment calcule-t-on le maintien de salaire d'après les dispositions légales ?
Pendant les 30 premiers jours de l'arrêt maladie, on verse au salarié 90 % de la rémunération brute qu'il aurait perçue s'il n'avait pas été absent.
Pendant les 30 jours suivants, on verse au salarié 2/3 de la rémunération brute qu'il aurait perçue s'il n'avait pas été absent.
II. Délai de carence
- Maladie non professionnelle, accident non professionnel et accident de trajet : 7 jours calendaires. - Maladie professionnelle ou accident du travail : pas de délai de carence. |
III. Durée et taux d'indemnisation (source : RF Paye)
Moins de 1 an d'ancienneté | Pas d'indemnités complémentaires |
De 1 à moins de 6 ans d'ancienneté | - 30 premiers jours : 90 % de la rémunération brute - 30 jours suivants : 66,66 % de la rémunération brute |
De 6 à moins de 11 ans d'ancienneté | - 40 premiers jours : 90 % de la rémunération brute - 40 jours suivants : 66,66 % de la rémunération brute |
De 11 à moins de 16 ans d'ancienneté | - 50 premiers jours : 90 % de la rémunération brute - 50 jours suivants : 66,66 % de la rémunération brute |
De 16 à moins de 21 ans d'ancienneté | - 60 premiers jours : 90 % de la rémunération brute - 60 jours suivants : 66,66 % de la rémunération brute |
De 21 à moins de 26 ans d'ancienneté | - 70 premiers jours : 90 % de la rémunération brute - 70 jours suivants : 66,66 % de la rémunération brute |
De 26 à moins de 31 ans d'ancienneté | - 80 premiers jours : 90 % de la rémunération brute - 80 jours suivants : 66,66 % de la rémunération brute |
À partir de 31 ans d'ancienneté | - 90 premiers jours : 90 % de la rémunération brute - 90 jours suivants : 66,66 % de la rémunération brute |
Le maintien de salaire conventionnel
Nous l'avons déjà un peu évoqué plus haut, il peut exister des dispositions conventionnelles plus favorables que le Code du travail concernant le maintien de salaire.
Jusque-là, cela n'est pas forcément compliqué : il suffit, comme indiqué plus haut, de bien vérifier les dispositions collectives applicables au salarié avant de calculer son bulletin de salaire.
Il y a toutefois une légère subtilité.
En effet, ce maintien de salaire peut être calculé sur la base du salaire net et non du salaire brut, comme c'est le cas dans les dispositions du Code du travail.
L'idée est de s'assurer que le salarié ne perçoive pas un salaire plus élevé pendant son absence que ce qu'il aurait perçu s'il avait réellement travaillé, en neutralisant l'avantage causé par l'exonération de cotisations sociales applicable aux indemnités journalières de la Sécurité sociale.
La subrogation
Il s'agit d'une situation très spécifique et en même temps très courante en paie. Lorsqu'un salarié est en arrêt de travail, il doit normalement percevoir des indemnités journalières de la Sécurité sociale.
Nous avons vu plus haut que l'employeur pouvait maintenir le salaire brut du salarié sur son bulletin, en attendant de recevoir les indemnités journalières de la Sécurité sociale pour les reverser à son salarié au niveau du bulletin de paie. C'est ce qu'on appelle la « subrogation ».
Il existe deux situations possibles :
L'employeur maintient l'intégralité du salaire brut.
L'employeur maintient une partie seulement du salaire brut.
L'employeur maintient l'intégralité du salaire brut
Lorsque l’employeur maintient le salaire en totalité, il peut être subrogé de plein droit dans la perception des IJSS.
C'est applicable aux :
IJSS de maladie ;
IJSS de maternité et assimilées (adoption, paternité) ;
IJSS d’accident du travail ou de maladie professionnelle.
L'employeur maintient une partie seulement du salaire brut
Si le maintien de salaire (total ou partiel) se fait sous déduction des IJSS, il y a deux possibilités :
Soit l’assuré les perçoit directement.
Soit l’employeur en fait l’avance ; auquel cas il peut être subrogé.
Dans les deux cas, l’employeur effectue seulement un complément de salaire.
Dans tous les cas, la mise en œuvre de la subrogation suppose que le salaire maintenu soit au moins égal au montant des IJSS.
Quel est l'impact d'une reprise anticipée du salarié sur la subrogation ?
Nous l'avons vu plus haut, en cas de reprise anticipée, l’employeur qui applique la subrogation doit informer la caisse de Sécurité sociale qui verse les IJSS. Il s'agit en général de la CPAM dont dépend le salarié concerné ; faute de quoi, il pourrait faire l'objet de sanctions financières.
Les différents types d'arrêts de travail liés à la maladie ou traités de la même manière
Il y a d'autres arrêts de travail qui suivent le même fonctionnement qu'un arrêt de travail pour maladie ; à savoir, pour les plus importants :
Le congé de maternité
C'est un congé obligatoire auquel on ne peut déroger. Il est automatique et est réparti entre la période précédant la naissance de l'enfant et la période suivant la naissance.
Il peut y avoir des exceptions à la répartition.
Voici un petit tableau récapitulatif trouvé sur le site https://www.service-public.fr (sélectionner l’option “Voir toutes les informations sans préciser ma situation”) :
Durée du congé de maternité selon le nombre d'enfants déjà à charge
Statut de l'enfant à naître | Durée du congé prénatal | Durée du congé postnatal | Durée totale du congé de maternité |
1er enfant | 6 semaines | 10 semaines | 16 semaines |
2e enfant | 6 semaines | 10 semaines | 16 semaines |
3e enfant ou plus | 8 semaines | 18 semaines | 26 semaines |
Concernant l'indemnisation, le principe est relativement le même que pour l'absence maladie, à savoir le versement d'indemnités journalières, dont le montant est calculé en déterminant le gain journalier de base calculé sur la période de référence, divisé par 91,25.
Le salaire pris en compte ne peut pas dépasser le plafond mensuel de la Sécurité sociale en vigueur lors du dernier jour du mois qui précède l'arrêt (soit 3 666 € par mois en 2023, ou 3 428 € par mois en 2022).
Au niveau du bulletin de salaire, la présentation est la même, avec l'utilisation de rubriques de paie spécifiques au congé de maternité.
Le congé de paternité et d'accueil de l'enfant
Lors de la naissance d'un enfant, le père salarié bénéficie du congé de paternité et d'accueil de l'enfant. Si la mère de l'enfant vit avec une autre personne salariée, celle-ci peut également bénéficier du congé.
Ce congé bénéficie lui aussi du versement d'une indemnité par la Sécurité sociale.
La durée du congé de paternité et d'accueil de l'enfant est fixée à 25 jours calendaires consécutifs, avec 4 jours obligatoires à prendre immédiatement après la naissance de l'enfant.
Au niveau du calcul de l'absence sur le bulletin, le système est le même que pour l'absence maladie.
Pour ce qui est de l'indemnisation, le Code du travail ne prévoit pas d'indemnisation par l'employeur, donc de maintien de salaire.
Toutefois, certaines conventions collectives peuvent prévoir un maintien de salaire.
Concernant l'indemnisation, le principe est relativement le même que pour l'absence maladie, à savoir le versement d'indemnités journalières, dont le montant est calculé en déterminant le gain journalier de base calculé sur la période de référence, divisé par 91,25.
Le salaire pris en compte ne peut pas dépasser le plafond mensuel de la Sécurité sociale en vigueur lors du dernier jour du mois qui précède l'arrêt (soit 3 666 € par mois en 2023, ou 3 428 € par mois en 2022).
L'arrêt de travail pour accident de travail ou maladie professionnelle (AT/MP)
Dans ce cas, il faut bien faire attention, car le montant de l'indemnisation et les conditions de versement sont différents de ceux prévus pour un arrêt maladie.
Les indemnités journalières correspondent à un pourcentage de ce salaire journalier de référence qui varie en fonction de la durée de l'arrêt maladie, dans la limite d'un montant appelé gain journalier net (le salaire journalier moins 21 %). Le montant est plafonné et évolue dans le temps :
pendant les 28 premiers jours suivant l'arrêt de travail, l'indemnité journalière est égale à 60 % du salaire journalier de base, avec un montant maximum plafonné à 220,14 € au 1er janvier 2023 ;
à partir du 29e jour d'arrêt de travail, l'indemnité journalière est majorée et portée à 80 % du salaire journalier de base, avec un montant maximum plafonné à 293,51 € au 1er janvier 2023 ;
au-delà de trois mois d'arrêt de travail, l'indemnité journalière peut être revalorisée en cas d'augmentation générale des salaires après l'accident.
La CSG (6,2 %) et la CRDS (0,50 %) sont ensuite déduites du montant des indemnités journalières dues.
En résumé
L'absence maladie entraîne automatiquement une déduction de salaire.
L'employeur peut, si certaines conditions sont remplies, verser une indemnité au salarié pour compenser la déduction de son salaire, appelée maintien de salaire.
La Sécurité sociale compense elle aussi la déduction de salaire, sous certaines conditions, via le versement d'indemnités journalières.
La Sécurité sociale ne rembourse pas les trois premiers jours de l'absence : on appelle cela le délai de carence.
Si l'employeur maintient le salaire de son employé et demande à recevoir directement les indemnités journalières de la Sécurité sociale, on appelle cela la subrogation.
Dans le chapitre suivant, nous apprendrons à maîtriser les IJSS et les IJ prévoyance.
