Identifiez les règles du maintien de salaire et de la subrogation en cas de maladie

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour maîtriser la gestion des congés payés en paie. Je vous propose maintenant de passer à un évènement un peu plus technique encore que les congés payés, à savoir l'absence maladie.

Cette partie du cours va vous permettre de comprendre :

1. quels aspects de la maladie sont répercutés en paie,

2. la façon dont ces aspects en question impactent le bulletin de salaire,

3. mais aussi les différentes règles à appliquer le cas échéant.

#Comprenez les règles générales de l'absence maladie

L'absence maladie du salarié entraîne assez logiquement une déduction de son salaire. Cette déduction est donc calculée en fonction de la durée de l'absence en question.

Ces deux méthodes peuvent également être appliquées selon les jours ouvrés, les jours ouvrables, les jours calendaires.

Les heures réelles peuvent être définies comme les heures réellement travaillées par le collaborateur dans le mois en cours.

Pour un salaire à 35 h/semaine, les heures moyennes sont de 151,67 h en raison de la mensualisation.

Cela est dû essentiellement au fait que cette méthode de calcul permet une "stricte proportionnalité" entre la retenue et la durée de l'absence.

Cette méthode est celle qu'il faut appliquer lorsque l'absence maladie ne peut pas faire l'objet d'une indemnisation.

Cela signifie que si l'absence maladie fait l'objet d'une indemnisation, il reste possible d'utiliser la méthode se basant sur les jours calendaires, qui est la même que celle utilisée pour le calcul des indemnités journalières de la Sécurité sociale :

(salaire brut / nombre de jours calendaires du mois) x nombre de jours calendaires d'absence

Exemple :

Un salarié est absent du 15 au 21 mai 2023 pour maladie.

Ce salarié travaille 7 h par jour.

Il est rémunéré 3 000 €. Le mois de mai compte 23 jours de travail, soit 23 * 7 = 161 heures.

Calcul de l'absence en "heures réelles" :(3 000 € / 161 heures) x 35 heures = 652,17 €

Calcul de l'absence en "jours calendaires" :  (3 000 € / 31 jours) x 7 jours = 677,42 €

En d'autres termes, comme les congés payés, la maladie fait l'objet :

1. D'une déduction de salaire dans une rubrique spécifique du bulletin de salaire.

2. D'une indemnisation lorsque les conditions nécessaires sont réunies, calculée sur une rubrique distincte et correctement identifiée sur le bulletin de salaire.  

Au premier abord, le traitement en paie d'une absence maladie ou autre absence similaire peut paraître compliqué.

Il est donc essentiel de respecter une certaine organisation dans la vérification des informations, et de ne pas laisser au hasard certains éléments qui peuvent être déterminants dans le calcul de l'arrêt de travail sur le bulletin.

1. Vérifier s'il y a déjà eu des arrêts de travail sur les périodes précédentes : nous le verrons plus loin, si certaines conditions sont remplies, la maladie peut être indemnisée par l'employeur, via un maintien de salaire légal ou conventionnel. Cette indemnisation obéit à certaines règles en matière de délai. Il faut donc être en mesure de dire le nombre exact de jours de maladie du salarié, afin d'évaluer son droit à indemnisation.

2. Vérifier l'ancienneté et le statut du salarié : cela permettra tout simplement de connaître exactement son droit à indemnisation. 

3. Vérifier l'application ou non d'une convention collective : pour les mêmes raisons que celles expliquées ci-dessus. Le droit du travail a des dispositions spécifiques en matière d'arrêt de travail ; toutefois, les dispositions des conventions collectives peuvent être plus favorables. Dans ce cas, il faudra bien sûr les appliquer.

À partir de là, vous devriez avoir toutes les clés afin de calculer sereinement et correctement votre absence sur le bulletin de salaire.

#Quelques précisions

Si l'absence du salarié n'est pas indemnisée, alors le plafond du bulletin devra être réduit proportionnellement à la durée de l'absence non rémunérée.

Si un salarié est licencié alors qu'il est en arrêt de travail, les salaires de référence pour la base de calcul de l’indemnité de licenciement sont ceux antérieurs à l’arrêt de travail.

Le contrat de travail est seulement suspendu au cours de la maladie. À la fin de son arrêt, le salarié doit retrouver son poste.

Cela va dépendre de l'application ou non de la subrogation par l'employeur :

#Le maintien de salaire

Lorsque certaines conditions sont remplies, le salarié peut bénéficier de ce qu'on appelle un "maintien de salaire".

Il s'agit tout simplement d'une indemnisation opérée par l'employeur, en application du Code du travail ou bien de dispositions conventionnelles, ou d'un usage interne.

Le maintien de salaire vise à verser au salarié tout ou partie de la déduction correspondant à son absence maladie directement sur le bulletin de salaire, en attendant le versement d'indemnités complémentaires de la Sécurité sociale.

On dit que le salaire est maintenu.

Ce maintien de salaire est donc un complément des indemnités journalières de la Sécurité sociale.

Avant de rentrer dans les détails concernant ce maintien de salaire, il faut aborder une notion particulière, à savoir le "délai de carence".

#Le délai de carence

Le délai de carence est un dispositif visant à distinguer le début d'une période d'absence indemnisable et le début de l'indemnisation de cette absence.

En d'autres termes, cela désigne la durée entre ces deux périodes.

Dans le cas de l'absence maladie, il peut y avoir plusieurs délais de carence :

1. Le délai de carence opéré par la Sécurité sociale pour le calcul des indemnités complémentaires.

2. Le délai de carence opéré par l'employeur pour le calcul du maintien de salaire en vertu du Code du travail et en l'absence, bien entendu, de dispositions conventionnelles plus favorables.

L'application d'un délai de carence peut de plus être lié à la nature de l'absence en elle-même. Nous verrons le détail un peu plus loin.

#Le délai de carence appliqué sur les indemnités complémentaires de la Sécurité sociale

Pour calculer le délai de carence, il faut partir du premier jour qui aura été non travaillé dans son intégralité par le salarié, et compter 3 jours calendaires. À partir du 4e jour, la Sécurité sociale sera en mesure d'indemniser le salarié pour une absence maladie non professionnelle.

Exemple :

Un salarié travaille le lundi 16 avril au matin, puis se rend chez son médecin qui lui délivre un arrêt de travail dans l'après-midi du 16 avril. 

Le délai de carence étant de trois jours calendaires, la Sécurité sociale va comptabiliser trois jours calendaires, du 17 au 19 avril, le 16 ayant été en partie travaillé.

Donc, l'indemnisation par la Sécurité sociale sera calculée à partir du 20 avril.

#Le délai de carence appliqué sur le maintien de salaire par l'employeur

Les dispositions du Code du travail prévoient un délai de carence en cas de maintien de salaire par l'employeur.

Ce délai de carence concerne les arrêts suivants uniquement :

• maladie non professionnelle ;

• accident de trajet ;

• accident de droit commun.

Lorsque ces situations se présentent, l'employeur doit alors appliquer, en vertu des dispositions du Code du travail, un délai de carence de 7 jours calendaires.

Comme expliqué plus haut, en cas de maintien de salaire par l'employeur, les dispositions de la convention collective dont dépend l'entreprise peuvent être plus favorables que celles du Code du travail.

Il peut arriver également que des conventions collectives soient moins favorables que celles du droit du travail. Le cas échéant, l’employeur devra régler ce conflit de normes en appliquant la disposition la plus favorable pour le salarié.

#Le complément employeur légal

Les conditions pour bénéficier du complément employeur légal : 
Selon les dispositions de l'article L 1226-1 du Code du travail, pour bénéficier d'un maintien / complément de salaire, le salarié devra :

• Justifier d'un minimum d'un an d'ancienneté au sein de l'entreprise.
  L'article D 1226-8 du Code du travail précise que :

"L'ancienneté prise en compte pour la détermination du droit à l'indemnité complémentaire s'apprécie au premier jour de l'absence".

• Faire parvenir à son employeur dans un délai de 48 heures une ordonnance médicale prescrivant un arrêt de travail. L'employeur adressera à la caisse primaire d'assurance maladie, une attestation de salaire comportant les détails de salaires des douze derniers mois permettant le calcul des indemnités journalières.

• Bénéficier des indemnités journalières de Sécurité Sociale versées par la Sécurité Sociale.

• Bénéficier de soins en territoire français ou au sein de l'Union Européenne.

Ces conditions s'appliqueront à défaut d'accord ou de conventions collectives ou si les accords et conventions existantes sont moins favorables.

Ce montant est bien entendu versé par l'employeur, puisqu'il s'agit de son salaire brut et que le calcul se fait directement sur le bulletin de salaire, suite au calcul de la déduction de salaire correspondant à l'absence pour arrêt maladie.

Le Code du travail prévoit également quelques conditions afin que cette disposition s'applique, et que le salarié perçoive bien 90 % ou 2/3 de son salaire brut :

1. La Sécurité sociale doit prendre en charge l'arrêt de travail dont il est question.

2. Le salarié doit être soigné en France, ou dans l'un des pays membres de l'UE ou de l'EEE.

3. Le salarié doit avoir fait constater son incapacité à travailler et envoyé l'arrêt de travail à son employeur dans les 48 heures.

4. Le salarié doit avoir au minimum un an d'ancienneté dans l'entreprise.

5. Le cas échéant, le salarié doit faire l'objet d'une contre-visite médicale patronale.

Pour déterminer l'ancienneté du salarié, il faut se situer au premier jour de l'arrêt en question.

Exemples :

• Un salarié a commencé à travailler le 2 janvier 2022.

  • Il est mis en arrêt de travail le 26 décembre 2022.

  • N'ayant pas acquis un an d'ancienneté au 26 décembre, les dispositions légales ne s'appliquent pas et son employeur n'est pas tenu de lui maintenir son salaire.

• Un salarié a commencé à travailler le 2 janvier 2022.

  • Il est mis en arrêt de travail le 3 janvier 2023.

  • Il a acquis un an d'ancienneté la veille et peut donc faire l'objet d'un maintien de salaire par son employeur, en application des dispositions légales.

1. Pendant les 30 premiers jours de l'arrêt maladie, on verse au salarié 90 % de la rémunération brute qu'il aurait perçue s'il n'avait pas été absent.

2. Pendant les 30 jours suivants, on verse au salarié 2/3 de la rémunération brute qu'il aurait perçue s'il n'avait pas été absent.

#Le délai de carence

Ce délai s'applique en cas d'accident de trajet uniquement (sauf convention collective plus favorable).
Il n'y a aucun délai de carence en cas d'accident du travail ou maladie professionnelle, ce qui signifie que l'employeur verse son complément légal dès le premier jour de l'arrêt.

#Durée et taux d'indemnisation

À défaut de calculs prévus par un accord ou une convention collective, la loi organise les modalités de calcul du complément employeur. Les articles D1226-1 et suivants, du Code du travail organisent les durées de versement du complément employeur :

• De 1 an d'ancienneté à 5 ans, la durée du complément est de 60 jours calendaires. Les délais d'indemnisation s'appliquent sur une période de date à date sur l'année. Ainsi un maintien de 15 jours réduit les droits ultérieurs pendant une période glissante d'un an.

• Après 1 an d'ancienneté, les temps d'indemnisation sont augmentés de 20 jours par période entière d'ancienneté de 5 ans avec un maximum de 90 jours par période, comme indiqué sur le tableau ci-dessous. Ce décompte s'effectue au-delà de la période minimale d'un an d'ancienneté.

#Le maintien de salaire conventionnel

Nous l'avons déjà un peu évoqué plus haut, il peut exister des dispositions conventionnelles plus favorables que le Code du travail concernant le maintien de salaire.

Jusque-là, cela n'est pas forcément compliqué : il suffit, comme indiqué plus haut, de bien vérifier les dispositions collectives applicables au salarié avant de calculer son bulletin de salaire.

Il y a toutefois une légère subtilité.

En effet, ce maintien de salaire peut être calculé sur la base du salaire net et non du salaire brut, comme c'est le cas dans les dispositions du Code du travail.

L'idée est de s'assurer que le salarié ne perçoive pas un salaire plus élevé pendant son absence que ce qu'il aurait perçu s'il avait réellement travaillé, en neutralisant l'avantage causé par l'exonération de cotisations sociales applicable aux indemnités journalières de la Sécurité sociale.

#La subrogation

Il s'agit d'une situation très spécifique et en même temps très courante en paie. Lorsqu'un salarié est en arrêt de travail, il doit normalement percevoir des indemnités journalières de la Sécurité sociale.

Nous avons vu plus haut que l'employeur pouvait maintenir le salaire brut du salarié sur son bulletin, en attendant de recevoir les indemnités journalières de la Sécurité sociale pour les reverser à son salarié au niveau du bulletin de paie. C'est ce qu'on appelle la « subrogation ».

Il existe deux situations possibles :

1. L'employeur maintient l'intégralité du salaire brut.

2. L'employeur maintient une partie seulement du salaire brut.

#L'employeur maintient l'intégralité du salaire brut

Dans ce cas, l'employeur calculera les IJSS dues au salarié pendant la période du complément et lui versera en nettes comme le fait la CPAM, c'est sous déduction de 6,70 % de CSG / CRDS.

La demande de subrogation s'effectue lorsque l'employeur établit l'attestation de salaire.

C'est applicable aux :

• IJSS de maladie ;

• IJSS de maternité et assimilées (adoption, paternité) ;

• IJSS d’accident du travail ou de maladie professionnelle.

#L'employeur maintient une partie seulement du salaire brut

Si le maintien de salaire (total ou partiel) se fait sous déduction des IJSS, il y a deux possibilités :

1. Soit l’assuré les perçoit directement.

2. Soit l’employeur en fait l’avance ; auquel cas il peut être subrogé.

Dans les deux cas, l’employeur effectue seulement un complément de salaire.

Dans tous les cas, la mise en œuvre de la subrogation suppose que le salaire maintenu soit au moins égal au montant des IJSS.

Nous l'avons vu plus haut, en cas de reprise anticipée, l’employeur qui applique la subrogation doit informer la caisse de Sécurité sociale qui verse les IJSS. Il s'agit en général de la CPAM dont dépend le salarié concerné ; faute de quoi, il pourrait faire l'objet de sanctions financières.

#Les différents types d'arrêts de travail liés à la maladie ou traités de la même manière

Il y a d'autres arrêts de travail qui suivent le même fonctionnement qu'un arrêt de travail pour maladie ; à savoir, pour les plus importants :

#Le congé de maternité

C'est un congé obligatoire auquel on ne peut déroger. Il est automatique et est réparti entre la période précédant la naissance de l'enfant et la période suivant la naissance.

Il peut y avoir des exceptions à la répartition.

Durée du congé de maternité selon le nombre d'enfants déjà à charge :

La CPAM verse des indemnités journalières, dont le montant est fixé selon ces étapes de calcul :

• Calcul du salaire journalier de base : somme des 3 derniers salaires bruts perçus avant la date d'interruption du travail, divisé par 91,25.

• Montant maximal du salaire journalier de base : le salaire pris en compte ne peut pas dépasser le plafond mensuel de la sécurité sociale en vigueur lors du dernier jour du mois qui précède l'arrêt (soit 3 925 € par mois en 2025).

• Taux forfaitaire appliqué par la CPAM : la CPAM retire à ce salaire journalier de base un taux forfaitaire de 21 %.

• Montant minimal et montant maximal des indemnités journalières : le montant ne peut pas être inférieur à 11,02 € ni supérieur à 101,94 € par jour.

• Les indemnités journalières sont versées tous les 14 jours.

Au niveau du bulletin de salaire, la présentation est la même, avec l'utilisation de rubriques de paie spécifiques au congé de maternité.

#Le congé de paternité et d'accueil de l'enfant

Lors de la naissance d'un enfant, le père salarié bénéficie du congé de paternité et d'accueil de l'enfant. Si la mère de l'enfant vit avec une autre personne salariée, celle-ci peut également bénéficier du congé.

Ce congé bénéficie lui aussi du versement d'une indemnité par la Sécurité sociale.

Au niveau du calcul de l'absence sur le bulletin, le système est le même que pour l'absence maladie.

Pour ce qui est de l'indemnisation, le Code du travail ne prévoit pas d'indemnisation par l'employeur, donc de maintien de salaire.

Toutefois, certaines conventions collectives peuvent prévoir un maintien de salaire.

Exemple : La convention collective de la métallurgie Ingénieurs et Cadres prévoit, après 1 an de présence dans l'entreprise, un maintien de salaire de :

• 3 mois à plein tarif et 3 mois à demi-tarif pour une période d'ancienneté de 1 à 5 ans ;

• 4 mois à plein tarif et 4 mois à demi-tarif pour une période d'ancienneté de 5 à 10 ans ;

• 5 mois à plein tarif et 5 mois à demi-tarif pour une période d'ancienneté de 10 ans à 15 ans ;

• 6 mois à plein tarif et 6 mois à demi-tarif pour une ancienneté au-delà de 15 ans.

Concernant l'indemnisation, le principe est relativement le même que pour l'absence maladie, à savoir le versement d'indemnités journalières, dont le montant est calculé en déterminant le gain journalier de base calculé sur la période de référence, divisé par 91,25.

Le salaire pris en compte ne peut pas dépasser le plafond mensuel de la Sécurité sociale en vigueur lors du dernier jour du mois qui précède l'arrêt (soit 3 925€ en 2025).

#L'arrêt de travail pour accident de travail ou maladie professionnelle (AT/MP)

Dans ce cas, il faut bien faire attention, car le montant de l'indemnisation et les conditions de versement sont différents de ceux prévus pour un arrêt maladie.

Les indemnités journalières correspondent à un pourcentage de ce salaire journalier de référence qui varie en fonction de la durée de l'arrêt maladie, dans la limite d'un montant appelé gain journalier net (le salaire journalier moins 21 %). Le montant est plafonné et évolue dans le temps :

• pendant les 28 premiers jours suivant l'arrêt de travail, l'indemnité journalière est égale à 60 % du salaire journalier de base, avec un montant maximum plafonné à 220,14 € au 1er janvier 2023 ;

• à partir du 29e jour d'arrêt de travail, l'indemnité journalière est majorée et portée à 80 % du salaire journalier de base, avec un montant maximum plafonné à 293,51 € au 1er janvier 2023 ;

• au-delà de trois mois d'arrêt de travail, l'indemnité journalière peut être revalorisée en cas d'augmentation générale des salaires après l'accident.

Exemple : pour un salarié ayant perçu 2 000 € bruts le mois précédant son accident du travail, le gain journalier net du salarié pendant son arrêt est égal à :[2 000 - (21 % * 2 000)] / 30,42 = 51,93 €

Les indemnités journalières sont calculées ainsi :

• Pendant les 28 premiers jours d'arrêt, le montant des IJ est de :(2 000 / 30,42) * 60 % = 39,44 €

• À partir du 29e jour d'arrêt, le montant serait de 52,59 €, soit :(2 000 / 30,42) * 80 %

• La limite du gain journalier net étant dépassée, le montant versé à partir du 29e jour sera ramené à 51,93 €.

La CSG (6,2 %) et la CRDS (0,50 %) sont ensuite déduites du montant des indemnités journalières dues.

#En résumé

• L'absence maladie entraîne automatiquement une déduction de salaire.

• L'employeur peut, si certaines conditions sont remplies, verser une indemnité au salarié pour compenser la déduction de son salaire, appelée maintien de salaire.

• La Sécurité sociale compense elle aussi la déduction de salaire, sous certaines conditions, via le versement d'indemnités journalières.

• La Sécurité sociale ne rembourse pas les trois premiers jours de l'absence : on appelle cela le délai de carence.

• Si l'employeur maintient le salaire de son employé et demande à recevoir directement les indemnités journalières de la Sécurité sociale, on appelle cela la subrogation.

 Dans le chapitre suivant, nous apprendrons à maîtriser les IJSS et les IJ prévoyance.