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Mis à jour le 20/04/2022

Maîtrisez les règles et calculs en cas de départ du salarié

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Dans ce chapitre, vous trouverez les informations concernant les différents cas de rupture ou de fin du contrat de travail, ainsi que les procédures à respecter, les documents obligatoires à remettre au salarié et pour finir, les différentes indemnités que le salarié pourra recevoir selon les cas de figure. Le cours complémentaire vous apportera plus d'informations concernant le calcul des indemnités dues en cas de rupture du contrat de travail, ainsi que les régimes social et fiscal à appliquer sur le bulletin de salaire.

Le scénario le plus classique et le plus sensible en termes de "départ du salarié" reste celui de la rupture du contrat de travail, ou tout simplement l'arrivée à son terme de l'exécution du contrat en question. En effet, suite à la rupture du contrat, indépendamment ou non de la volonté du salarié ou de l'employeur, beaucoup d'éléments vont devoir être respectés et contrôlés avant le calcul du dernier bulletin du salarié :

Tous ces éléments sont essentiels à connaître ou tout du moins à savoir vérifier lorsqu'on est gestionnaire de paie, afin d'éviter toute erreur qui pourrait déboucher sur un contentieux juridique entre le salarié et son employeur.

Nous allons donc dans un premier temps voir les différents cas de rupture ou de fin du contrat de travail, pour ensuite nous pencher sur les différentes informations nécessaires à certains calculs, et dans un dernier temps, étudier leur impact sur le bulletin de salaire.

Les différentes causes de fin du contrat de travail

Cette partie va nous permettre de recenser les cas de fin du contrat de travail, qu'il y ait rupture ou non du contrat.

Nous pourrons ainsi avoir une meilleure compréhension de ce qui doit se passer dans chaque cas de figure, afin de pouvoir par la suite savoir quels éléments devront être calculés sur le bulletin, comment les calculer et quelles sources vérifier systématiquement avant de finaliser le dernier bulletin du salarié.

Fin de CDD

Le contrat à durée déterminée (CDD) s'achève :

  • soit parce qu'il arrive à son terme ;

  • soit parce qu'il fait l'objet d'une rupture anticipée.

Si le salarié conserve son emploi après l'échéance du CDD alors qu'aucun accord de renouvellement n'a été prévu, le contrat devient un CDI. Le salarié conserve l'ancienneté acquise au cours du CDD. La durée du CDD est déduite de la période d'essai éventuellement prévue dans le CDI.

Le terme du CDD initialement fixé peut être reporté lorsque le CDD a été conclu pour remplacer un salarié temporairement absent, ou dont le contrat était suspendu.

Le report est possible jusqu'au surlendemain du jour où la personne remplacée reprend ses fonctions.

Rupture anticipée du CDD, du contrat d'apprentissage ou du contrat de professionnalisation, rupture pendant la période d'essai

Des dispositions spécifiques de rupture anticipée du contrat de travail sont prévues si vous êtes :

  1. En période d'essai (quel que soit le contrat).

  2. En contrat de travail à durée déterminée (CDD).

  3. En contrat de travail temporaire.

Démission

La démission est un mode de rupture du contrat de travail qui permet de quitter son entreprise sans avoir à justifier cette décision.

Ce droit peut être exercé à tout moment, même si le contrat de travail est suspendu.

Un salarié peut démissionner de son poste s'il est en CDI (hors période d'essai).

Il n'y a pas de procédure légale imposée pour signifier une démission. Le salarié peut donc prévenir son employeur :

  • par oral ;

  • par écrit, en lui adressant une lettre de démission.

Le salarié ne peut pas quitter son travail immédiatement après avoir signifié sa démission à son employeur. Il continue de travailler jusqu'au terme de son contrat de travail, dans le respect du délai de préavis prévu (sauf en cas de dispense du préavis).

Les indemnités

  1. En cas de dispense de préavis par l'employeur, le salarié a droit au versement d'une indemnité compensatrice de préavis.

  2. Une indemnité compensatrice de congés payés doit être versée si le salarié n'a pas pu prendre la totalité des congés acquis avant la date de rupture du contrat.

  3. Certains motifs de démission ouvrent droit au versement des allocations chômage. Dans ce cas, le salarié continue à bénéficier de la couverture santé dont il bénéficiait dans son ancien travail, sous certaines conditions.

  4. Le salarié peut également demander le déblocage anticipé des sommes s'il bénéficie d'un dispositif d'épargne salariale. 

Licenciement

Pour motif économique

Toute entreprise peut licencier, sous conditions, un salarié pour motif économique. L'entreprise doit cependant mettre en œuvre des mesures permettant d'éviter le licenciement du salarié. Par conséquent, avant ou pendant la procédure de licenciement, l'entreprise est tenue de mettre en œuvre des mesures de prévention, d'accompagnement et de reclassement du salarié.

Les mesures de prévention : activité partielle, accord de préservation ou de développement de l'emploi (APDE), accord de maintien de l'emploi. 

Les mesures d'accompagnement : plan de sauvegarde de l'emploi (PSE), contrat de sécurisation professionnelle (CSP).

Les mesures de reclassement : congé de reclassement, congé de mobilité, congé de conversion. 

Pour motif personnel

L'employeur qui envisage de licencier un salarié pour motif personnel doit respecter la procédure prévue en matière de licenciement. Les étapes à respecter sont les suivantes :

  1. Convocation du salarié à un entretien préalable.

  2. Déroulement de l'entretien.

  3. Envoi d'une lettre de licenciement.

  4. Préavis.

  5. Obligations liées à la rupture du contrat.

En cas d'absence de cause réelle et sérieuse, le licenciement sera considéré comme injustifié.

Les cas évoqués ci-dessous entrent dans la catégorie du licenciement pour motif personnel.

  • faute simple : la faute commise par le salarié ne justifie pas nécessairement la qualification de faute grave. Cependant, elle peut constituer une cause réelle et sérieuse de licenciement. La faute simple peut être reconnue, par exemple, à l'occasion d'une erreur ou d'une négligence commise par le salarié dans le cadre de son travail ;

  • faute grave : la faute du salarié est considérée comme une faute grave dès lors qu'elle résulte d'une violation des obligations du salarié et rend impossible son maintien dans l'entreprise.

    Le ou les faits fautifs doivent être directement imputables au salarié. La faute grave entraîne le départ immédiat du salarié (absences injustifiées ou abandon de poste, indiscipline ou insubordination du salarié, harcèlement, violences ou injures, vols dans l'entreprise, état d'ivresse pendant les heures de travail) ;

  • faute lourde : la faute du salarié est considérée comme une faute lourde lorsqu'elle est commise dans l'intention de nuire à l'employeur. C'est à l'employeur d'apporter la preuve de cette intention de nuire. À défaut, la faute lourde ne peut pas être reconnue. La faute lourde peut être reconnue notamment en cas de concurrence déloyale, ou lors d'une grève (par exemple en cas de dégradation, violence ou séquestration).

Au niveau des délais, la procédure se passe généralement de la manière suivante :

dans les 15 jours suivant la notification du licenciement, le salarié peut, par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) ou remise contre récépissé, demander à l'employeur des précisions sur les motifs énoncés dans la lettre de licenciement.

L'employeur dispose d'un délai de 15 jours après la réception de la demande du salarié pour apporter des précisions s'il le souhaite. Il communique ces précisions au salarié par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) ou remise contre récépissé.

Dans un délai de 15 jours suivant la notification du licenciement, l'employeur peut, à son initiative, préciser les motifs du licenciement.

Rupture conventionnelle

La rupture conventionnelle est ouverte au salarié employé en CDI dans le secteur privé.

Une fois l'accord de la rupture conventionnelle entre l'employeur et son salarié signé, ce dernier dispose d'un délai de rétractation de 15 jours calendaires, délai qui démarre le lendemain de la signature de l'accord.

À la suite de ce délai, la DREETS (Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) concernée doit recevoir un exemplaire de l'accord de rupture conventionnelle, et le valider dans les 15 jours ouvrables.

Sans cet accord de la DREETS, la rupture conventionnelle n'est pas valide. Cela signifie entre autres que le contrat de travail continue.

En cas d'homologation, et quelle que soit son ancienneté, le salarié qui signe une rupture conventionnelle homologuée perçoit une indemnité spécifique de rupture conventionnelle, au terme de la rupture du contrat.

Le salarié perçoit également :

  1. L'indemnité de congés payés, s'il n'a pas pris tous les congés acquis à la date de rupture du contrat.

  2. Si le contrat de travail prévoit une clause de non-concurrence, la contrepartie financière est due (sauf renonciation à la clause).

  3. À l'issue du contrat, les allocations chômage, s'il remplit les conditions nécessaires pour en bénéficier.

Le départ à la retraite et la mise à la retraite

Le départ à la retraite

L'âge légal à partir duquel un salarié a le droit de prendre sa retraite est fixé à 62 ans.

Dès que le salarié a atteint cet âge, il peut demander à partir à la retraite à tout moment.

Un salarié peut aussi partir à la retraite avant cet âge, sous conditions :

  • s'il a effectué une carrière longue ;

  • s'il est handicapé ;

  • en raison de la pénibilité de sa carrière.

Le salarié fixe lui-même sa date de départ. Toutefois, elle doit être fixée au 1er jour du mois qu'il a choisi.

Si le salarié veut prendre sa retraite dès qu'il a atteint 62 ans, il peut partir :

  • soit le 1er jour du mois qui suit le mois où il atteint cet âge ;

  • soit dès le jour de son anniversaire, s'il est né le 1er jour d'un mois.

La mise à la retraite

Un employeur peut, sous certaines conditions, mettre un salarié à la retraite.

Il faut que le salarié ait au moins atteint l'âge lui permettant de bénéficier automatiquement d'une retraite à taux plein (quel que soit le nombre de trimestres validés pour la retraite). Cet âge varie en fonction de la date de naissance du salarié.

Lorsque le salarié a 70 ans ou plus, l'employeur peut le mettre à la retraite sans attendre son accord. Les conditions à respecter varient selon que le salarié a atteint ou non l'âge de 70 ans.

La remise de documents au salarié à la fin de son contrat

Quelle que soit la raison de la fin de contrat, démission ou licenciement, par exemple, mais aussi décès, les documents suivants doivent être délivrés au salarié au dernier jour de son contrat de travail (ou à ses ayants droit en cas de décès) :

  1. Certificat de travail : il doit être délivré par l'employeur à l'expiration du contrat de travail, à la fin du préavis (exécuté ou non). Il est remis avec le dernier bulletin de salaire. Le certificat daté doit être obligatoirement signé par l'employeur ou un représentant mandaté. Même s'il est possible de le faire sur papier libre, il est recommandé de l'imprimer sur papier à en-tête de l'entreprise, comportant les nom, adresse et raison sociale de l'employeur. En plus du nom du salarié et de celui de l'entreprise, le certificat de travail doit comporter les mentions suivantes : dates d'entrée (période de stage rémunérée ou période d'essai incluse) et de sortie du salarié dans l'entreprise ; le ou les emplois occupés et leurs périodes respectives.

  2. Reçu pour solde de tout compte : ce document obligatoire présente les sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail (indemnité de rupture, salaire du mois en cours, indemnité compensatrice de congés payés et de préavis, prorata d'éventuelles primes, etc.). Il est établi en deux exemplaires, dont l'un est remis au salarié avec le dernier bulletin de salaire. Le salarié est libre de signer ou non le reçu. S'il refuse de le signer, cela n'a aucune conséquence. L'employeur ne peut notamment pas soumettre le versement des sommes, dues lors de la rupture, à la signature du reçu par le salarié. 0n dit de ce document qu'il a un effet libératoire : en effet, si les conditions de validité sont respectées, le salarié qui ne le dénonce pas par lettre recommandée, dans les 6 mois qui suivent sa signature, ne peut plus par la suite contester en justice les sommes qui y sont mentionnées.

  3. Attestation Pôle Emploi (ex-attestation Assedic) : elle est indispensable au demandeur d'emploi pour faire valoir ses droits à l'allocation chômage. Elle peut être transmise de deux manières, selon le nombre de salariés de l'entreprise. En effet, jusqu'à 9 salariés, l'employeur peut s'adresser à l'agence Pôle Emploi dont il dépend, ou bien transmettre l'attestation en ligne. En revanche, à partir de 10 salariés, l'attestation doit obligatoirement être remplie en ligne sur le site de Pôle Emploi. La remise ou transmission de ce document est obligatoire et ne peut pas être différée dans le temps. En cas de non-remise ou de remise tardive, il y a préjudice, et le salarié peut alors saisir le conseil de prud'hommes pour demander le versement de dommages et intérêts afin de réparer son préjudice. 

Les informations nécessaires lors d'une fin de contrat

Nous voilà arrivés au stade du chapitre où nous allons voir de la manière la plus détaillée possible les éléments et informations essentiels, afin d’assurer un calcul correct du dernier bulletin du salarié en cas de départ de l’entreprise.

Parmi ces informations, certaines sont tout simplement des informations personnelles, contractuelles ou encore liées à la paie. D’autres sont bien évidemment les sources de droit ayant un impact sur le calcul du bulletin de salaire.

Les informations du salarié

Date de naissance : elle est particulièrement importante pour le calcul de l'indemnité de licenciement ou de rupture conventionnelle.

Date d’ancienneté : comme la date de naissance, cela a notamment un impact sur le calcul de l'indemnité de licenciement ou de rupture conventionnelle.

Date de notification de la fin de contrat : cette notion est importante pour déterminer si la procédure a été respectée, et le début du préavis.

Date de début du préavis : cela a un impact sur les mois à prendre en compte pour le calcul du salaire de référence du préavis en question.

Durée du préavis : cela permet de calculer le montant du préavis en fonction de la durée effectuée.

Statut : cela a notamment un impact sur le calcul de l'indemnité de licenciement, car les règles peuvent différer selon que le salarié est employé ou cadre.

Variables de rémunération : ce point est particulièrement important. En effet, il faut bien vérifier les variables versées régulièrement au salarié, car cela a un impact sur le calcul de la base pour l'indemnité de licenciement, mais également l'indemnité de préavis et compensatrice de congés payés. Cela peut également jouer en cas de treizième mois, par exemple. En effet, il faudra que le gestionnaire de paie calcule le prorata du montant du treizième pour le verser sur le dernier bulletin du salarié.

Les sources de droit

Droit du travail : en cas d'absence de dispositions conventionnelles plus favorables, il faudra s'assurer que les dispositions légales sont bien respectées. De même, les règles de procédure devront être suivies scrupuleusement afin d'éviter tout litige sur ce point.

Convention collective : celle-ci est essentielle car de manière générale, plus favorable que le droit du travail. Si ces dispositions ne sont pas respectées, d'une part cela rend l'employeur responsable, et d'autre part cela porte préjudice au salarié. Il faut donc systématiquement en vérifier les dispositions à chaque fin de contrat.

Contrat de travail : il peut être très important, notamment pour les variables qui devraient être versées au salarié au jour de sa sortie.

Bien sûr, la liste n’est pas exhaustive ; chaque situation est unique et spécifique, et demande de vérifier rigoureusement les informations du salarié.

Cela étant dit, les éléments donnés ci-dessus vous donneront une bonne base de départ pour gérer des situations de fin de contrat.

Le calcul des éléments sur le bulletin de salaire

Nous allons nous concentrer dans cette section sur les éléments les plus courants et significatifs en cas de fin de contrat. Il faut donc bien savoir que cette liste n'est pas exhaustive, et que dans le cadre des bonnes pratiques à appliquer quand on est gestionnaire de paie, il faut bien analyser chaque situation de fin de contrat, en s'aidant des éléments donnés ci-dessus, pour s'assurer que rien n'est omis sur le dernier bulletin de salaire.

L'indemnité de licenciement

Si les conditions requises sont réunies, le salarié licencié a droit à ce qu'on appelle une "indemnité de licenciement".

Cette indemnité doit être calculée d'après les règles légales prévues à cet effet. En revanche, si la convention collective, un accord d'entreprise ou le contrat de travail prévoit des règles plus favorables, alors il faudra payer ce montant au salarié.

Le calcul de l'indemnité de licenciement est donc toujours soumis à une comparaison entre le calcul légal et le calcul conventionnel ou autre.

Cela rejoint ce que nous avons évoqué plus haut, à savoir l'obligation de vérifier systématiquement les règles de la convention collective et/ou des autres sources qui pourraient s'appliquer, avant de calculer le dernier bulletin de salaire.

Vous trouverez ci-dessous les règles légales pour le calcul de l'indemnité de licenciement, que vous pouvez retrouver aux articles R 1234-1 à R 1234-5 du Code du travail :

Un élément important ici est le "salaire". À quoi correspond-il ? C'est ce que nous dit l'article R 1234-2 :

Un autre élément essentiel dans ces articles et pour ce calcul est le principe "d'ancienneté". En effet, comment doit-on calculer cette ancienneté ? L'impact sur le calcul est en effet primordial.

Dans ce genre de situation, le mieux pour visualiser et comprendre le calcul est d'utiliser un exemple concret.

Je vous propose de regarder ensuite les règles de deux conventions collectives différentes pour le calcul de l'indemnité de licenciement.

Dispositions de la convention collective Syntec :

  • Article 18 : 2 ans d’ancienneté et indemnité réduite d’1/3 en cas de « reclassement » hors de l’entreprise.

  • Article 19 : un montant d’indemnité égal à 1/3 de mois pour les cadres et de 1/4 de mois pour les ETAM sur 20 ans, puis 0,30 au-delà ; un salaire de référence qui contrairement à la loi est sur 12 mois seulement, et exclut les majorations pour heures supplémentaires.

Certaines conventions collectives prévoient des modes de calcul différents.

L'indemnité compensatrice de préavis

En règle générale, le salarié qui démissionne ou qui est licencié doit exécuter ce qu'on appelle une période de "préavis" dont la durée varie en fonction de son ancienneté, ou de son statut au sein de l'entreprise.

Ainsi, l'article L 1234-1 du Code du travail fixe les durées minimales de préavis suivantes, en cas de licenciement :

  • en dessous de 6 mois d’ancienneté : la durée est déterminée par la loi, la convention collective, les usages ou encore la profession ;

  • de 6 mois à moins de 2 ans d’ancienneté, le préavis est d’un mois ;

  • à partir de 2 ans d’ancienneté, le préavis est de 2 mois.

La convention collective, les usages de l’entreprise ou le contrat de travail peuvent prévoir des durées de préavis plus favorables, c’est-à-dire plus longues en cas de licenciement. Il est également possible de prévoir des conditions d'ancienneté moins importantes.

Si les conditions requises sont respectées, le salarié peut ne pas exécuter son préavis, et se verra donc verser une "indemnité compensatrice de préavis".

Le Code du travail précise les règles de calcul minimales à l'article L 1234-5, en posant le principe suivant :

En d'autres termes, cela signifie que si la rémunération du salarié est composée d’une partie fixe et d’une partie variable (commissions), il faut en tenir compte dans l’assiette de calcul de l’indemnité compensatrice.

Bien évidemment, la convention collective applicable au salarié concerné ne peut pas être moins favorable que ces dispositions.

En pratique, comment cela se traduit-il au niveau du calcul ?

Au niveau des éléments, cela concerne tous les éléments fixes et variables qu'il aurait reçus s'il avait travaillé pendant la durée de son préavis.

Cela demande de faire attention aux différents éléments perçus sur les 12 mois précédant la date de notification.

Il faut également bien penser à passer le préavis sur le bulletin de la manière suivante :

  1. Une rubrique d'absence illustrant la non-exécution du préavis.

  2. Une rubrique intitulée "Indemnité compensatrice de préavis" avec le montant de l'indemnité correspondant à l'absence.

L'indemnité compensatrice de congés payés

Cet élément a déjà été étudié dans la première partie de ce cours, nous n'y reviendrons donc pas.

J'insiste en revanche sur l'importance de ne pas oublier ce montant sur le dernier bulletin du salarié.

L'indemnité compensatrice de RTT

Cet élément a déjà été étudié dans la troisième partie de ce cours, nous n'y reviendrons donc pas.

J'insiste en revanche sur l'importance de ne pas oublier ce montant sur le dernier bulletin du salarié, pour le cas où il y aurait un reliquat de jours de RTT dans ses compteurs.

L'indemnité de précarité

Le salarié a droit à une indemnité de fin de contrat (dite prime de précarité) lorsque le CDD arrive à son terme. Toutefois, dans certains cas, l'indemnité n'est pas versée.

Cette indemnité est versée à l'issue du contrat en même temps que le dernier salaire, et doit figurer sur le bulletin de paie correspondant.

L'indemnité de précarité est :

  • soumise à cotisations sociales ;

  • soumise à impôt sur le revenu.

En résumé

  • Les différents cas de fin ou de rupture du contrat de travail sont soumis à des règles de procédure et de calcul strictes et spécifiques.

  • Chaque situation donne lieu à la remise des mêmes documents de fin de contrat : certificat de travail, reçu pour solde de tout compte et attestation Pôle Emploi.

  • Avant de finaliser le dernier bulletin de salaire, il faut penser à vérifier les dispositions légales, conventionnelles et contractuelles.

  • Cela permet entre autres de garantir la conformité des calculs, mais aussi d'éviter d'oublier des éléments sur le bulletin en question.

Dans le prochain chapitre, nous calculerons le bulletin en cas de décès du salarié.

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite