En équipe, certains comportements sont attendus : la coopération et l'appui sur l'intelligence collective.
Coopérez
La coopération, nécessaire au travail en équipe, est un état d'esprit, mais aussi des comportements attendus : partager l'information, consulter, prendre des engagements mutuels et être solidaire.
Partagez l'information
Les outils collaboratifs ont simplifié et augmenté la transparence de l’information. Mais la circulation de l’information dépend de l’initiative des équipiers. Or, l’information peut être un objet de compétition : être le premier à détenir une information, empêcher quelqu’un de savoir afin de se valoriser.
Quand vous commencez un travail en équipe, donnez-vous immédiatement toutes les informations utiles ou attendez-vous que l’on vous les demande et cela vous coûte-t-il ?
Or, l’absence d’information retarde l’action, affaiblit la performance et crée un climat suspicieux propice à la rumeur, au malaise et aux conflits... Donc ayez la volonté d’informer vos coéquipiers !
Voici les bonnes pratiques :
J’informe mon manager et/ou mes coéquipiers régulièrement et spontanément. Je transmets tout ce qui peut être utile à quelqu’un d’autre, lui faire gagner du temps, lui éviter de faire une erreur.
Je vérifie que c’est le bon moment pour transmettre l’information.
Je vérifie que l’information est fiable et non périmée. Je m‘assure qu’elle est compréhensible. Je transmets l’information quand elle vient de sortir, sans l'amputer ni transformer le contexte.
Je me demande si je dois mettre quelqu’un d’autre en copie. Quand je diffuse largement, je vérifie ma mailing-list pour n’oublier personne. Si quelqu’un m’a transmis personnellement cette information, je lui demande son autorisation avant de la diffuser.
Je ne donne pas systématiquement les bonnes nouvelles oralement et les mauvaises à l’écrit.
Quand je suis absent plus de 24 heures, j'enregistre un message automatique informant de mon absence, de mon retour, éventuellement de la personne qui me remplace durant cette période.
Faites des consultations réciproques
Demandez leur avis aux autres et tenez compte de leur réponse. Grâce aux techniques d’empathie, d’écoute active et de communication positive, vous êtes plus objectif, vous comprenez mieux d’autres logiques et vous contribuez à une meilleure qualité de communication.
Profitez-en pour :
Poser des questions ouvertes (« qu’en penses-tu ? », plutôt que « c’est bien, non ? »).
Donner du feedback et en demander, pour un enrichissement mutuel.
Ritualiser cette écoute en effectuant des visites de terrain, en organisant des consultations régulières, en participant aux cercles de qualité.
Prenez des engagements mutuels
Vous devez donc anticiper les difficultés et informer tous les coéquipiers impactés si vous pensez ne pas pouvoir tenir vos engagements.
Soyez solidaire
La solidarité entre coéquipiers, c'est :
faire disparaître progressivement son« jeu personnel » ;
faire preuve de loyauté ;
reconnaître la valeur d'autrui, ses qualités, ses différences de fonctionnement ;
s'impliquer, se sentir concerné tout en conservant la petite distance nécessaire :) ;
assumer les conséquences de ses actes et reconnaître ses erreurs.
Bénéficiez de l'intelligence collective
La coopération et les attitudes qui en découlent ne sont qu'un premier stade. On attend beaucoup aujourd'hui du travail en équipe : un "travail collaboratif".
Je vous propose donc désormais d'explorer quelques pratiques d'intelligence collective.
Le deep learning
Le deep learning, ou apprentissage profond, se distingue de l'apprentissage en surface que constitue la simple répétition. L'apprenant modélise et met en pratique dans le cadre collectif. Pour cela :
tenez un journal de bord pour consigner idées, préoccupations, objectifs, réussites, difficultés et ressentis ;
travaillez en binôme pour créer une relation d'entraide privilégiée et obtenir des feedbacks réguliers ;
participez à un groupe de réussite qui soutiendra la motivation de chacun par le partage d'énergie, d'information, de feedbacks, la mise en relation, etc.
Du team building à la learning expedition
C'est un processus de travail visant à :
renforcer la cohésion de l'équipe ;
construire et partager des valeurs et des objectifs ;
créer des liens chaleureux entre les coéquipiers ;
dépasser une période de conflit ;
créer une culture commune dans un contexte de restructuration ;
intégrer des nouveaux venus.
Les objectifs sont de :
faire vivre au groupe une expérience intense hors de ses repères habituels ;
découvrir d'autres cultures, façons de faire, de penser, de vivre ;
bousculer les schémas mentaux habituels ;
ouvrir l'équipe au changement ;
au retour, élaborer de nouvelles stratégies, de nouveaux modes d'être.
Les réunions d'intelligence collective
Shadow meeting, world café et forum ouvert sont des réunions d'intelligence collective.
Un shadow meeting consiste à faire travailler les membres du groupe suivant des angles inhabituels. Par exemple, la Recherche et Développement est sollicitée sur des problématiques comptables, les managers sur des thèmes sociaux, etc. Vous pouvez à la fin conclure par un débriefing formalisé qui permet de tirer les enseignements.
Pour organiser un world café, accueillez les participants dans une salle de café, avec des tablées de 4 à 5 participants appelés "voyageurs", qui vont échanger durant une session de 20 à 30 minutes. Puis faites changer de table à 2 reprises (pour un total de 3 trois sessions).
Chaque session donne lieu à un affichage et les points essentiels de chaque table sont partagés en vue de solutions concrètes. Les hôtes diffusent la synthèse finale. Enfin, un tour de table conclusif permet à chacun de tirer un bilan synthétique de l'expérience vécue.
Dans le forum ouvert, les participants circulent entre chaque atelier. Les comptes-rendus se dessinent ou s'écrivent en direct au fur et à mesure des échanges.
Le principe majeur est celui de la "loi de mobilité" à la fois physique et mentale : "Si vous n'êtes pas en train de contribuer ou d'apprendre, passez à un autre atelier." Les deux symboles du forum ouvert sont l'abeille qui butine et fertilise, et le papillon qui se pose pour approfondir ! :)
Ces pratiques d'intelligence collective sont particulièrement fructueuses quand elles sont soutenues par des outils collaboratifs... à suivre, dans le chapitre suivant !
