Dans le travail en équipe, vous devez savoir vous organiser pour gérer votre temps de travail individuel et les phases collectives. Il est normal que vos coéquipiers vous sollicitent, vous faites de même. C'est cependant à vous de définir vos priorités. La solidarité et l'entraide sont compatibles avec l'efficacité !
Préservez votre temps et votre énergie
Voici quelques méthodes pour vous aider à gérer votre temps.
La méthode Pomodoro
C'est une méthode qui tire son nom de son inventeur italien qui utilisait un minuteur de cuisine en forme de tomate (pomodoro en italien). :p
Nous avons tous fait l'expérience d'une tâche accomplie plus efficacement parce que nous avions un train à prendre et un temps limité !
Procédez ainsi :
définissez dans votre agenda des plages de travail de 2 heures d'affilée ;
découpez chaque plage de 2 heures en 4 tâches précises, listées sur une to-do list ;
accomplissez 4 séances minutées de 25 minutes (1 séance = 1 tâche), en faisant une pause de 5 minutes entre chaque séance ;
à chaque mini-tâche accomplie, rayez-la fièrement de la to-do list :) ;
à la fin de la 4e séance, prenez une pause de 15 minutes et octroyez-vous une récompense. :soleil:
Bien sûr, le risque d'être interrompu pendant vos sessions minutées existe. Vous pouvez l'éviter en :
vous isolant avec un casque audio, surtout en open space ;
mettant votre téléphone sur silence ;
prévenant vos coéquipiers que vous ne devez pas être dérangé pendant 2 heures ;
sachant gérer les demandes impromptues : mode d'emploi ci-dessous. ;)
La méthode 2-20-2-2
C'est la méthode que je vous recommande pour traiter les demandes urgentes émanant de votre hiérarchie, de coéquipiers, de partenaires externes.
Sauf quand la demande spécifie immédiatement et sans ambiguïté le niveau d'urgence, pour tous les autres cas, c'est votre perception qui la catégorise ainsi. Les demandeurs peuvent souvent attendre un laps de temps qui vous permet de respecter votre planning de travail.
La méthode 2-20-2-2 consiste à :
recevoir toute demande avec le sourire et le sens du service ;
évaluer immédiatement le temps nécessaire pour répondre à la demande ;
décider de la traiter immédiatement ou plus tard en fonction de ce temps ;
informer le demandeur de l'heure ou de la date de remise du livrable.
Temps de traitement de la demande | Action |
2 minutes | Je fais tout de suite |
20 minutes | Je fais dès que j'ai fini |
2 heures | Je négocie le délai ou le livrable |
2 jours | J'informe et demande une révision des priorités à mon manager |
Sachez dire non en restant positif
Pour cela, procédez en 3 temps :
Annoncez les faits. Par exemple, « Je ne peux plus déjeuner avec vous à midi » / « Je ne peux pas m’occuper de cet appel d’offres ».
Parlez de vos besoins, de ce que cela vous fait. Par exemple, « J’ai besoin de faire du sport pour décompresser » / « Je connais mal le domaine d’activité et je risque de faire des erreurs ».
Sollicitez une autre option. Par exemple, « Je suis partant pour un dîner avec toute l’équipe quand vous voulez ! » / « Penses-tu que je peux obtenir une formation ? », ou bien « Je peux peut-être t’aider sur autre chose ? », ou encore : « As-tu pensé à X pour s’en occuper ? »
La question jackpot
Parfois, les demandes qui vous sont adressées ne sont pas claires et deviennent chronophages. Ou alors, votre interlocuteur enthousiaste ne se rend pas compte qu'il vous monopolise. Vous pouvez alors déclencher "la question jackpot" qui peut générer un court silence, mais qui sera suivie d'une clarification rapide.
Mode d'emploi de la question jackpot :
demandez : "Qu'attends-tu de moi concrètement ?"
évaluez la faisabilité en fonction de vos contraintes (cf. méthode 2-20-2-2) ;
donnez une réponse claire : oui-quand-comment ou non-parce que (cf. "savoir dire non").
Le tout en conservant toute votre bienveillance !
Gérez votre motivation
Il y a des phases où le travail en équipe renforce votre motivation, vous booste, et d'autres où il grignote votre énergie. Vous devez apprendre à gérer votre motivation, car ce n'est pas seulement la responsabilité de votre manager ! ;)
Pour cela, vous pouvez travailler à trois niveaux :
renforcer votre cohérence personnelle ;
ancrer vos ressources et savoir mobiliser des états internes positifs ;
savoir relativiser et lâcher prise.
Renforcez votre cohérence personnelle
Faites le point sur vos objectifs
Pour les mobiliser :
décrivez votre objectif avec des mots, en termes d'étapes et de processus ;
puis dessinez, ou faites un collage, avec les images, les symboles qui apparaissent dans votre vision de votre objectif ;
imaginez maintenant que avez atteint votre objectif, décrivez ce que vous ressentez en termes d'émotions, de sentiments et les effets physiques de ce ressenti ;
enfin, concentrez-vous sur l'expérience sensorielle, la gestuelle, le rapport à l'espace et au mouvement qu'implique la réalisation de votre objectif (je fais la tournée de tous nos points de vente, je souris, je serre des mains, je monte un prototype, etc.).
Ainsi, vous mobilisez votre cerveau dans toutes ses capacités, par une approche logique, une approche visuelle, la mobilisation des sentiments et des mouvements.
Alignez-vous sur vos valeurs fondamentales
Dans ce chapitre, vous avez exploré votre système de valeurs et défini les 7 valeurs les plus fondamentales pour vous. Évaluez maintenant votre degré d'alignement :
Choisissez les 4 plus importantes (par exemple : 1. succès, 2. partage, 3. liberté, 4. justice).
Identifiez les actions et tâches quotidiennes qui sont en ligne avec chacune de ces valeurs.
Évaluez le temps qu'occupent chaque jour les tâches en lien avec vos 4 valeurs.
Pour vous réaligner :
redéfinissez vos priorités dans votre organigramme des tâches en fonction de votre marge de manœuvre pour consacrer plus de temps aux activités alignées ;
travaillez à une évolution de poste, et en attendant, nourrissez ces valeurs dans des activités extraprofessionnelles. :)
Ancrez vos ressources : mobilisez des états internes positifs
Identifiez vos réserves d'énergie
Les réserves d'énergie dans lesquelles vous puisez sont alimentées par la satisfaction de vos besoins fondamentaux.
Revenez sur la pyramide de Maslow détaillée et évaluez vos niveaux de satisfaction. Dès que certains niveaux sont insuffisants pour vous, engagez des mesures de plus ou moins long terme et équilibrez en attendant avec des activités extraprofessionnelles.
Déparasitez
Faites la liste des 10 situations, des attitudes (les vôtres, celles des autres), des pensées qui vous parasitent. Évaluez ensuite le rapport bénéfice/coût de maintenir ces parasites. Décidez de déparasiter en supprimant ou transformant.
Pour ancrer vos états ressources (par exemple "être calme et serein durant une présentation orale", "être assertif en négociation commerciale") :
imaginez la situation en mode visioning ;
faites les gestes, dites les paroles, ajustez votre posture et votre respiration en fonction de l'état que vous désirez ;
répétez cet ancrage 3 fois, puis chaque jour une fois. Vous vous en souviendrez quand vous serez dans la situation réelle, et aurez ainsi créé une nouvelle habitude !
Relativisez et lâchez prise
Le travail en équipe peut générer du stress chez ceux qui ont un besoin de sécurité s'exprimant dans un désir de contrôle maximum. Vous devez être capable de relativiser, afin de préserver votre bien-être et votre motivation.
Si vous repensez aux contrariétés professionnelles de la journée en rentrant chez vous le soir, que vous revenez le lendemain matin dans la même humeur, que vous êtes de plus en plus rancunier, il vous faut apprendre à lâcher prise.
Lâcher prise, ce n'est pas se désengager, c'est accepter les imprévus et l'incertitude. C'est focaliser notre attention sur ce que nous pouvons vraiment influencer au lieu de nous accrocher à ce que nous ne maîtrisons pas.
Les deux exercices que je vous propose ci-dessous vous permettront de commencer à lâcher prise et de gagner la sérénité nécessaire aux relations avec vos coéquipiers. Ils sont préventifs autant que curatifs. En cas de stress chronique avec symptômes psychosomatiques (maux de dos, douleurs, céphalées, vertiges), n'hésitez pas à consulter un spécialiste pour mener un plan antistress plus systématique : la sérénité, c'est possible !
Exercice 1 : "recadrage des représentations" (3 minutes). À chaque rumination, posez-vous ces questions :
Est-ce que cette situation vaut vraiment que je me mette dans cet état ?
Est-ce que je perds la face en renonçant à ma proposition et en adoptant celle d'autrui ?
Et si aujourd'hui, je m'autorisais à dire à un coéquipier : "Tu as raison" ?
Exercice 2 : "cohérence cardiaque" (3 minutes). Assis confortablement, bien adossé, respirez profondément au rythme de 6 inspirations et 6 expirations par minute, soit 5 secondes pour chaque. Mettez un chrono à 3 minutes. Avec un peu de pratique, vous y parviendrez sans y penser. Pour vous aider à être concentré sur votre respiration plutôt que sur le compte des secondes, fermez les yeux et dessinez des oscillations au rythme de votre respiration (montante pour l'inspiration, descendante pour l'expiration) sur une feuille de papier. Quand l'alarme sonne, vérifiez que vous vous rapprochez de plus en plus de 6 oscillations/minutes, soit 18 oscillations pour l'exercice complet. Ce rythme lent est celui qui permet à votre rythme cardiaque d'être en phase avec votre rythme respiratoire.
Exercice 3 : "méditation de pleine conscience" (3 minutes). Concentrez-vous sur votre respiration, profonde et calme. Soyez dans l'instant présent et éveillez vos perceptions sensorielles (vue, ouïe, odorat, toucher, goût). Des pensées multiples vont se présenter. Ne cherchez pas à les refréner ; accueillez-les et observez ce qu'elles provoquent physiquement en vous et dans votre posture physique. Remarquez les mouvements qui vous échappent. Ne cessez pas de vous concentrer sur votre respiration. Plus vous pratiquerez cette méditation dite de "pleine conscience", plus le film ininterrompu de vos pensées parasites s'apaisera.
Pour conclure : optez pour la sérendipité
La sérendipité désigne la faculté de faire des découvertes inattendues par hasard. L'aventure scientifique est remplie de ce type de découvertes fortuites. Cela s'applique aussi au mental. C'est une attitude d'ouverture optimiste aux imprévus et une capacité à trouver des opportunités et du plaisir dans le changement.
La sérendipité est aussi une façon de nourrir sa motivation : savoir que, par votre attitude ouverte, vous saurez tirer parti des imprévus !
Ce cours "Apprenez à travailler en équipe" s'achève ; j'ai été ravie de vous accompagner. J'espère que vous y avez trouvé des techniques, des méthodes et des astuces utiles à votre parcours de super-équipier. N'hésitez pas à me faire part de vos remarques et de vos questions ! :)
