Notre objectif : faciliter votre délégation en confiant de l’autorité, en rendant votre collaborateur responsable, autonome, et en gardant votre entière responsabilité.
La délégation est un acte fort de management. Elle contribue au développement de la motivation et des compétences de ses collaborateurs.
Identifiez votre capacité à déléguer
Évaluez votre aptitude à la délégation
Remplissez le questionnaire ci-dessous (d’après Patrice Stern et Jean-Marc Schoettl, La Boîte à outils du Management) :
| Pas du tout ! (0 point) | Plutôt non (1 point) | Plutôt oui (2 points) | Tout à fait ! (3 points) |
Pour moi, il est préférable de faire seul un travail que de déléguer. |
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J’aime m’assurer de la qualité d’un travail jusque dans les détails. |
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Je passe beaucoup de temps à suivre l’avancement d’une mission déléguée avec mon collaborateur. |
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Je trouve que mes collaborateurs manquent souvent d’esprit d’initiative. |
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Je pense que mes collaborateurs ne peuvent pas faire aussi bien que moi, car j’ai plus d’expérience. |
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Je suis convaincu qu’il est moins efficace d’expliquer une tâche à mon collaborateur que de la faire moi-même. |
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Mes collaborateurs me causent globalement plus de problèmes qu’ils ne m’apportent de solutions. |
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Calculez votre score !
16 points et plus, la délégation n’est pas pour vous ! Vous ne faites pas confiance et/ou préférez tout faire seul.
Entre 10 et 15 points, la délégation n’est pas encore naturelle. Vous devez apprendre à faire davantage confiance.
Entre 4 et 9 points, la délégation peut devenir une de vos forces sur laquelle capitaliser.
Entre 0 à 4 points, soit vous êtes un PRO de la délégation, soit vous avez un réel problème de motivation, car vous utilisez la délégation à outrance !
Les 6 prérequis d’une délégation efficace
Au préalable, répondez à la question :
"Si je me libérais 4 heures par semaine, que ferais-je en management et en leadership que je ne fais pas aujourd’hui ?"
Identifiez le niveau de maturité de celui ou celle à qui vous voulez déléguer.
Sachez ce qu’il ou elle fait parfaitement bien aujourd’hui dans les missions qui lui sont confiées.
Identifiez les actions qu’il ou elle serait capable de réaliser et qu’il ou elle n’effectue pas actuellement.
Mesurez son intérêt et sa volonté à faire ces actions si vous veniez à les lui déléguer.
Enfin, estimez sa charge de travail actuelle.
Identifiez les missions à déléguer
Ce que vous pouvez déléguer
Tout ou presque !
En tant que manager, vous pouvez demeurer un acteur opérationnel. Mais vous devez aussi passer du rôle de celui qui fait à celui qui fait faire.
Pour cela, faites la liste des actions que vous effectuez et que vous ne devriez plus assumer personnellement.
D’expérience, je constate que les managers ont tendance à assumer une partie des missions revenant normalement à leur équipe… au détriment de leurs autres missions ou avec le risque d’une charge trop importante de travail.
Ce que vous devez conserver
Je pense notamment à :
La vision, le budget, les objectifs et la stratégie
C’est vous qui définissez le cap et le chemin pour y arriver. Vous êtes le gardien de la stratégie, des objectifs et du budget du service. En revanche, rien ne vous empêche d’impliquer vos collaborateurs et les faire participer à leur élaboration.
Les missions "sensibles"
Certains sujets sont sensibles et/ou confidentiels. Ils vous ont été confiés par votre management sans que vous puissiez en parler à votre équipe.
La motivation et la cohésion de l’équipe
En tant que manager, il vous appartient de créer un environnement motivant. La motivation est l’élément clé de la réussite d’une entreprise. Pour donner le meilleur d’eux-mêmes, vos collaborateurs doivent se sentir compétents, épanouis, fiers de travailler avec vous dans votre organisation.
L’évaluation de la performance
C’est à vous de reconnaître la contribution et la performance de vos collaborateurs. Vous devez aussi leur rappeler vos attentes pour les mois à venir. Vous gérez aussi les enveloppes des augmentations de salaire !
L’accueil d’un nouveau collaborateur
Vous jouez un rôle majeur dans l’arrivée d’un nouveau collaborateur, son plan d’intégration et sa formation. Il est indispensable que vous vous rendiez disponible pour consacrer le temps nécessaire à son accueil.
Déléguez en 3 étapes
La délégation se compose de 3 grandes étapes :
1) Identifiez et préparez la mission que vous allez déléguer
Nous venons d’en parler.
2) Réalisez un entretien de délégation avec votre collaborateur
Lors de cet entretien, vous allez :
expliquer le contexte et l’importance de la tâche ;
définir avec votre collaborateur la fixation des objectifs de manière SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels), la durée, les moyens, et surtout le périmètre de la délégation ;
lui communiquer tous les éléments nécessaires à la bonne réalisation de la mission ;
déterminer le cadre de suivi et de pilotage entre vous, ainsi que les indicateurs d’évaluation.
À la fin de l’entretien, demandez à votre collaborateur de rédiger une note sur la délégation évoquée afin de vous assurer que vous êtes en phase et qu’il a bien tout compris. Considérez cette note comme le contrat de délégation entre vous.
3) Offrez votre soutien et accompagnez la réalisation et le suivi
Vous pouvez en parallèle convenir de points formels entre vous pour suivre les indicateurs d’évaluation. Définissez la fréquence qui lui semble la plus pertinente et n’hésitez pas à les espacer dans le temps si vous voyez que la délégation se passe très bien.
Compétences : Votre collaborateur a toutes les compétences pour accomplir la tâche ou la mission que vous souhaitez lui déléguer.
Autorité : Conférez à votre collaborateur l’autorité nécessaire, et faites-en part au reste de l’équipe.
Moyens : Votre collaborateur doit bénéficier de tous les moyens techniques et humains pour mener à bien sa mission.
Effectuez le suivi des missions déléguées
C’est la dernière étape du processus de délégation.
Vous avez précisé à votre collaborateur que vous êtes à sa disposition et défini entre vous des points formels pour suivre les indicateurs d’évaluation.
Dans le suivi des missions déléguées :
Utilisez un contrôle formel lors des entretiens convenus, avec a minima :
un tableau de bord contenant les principaux indicateurs et faits marquants ;
un compte-rendu d’entretien rédigé par votre collaborateur.
Pratiquez, si vous le souhaitez, un contrôle informel avec une prise d’information "entre 2 portes", au café, en passant dans le lieu où le travail se réalise…
Vous pourrez au fil du temps moduler le pilotage de votre délégation en fonction de l’état d’avancement de la mission et du niveau d’autonomie pris par votre collaborateur.
Enfin, n’oubliez pas que déléguer une mission est aussi un test. Lorsque votre équipier s’en tire très bien, n’hésitez pas à le féliciter !
La délégation n’a maintenant plus de secrets pour vous. Vous avez compris tout l’intérêt d’une délégation efficace.
En résumé
Identifiez les membres de votre équipe qui sont à la fois en capacité et en attente de responsabilités supplémentaires.
Repérez dans votre charge de travail ce qui est à conserver et ce qui peut être confié à une autre personne.
Coconstruisez le "contrat de délégation" avec votre collaborateur ou votre collaboratrice.
Suivez les missions que vous avez déléguées sans les micromanager.
Voyons à présent comment préparer et animer vos réunions d’équipe.
