Pour terminer cette partie sur l'accompagnement de la performance des collaborateurs, intéressons-nous aux techniques de feedback, de recadrage et de félicitations.
Notre objectif : saisir les occasions régulières de donner du feedback et de féliciter un collaborateur.
Donnez du feedback constructif
Le feedback est le fait de proposer des suggestions constructives pour améliorer les performances des collaborateurs, consolider les bonnes approches et renforcer la cohésion au sein d'une équipe.
Les principaux avantages d'un feedback
Un feedback permet de donner du sens aux actions de son collaborateur, de reconnaître son travail. C’est aussi un facteur permettant d’établir un dialogue qui crée de la confiance et de la franchise. Et surtout, cela permet au collaborateur de l’aider à s’améliorer en partant de ses points forts et de ses axes de progrès !
L’objectif du feedback est de communiquer des éléments constructifs permettant au collaborateur de se placer dans une dynamique positive. C’est aussi un outil au service de la performance de vos collaborateurs.
Il sert autant à valoriser la performance, à remercier, à maintenir la motivation dans des situations parfois complexes, qu’à traiter un problème.
Les facteurs clés de succès du feedback
Soyez constructif. Qu'il soit positif ou négatif, tout feedback doit rester constructif. Gardez en tête que le but reste de permettre à votre collaborateur de donner le meilleur de lui-même.
Donnez des exemples précis des actions positives de votre collaborateur et expliquez pourquoi vous teniez à les mettre en avant.Donner du feedback reste quelque chose de personnel. Assurez-vous d'organiser l'entretien dans un lieu calme, sans personne autour.
L'entretien doit prendre la forme d'une conversation et non d'un monologue. Laissez la possibilité à votre collaborateur de s'exprimer librement et de partager son ressenti.
N'attendez pas trop avant de donner du feedback Suivant une action positive ou négative, faites un retour à votre collaborateur dans un délai assez bref. Veillez à être disposé à donner du feedback de manière bienveillante. Ne donnez jamais de feedback quand vous êtes en colère ou d'humeur massacrante.
Finissez toujours l'entretien sur une note positive. Si ce que vous avez à dire a une tonalité négative, focalisez-vous sur les conséquences positives qui découleront du changement décidé ensemble.
La clé d’un feedback réussi, c’est aussi sa fréquence. Vos collaborateurs peuvent se tromper, votre rôle de leader c’est de les remettre sur la bonne voie le plus souvent et avec bienveillance.
J'utilise le modèle Situation - Comportement - Impact afin de m'assurer que mon feedback reste clair, précis, professionnel et bienveillant. Cela fonctionne aussi bien pour les retours positifs que négatifs.
Première étape : la situation. Notez où et quand l'action s'est produite. On se focalise ici sur des faits et non sur des jugements.
Deuxième étape : décrivez le comportement.
Troisième étape : décrivez ce que l'action a provoqué chez vous. Vous pouvez ici exprimer des sentiments ou des besoins.
Voici un exemple.
Lors de notre réunion d'équipe ce matin, nous avons discuté de stratégies à mettre en place afin d'accélérer le développement de nos cinq comptes principaux. Lorsque Stéphanie exposait son idée, tu l'as interrompue en lui disant "Cela ne marchera jamais !", avant même qu'elle ait eu le temps d'aller au bout de son raisonnement. J'ai été déçu, car j'aurais aimé entendre ce qu'elle avait à dire. Cela ne m'a pas non plus encouragé à partager mes propres idées.
Regardons cela d'un peu plus près. Ce feedback s’attaque à une situation difficile, il est clairement négatif. Mais il ne porte pas de jugement. Aucune généralisation n'est faite.
Il n’essaie pas d’analyser pourquoi cette personne s’est comportée ainsi. Voyons maintenant une approche non constructive :
« Tout le monde déteste quand tu coupes la parole aux autres, et tu l'as encore fait aujourd'hui. C'est toujours la même chose ! Tu n'as vraiment aucun respect pour tes collègues. T'es franchement pénible. »
Selon vous, quelle approche est la plus susceptible d'être écoutée et prise en considération ?
Je vous encourage à utiliser la même approche pour donner du feedback positif.
Les bons réflexes du manager…
Choisissez le bon moment pour vous entretenir avec votre interlocuteur et n’agissez pas dans la spontanéité.
Préparez votre argumentaire en amont.
Écoutez aussi votre collaborateur pour comprendre son point de vue.
Félicitez pour motiver
Féliciter ses collaborateurs ? C’est étonnant, car nous pensons tous à le faire, mais dans les faits, nous ne félicitons que très rarement nos collaborateurs !
Le manque de reconnaissance est souvent le premier reproche fait aux managers par la majorité des salariés. En tant que manager, il est important de savoir féliciter vos collaborateurs pour booster leur motivation et reconnaître tout simplement leur engagement, leur implication, la qualité de leur travail…
Les managers sous-estiment le pouvoir d’un merci bienveillant sur la motivation de leur équipe !
Réussir vos félicitations, c’est :
Féliciter toutes les actions positives et pas uniquement les actions exceptionnelles
Par exemple, un résultat obtenu pour la première fois par un collaborateur, un véritable progrès apporté par rapport à une situation existante, une aide apportée volontairement sur un projet ou à un collègue...
Féliciter le collaborateur pour l’action réalisée et non le collaborateur lui-même
Veillez à relier vos félicitations à l’action réalisée et à la compétence mise en œuvre par votre collaborateur.
Féliciter le collaborateur et non le groupe
Les félicitations sont plus marquantes quand elles concernent une personne. S’il s’agit d’un travail d’équipe, félicitez alors chaque membre de l’équipe pour reconnaître l’implication de chacun.
Les bons réflexes du manager…
Pour être reconnues, des félicitations doivent être personnalisées : mentionnez le rôle du collaborateur pour lui montrer votre sincérité !
Remotivez dans les périodes difficiles
Vos collaborateurs ont parfois des coups de mou. C’est le cas dans des périodes de creux d’activité, lors de projets dans lesquels des tensions peuvent apparaître au sein de l’équipe.
Votre objectif : maintenir une dynamique de groupe
Des actions de motivation réussies en situation difficile
Ritualisez les entretiens avec vos collaborateurs, qu’ils soient collectifs, individuels, formels ou informels, et donnez davantage de rythme à votre management.
Maintenez votre collaborateur dans une dynamique d’action en redéfinissant au besoin ses objectifs à court terme.
Tirez parti des difficultés pour que l’équipe renforce ses liens et soit force d’innovation collective.
Les bons réflexes du manager s’il s’agit d’UN de ses collaborateurs…
Recevez la personne en entretien.
Décrivez les faits qui vous font craindre une démotivation de sa part.
Demandez au collaborateur de s’exprimer et écoutez-le.
Ne prenez pas de notes pour le mettre davantage à l’aise et veillez à le relancer avec bienveillance s’il peine à s’exprimer.
Proposez une solution pour le rebooster.
Concluez en le remerciant et en proposant de faire le point lors des prochains "one on one".
En résumé
Aidez vos collaborateurs à s’améliorer en leur communiquant régulièrement des éléments constructifs ou positifs sur leur travail
Recadrez si nécessaire en vous appuyant sur la méthode DESC
Décrivez les faits
Exprimez vos émotions
Spécifiez des axes de solutions
Concluez positivement
Félicitez vos collaborateurs de manière personnalisée sur les actions positives qu’ils ont menées
Renforcez vos liens avec votre équipe en maintenant une dynamique de groupe dans les moments difficiles
Dans les deux prochains chapitres, vous pourrez vous exercer avec un cas pratique et évaluer vos connaissances à travers un quiz clôturant cette partie !
