Pour démarrer ce cours, nous allons voir comment travailler efficacement avec votre équipe. Commençons par aborder votre période d’intégration sur votre nouveau poste et votre prise de fonction.
Notre objectif : aborder efficacement le premier mois de votre nouveau poste.
C'est un moment important de votre carrière, où vous devez vous sentir à l'aise et confiant. Vous devrez vous intégrer dans l'entreprise tout en posant les premiers jalons de votre management. Pour cela, il faut :
analyser le contenu de votre mission et de vos objectifs ;
savoir vous présenter rapidement ;
rencontrer les personnes clés et mettre en place vos rituels d’équipe ;
être visible, mais sans pour autant prendre de décisions majeures, car il est encore trop tôt.
Analysez le contenu de votre mission et de vos objectifs
Lors de votre prise de poste de manager, vous allez peut-être entrer dans une nouvelle entreprise, mais vous allez surtout devoir trouver votre place dans une nouvelle organisation : votre n+1 attend votre arrivée avec impatience, et vos nouveaux collaborateurs et collègues se posent beaucoup de questions à votre sujet.
Pour vous aider, avant votre arrivée, commencez par analyser le contenu de vos missions et des objectifs qui avaient été évoqués lors de la phase de recrutement et dans la fiche de poste qui vous avait été transmise. Relisez les objectifs et les tâches principaux qu'implique votre nouveau poste. Pensez aussi à vous renseigner sur toute actualité récente de l'entreprise. À votre arrivée, et même si possible avant votre arrivée, profitez des premiers échanges avec votre nouveau n+1 pour lui demander :
Demandez-lui :
de vous détailler la stratégie et les priorités de l’entreprise et de votre service ;
de confirmer ou de préciser votre mission et vos premiers objectifs ;
de vous parler des femmes et des hommes de votre équipe.ce qui pour lui constitue des valeurs clés de l'entreprise - afin de repérer les comportements à risque et ceux à rechercher
Cela va vous permettre d’établir un premier diagnostic :
de mieux connaître les tenants et les aboutissants de votre nouveau poste ;
d’identifier et de maîtriser les enjeux de l’entreprise ;
de définir précisément vos responsabilités.
de connaître votre périmètre d’autonomie.
Présentez-vous rapidement
Dans les premiers jours qui suivent votre arrivée, vous allez rencontrer de nombreuses personnes dans les couloirs, à la machine à café, dans les premières réunions auxquelles vous allez participer. Ces rencontres seront parfois organisées, parfois impromptues.
La préparation de votre présentation orale est très importante.
Dans le cas de rencontres « de couloir »
Commencez par prendre les devants pour dire bonjour. Aller vers les gens sans attendre d’être présenté montre qu’ils ont de l’importance pour vous.
Vous aurez à chaque fois moins de 30 secondes pour vous présenter et leur faire une première bonne impression. Préparez comme il se doit ce pitch de 30 secondes. Soyez synthétique, quitte à leur donner envie d’en savoir plus et de vous poser des questions. Et rappelez-vous de faire preuve de sympathie et d'ouverture avec eux.
“Bonjour et enchantée, je m’appelle Léa et je viens juste d’intégrer l’équipe commerciale comme nouveau manager. Par exemple : Bonjour, je suis Laurent du service communication. Ravi de vous rencontrer, quel est votre rôle ?
... et laissez-les parler de leur expérience et de leur parcours.
Dans le cas d’un premier rendez-vous avec un collaborateur
Vous aurez plus de temps pour vous présenter. Votre interlocuteur est aussi là pour vous connaître.
Préparez une présentation de moins de 3 minutes, que l’on peut appeler le « pitch 3 minutes ».
Veillez à ne pas paraître trop prétentieux. Il s'agit de faire preuve d'assurance, tout en restant humble. Parlez de votre expérience sans pour autant vous étaler sur vos succès passés ; insistez plutôt sur le fait que vous êtes motivé pour enregistrer de nouvelles réussites. Vos nouveaux collaborateurs auront surtout envie de savoir ce que vous allez apporter dans votre nouveau poste et quelles expériences vous ont amené jusque-là. Ils auront également envie de connaître la nature de votre future collaboration.
Rencontrez les personnes clés
Dans vos 2 premières semaines, je vous recommande de rencontrer les personnes clés de votre mission :
Votre manager… mais nous en avons déjà parlé.
Vos nouveaux collègues et notamment les managers des autres services avec qui vous allez travailler dans vos nouvelles missions.
Les membres de votre équipe.
La rencontre de vos nouveaux collègues
Votre objectif : vous faire accepter et commencer à créer une relation de confiance.
En amont de chaque entretien, définissez les points particuliers que vous avez intérêt à creuser.
Commencez l’échange en demandant à la personne combien de temps elle peut vous accorder.
Présentez-vous rapidement avec votre « pitch 3 minutes ».
Découvrez votre interlocuteur : son rôle, ses missions, ses enjeux et ses interactions avec votre équipe et vous.
Demandez en quoi vous pouvez lui être utile.
Demandez-lui des conseils pour bien aborder votre mission. Cela peut vous permettre de récupérer des informations complémentaires.
Proposez en fin d’entretien de vous revoir prochainement, une fois que vous aurez bien avancé dans votre parcours d’intégration.
La rencontre de vos nouveaux collaborateurs
Votre objectif : instaurer un climat de confiance
Prenez le temps de rencontrer chaque membre de votre équipe dans les 15 premiers jours.
En amont de chaque entretien, rappelez-vous que vous êtes certainement celui qui a le plus d’importance dans leur quotidien et leur évolution au sein de l’entreprise.
Avec humilité, présenter l'objectif de l'entretien puis quelques phrases de présentation basées sur votre pitch de 3 minutes ;
Ensuite, intéressez-vous à l'historique de votre collaborateur dans l'entreprise tout en le questionnant sur son avenir idéal
Puis, faites savoir que vous souhaitez vous laisser une période d’observation dans laquelle vous le solliciterez
Planifier les entretiens individuels hebdomadaires
Ces entretiens sont pour vous l’opportunité de commencer à identifier les différentes personnalités de votre équipe, le "fonctionnement" de chacun, leurs points forts et leurs axes d’amélioration.
Ces entretiens sont aussi l’occasion d’obtenir des informations sur le fonctionnement de l’équipe avec votre prédécesseur et notamment de ce que vos collaborateurs attendent d’un manager.
Ce premier entretien est aussi l’opportunité de montrer à vos collaborateurs que vous les respectez et les valorisez. Comportez-vous en responsable soucieux du bien-être de votre équipe.
Soyez visible, disponible lorsque cela est nécessaire
Vous êtes le baromètre de la motivation de l’équipe
C’est important que vous gardiez une attitude positive en toute circonstance vis-à-vis d’eux. Et ce même quand vous avez des soucis personnels ou des difficultés professionnelles avec votre manager.
Apprenez à connaître les membres de votre équipe en tant qu'hommes et femmes. Souvenez-vous de la citation de Paul Valéry !
Vous pouvez accentuer cette posture essentielle en consacrant à vos collaborateurs des moments ritualisés chaque semaine : les one-on-one. Nous en reparlerons de comment les organiser plus tard.
Ce sont des actions que vous pouvez juger anodines, mais qui ont beaucoup de sens pour vos équipiers.
Créez un environnement positif
Vos collègues doivent pouvoir vous faire part de leurs idées et de leurs préoccupations. Et ce même en dehors des "one on one" et des réunions d’équipe que vous organisez avec eux.
Cela permet de créer un climat de confiance !
Vous devez mettre en œuvre des règles simples pour faciliter la communication :
Si vous êtes dans un open space, vous devez aussi trouver un équilibre d’échange avec votre équipe. Voici 2 conseils :
Définissez avec eux un signal symbolique indiquant que vous êtes occupé, comme un panneau ou un drapeau visible sur le bureau.
Partagez avec eux votre calendrier en ligne, cela leur permettra de voir les moments où vous ne souhaitez pas être dérangé, même quand vous êtes présent à votre poste de travail.
De manière générale, restez le plus accessible possible, mais privilégiez des moments définis et ritualisés pour échanger avec vos collaborateurs. Vous pouvez, si vous le souhaitez, communiquer votre numéro de portable professionnel aux membres de votre équipe. Veillez cependant à assortir cette marque de confiance de règles très claires (à quel moment ils peuvent vous contacter, dans quel contexte, etc.). Veillez cependant à établir des règles.
Préparez votre rapport d’étonnement
En tant que manager, vous portez la co-responsabilité du résultat de votre équipe et de sa contribution à la réussite globale de l’entreprise. C’est pour cela que vous avez été nommé ou recruté en tant que manager. Pour ce faire, je vous recommande toujours d’avoir à l’esprit que les 2 leviers dont vous disposez pour améliorer cette contribution d’équipe, c’est la performance collective et la fidélisation de vos collaborateurs. Mais avant de pouvoir les actionner correctement, vous devez faire un état des lieux, un bilan de votre équipe.
Personnellement, quand je prends un nouveau poste, j’essaye de mettre en place ces éléments :
J'explique à mes nouveaux collaborateurs que je ne prendrai pas de décisions pendant une certaine période ;
Je journalise tout ce qui m’étonne dans le fonctionnement de l’équipe et dans ses relations avec son environnement.
A la fin de la période, j’élabore un rapport d'étonnement et un plan d’action que je soumets à mon nouveau N+1. En prenant les devants, vous montrez votre proactivité !
Par exemple, dans le cas de ma dernière prise de poste, mon plan d’action comprenait entre autres des changements de rôles dans l’équipe, mais aussi le lancement d’une task force pour améliorer la communication interne.
Mettez en place les outils de ce cours !
Ensuite, après cette première phase d’analyse qui permet de dessiner un bilan, je vous invite à mettre en place assez rapidement si ce n’est pas encore le cas, les outils et les rituels de ce cours. En effet, on l’a vu ensemble plus haut, ils permettent de gagner et de maintenir la confiance dans l’équipe sans pour autant rogner la performance au contraire. Si malgré tout vous observez que votre équipe manque toujours de communication, d’interactions ou encore que les relations ne se normalisent toujours pas, il est peut être temps de réorganiser les rôles et responsabilités des membres de l’équipe. C’est ce que nous allons voir au prochain paragraphe.
Bravo ! Vous avez réussi vos premiers pas dans la peau d’un manager !
En résumé
Analysez votre environnement de travail en préparant le terrain avant même votre arrivée dans l’entreprise.
Passez du temps avec votre n+1 pour commencer à construire votre relation professionnelle.
Apprenez par cœur vos « pitch 30 secondes » et « pitch 3 minutes » pour vous présenter efficacement.
Prenez rendez-vous avec tous les acteurs clés de votre activité (manager, collègues, équipe…) et préparez vos questions !
Posez les bases de vos futures collaborations en mettant en place des règles de communication simples.
