Notre objectif : vous permettre de déléguer plus facilement des tâches en confiant à votre collaborateur de l’autorité, en le rendant responsable, autonome et efficace.
La délégation consiste à donner à une autre personne de votre équipe une nouvelle mission temporaire qui vient donc s’ajouter à son périmètre. Elle vise à valoriser un collaborateur, élargir son champ de compétences, renforcer son implication et développer sa responsabilisation.
Complément essentiel des rituels d'équipe qui permettent de construire la confiance, la délégation est un outil puissant de management dont l’objectif ultime est de faire grandir votre équipe.
Identifiez votre capacité à déléguer
Évaluez votre aptitude à la délégation
Remplissez le questionnaire ci-dessous (d’après Patrice Stern et Jean-Marc Schoettl, La Boîte à outils du Management) :
| Pas du tout ! (0 point) | Plutôt non (1 point) | Plutôt oui (2 points) | Tout à fait ! (3 points) |
Pour moi, il est préférable de faire seul un travail que de déléguer. |
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J’aime m’assurer de la qualité d’un travail jusque dans les détails. |
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Je passe beaucoup de temps à suivre l’avancement d’une mission déléguée avec mon collaborateur. |
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Je trouve que mes collaborateurs manquent souvent d’esprit d’initiative. |
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Je pense que mes collaborateurs ne peuvent pas faire aussi bien que moi, car j’ai plus d’expérience. |
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Je suis convaincu qu’il est moins efficace d’expliquer une tâche à mon collaborateur que de la faire moi-même. |
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Mes collaborateurs me causent globalement plus de problèmes qu’ils ne m’apportent de solutions. |
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Calculez votre score !
16 points et plus, la délégation n’est pas pour vous ! Vous ne faites pas confiance et/ou préférez tout faire seul.
Entre 10 et 15 points, la délégation n’est pas encore naturelle. Vous devez apprendre à faire davantage confiance.
Entre 4 et 9 points, la délégation peut devenir une de vos forces sur laquelle capitaliser.
Entre 0 à 4 points, soit vous êtes un PRO de la délégation, soit vous avez un réel problème de motivation, car vous utilisez la délégation à outrance !
Les 6 prérequis d’une délégation efficace
Premièrement, répondez à la question suivante :
"Si je me libérais 4 heures par semaine, que ferais-je en management et en leadership que je ne fais pas aujourd’hui ?"
Puis réfléchissez aux points suivants :
Le niveau de maturité de la personne à qui vous voulez déléguer une tâche.
Listez ce que cette personne fait parfaitement bien aujourd’hui dans les missions qui lui sont confiées.
Quelles autres tâches pourraient lui être confiées ?
Déterminez son intérêt et sa volonté à entreprendre ces tâches si vous veniez à les lui déléguer.
Enfin, estimez sa charge de travail actuelle.
Identifiez les missions à déléguer
Ce que vous pouvez déléguer
Tout ou presque ! Toutefois, il faut garder à l’esprit qu’il serait contre-productif d’imposer une délégation ou de donner l’impression de se débarrasser d’un dossier.
Souvenez-vous que le role du manager est d’adapter les missions à déléguer en cohérence des capacités, des compétences et du temps de ses collaborateurs. Il n'est plus celui qui impose le "quoi'' mais favorise le “comment”.
D’expérience, je constate que les managers ont tendance à assumer une partie des missions revenant normalement à leur équipe… au détriment de leurs autres missions ou avec le risque d’une charge trop importante de travail.
Ce que vous devez conserver
Pour savoir ce que vous pouvez déléguer sans risque, réfléchissez d'abord aux tâches que vous ne pourrez absolument pas confier à quelqu'un d'autre. Les choses qui vous incombent en tant que manager. Je pense notamment à :
La vision, le budget, les objectifs et la stratégie
C’est vous qui définissez le cap et le chemin pour y arriver. Vous êtes le gardien de la stratégie, des objectifs et du budget du service. En revanche, rien ne vous empêche d’impliquer vos collaborateurs et les faire participer à leur élaboration.
Les missions "sensibles"
Certains sujets sont sensibles et/ou confidentiels. Ils vous ont été confiés par votre management sans que vous puissiez en parler à votre équipe.
La motivation et la cohésion de l’équipe
En tant que manager, il vous appartient de créer un environnement motivant. La motivation est l’élément clé de la réussite d’une entreprise. Pour donner le meilleur d’eux-mêmes, vos collaborateurs doivent se sentir compétents, épanouis, fiers de travailler avec vous dans votre organisation.
L’évaluation de la performance
C’est à vous de reconnaître la contribution et la performance de vos collaborateurs. Vous devez aussi leur rappeler vos attentes pour les mois à venir. Vous gérez aussi les enveloppes des augmentations de salaire !
L'accueil d'une nouvelle recrue
Vous jouez un rôle majeur dans l’arrivée d’un nouveau collaborateur, son plan d’intégration et sa formation. Il est indispensable que vous vous rendiez disponible pour consacrer le temps nécessaire à son accueil.
Déléguez en 3 étapes
La délégation se compose de 3 grandes étapes :
1) Identifiez et préparez la mission que vous allez déléguer
Nous venons d’en parler.
2) Formalisez grâce à un entretien de délégation avec votre collaborateur
Lors de cet entretien, vous allez cadrer la mission :
expliquer le contexte et l’importance de la tâche ;
définir avec votre collaborateur la fixation des objectifs de manière SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels), la durée, les moyens, et surtout le périmètre de la délégation ;
Définir sa zone d’autonomie ;
lui communiquer tous les éléments nécessaires à la bonne réalisation de la mission ;
déterminer le cadre de suivi et de pilotage entre vous, ainsi que les indicateurs d’évaluation.
À la fin de l’entretien, demandez à votre collaborateur de rédiger une note sur la tâche déléguée évoquée afin de vous assurer que vous êtes sur la même longueur d'ondes et qu'il a tout compris. Considérez cette note comme le contrat de délégation entre vous.
3) Offrez votre soutien et accompagnez la réalisation et le suivi
Il s’agit ici de ne pas laisser votre collaborateur seul. Vous devez convenir de points formels entre vous pour suivre les indicateurs d’évaluation. Définissez la fréquence qui lui semble la plus pertinente et n’hésitez pas à les espacer dans le temps si vous voyez que la délégation se passe très bien.
Les trois conditions d’une délégation efficace
Compétences : votre collaborateur doit avoir toutes les compétences pour accomplir la tâche ou la mission que vous souhaitez lui déléguer.
Autorité : conférez à votre collaborateur l’autorité nécessaire, et faites-en part au reste de l’équipe.
Moyens : votre collaborateur doit disposer de tous les moyens techniques et humains pour mener à bien sa mission.
Alors vous pouvez lui faire confiance.
Il se peut qu’il ne fasse pas le travail exactement comme vous le feriez vous, mais ce n'est évidemment pas un problème. La tâche et la manière dont il la mènera à bien lui appartiennent ; de votre côté, focalisez-vous sur le résultat. Quoi qu'il arrive, ne tombez pas dans le micro-management !
Votre objectif est que votre collaborateur prenne confiance en lui.
Enfin, n’oubliez pas que déléguer une mission est aussi un test. Lorsque votre collaborateur effectue un travail de qualité, n’hésitez pas à l'en féliciter ! En cas de succès, vous pouvez aussi envisager d'intégrer la mission au périmètre du collaborateur.
La délégation n’a maintenant plus de secrets pour vous. Vous serez bientôt un formidable manager :)
En résumé
Identifiez les membres de votre équipe qui sont à la fois en capacité et en attente de responsabilités supplémentaires.
Repérez dans votre charge de travail ce qui est à conserver et ce qui peut être confié à quelqu'un d'autre.
Définissez les grandes lignes d'un "contrat de délégation" avec votre collaborateur.
Effectuez un suivi des tâches que vous avez déléguées, sans pour autant les microgérer.
Voyons à présent comment préparer et animer vos réunions d’équipe.
