Ça y est, votre nouvelle recrue va rejoindre votre équipe. Anticipez son arrivée !
Notre objectif : créer du lien et fidéliser votre nouvelle recrue à votre culture d’entreprise.
Préparez-vous pour le grand jour
L’intégration réussie de votre nouveau collaborateur est un facteur clé de succès dans sa future implication et dans son engagement au sein de l’entreprise.
Votre objectif : Préparer son arrivée !
Le pire qui peut se produire. Votre nouveau collaborateur arrive le jour prévu et à l’heure prévue dans sa lettre d’embauche et là… Vous n’êtes pas au bureau, ou si vous êtes là, vous avez oublié la date. Vous n’avez pas encore de bureau disponible pour elle ou lui, et l’ordinateur a bien été commandé, mais l’informatique est débordée et vous n’avez pas la date de sa mise à disposition. Vous réalisez que vous n’avez pas encore communiqué en interne sur son arrivée...
Et donc rien n’est prêt pour le recevoir !
Pour éviter ce scénario catastrophe, il va falloir agir avec méthode et précision : à vous de jouer en tant que manager !
L’intégration commence avant l’arrivée de votre collaborateur.
Les 5 étapes clés d’une arrivée réussie
Communiquez en interne
Dès la signature de la lettre d’embauche, vous pouvez communiquer auprès de votre équipe, mais aussi auprès des autres services de l’entreprise. Préparez également une annonce de communication interne par e-mail qui sera diffusée par le service de communication le jour même de l’arrivée de votre collaborateur, et dont il sera en copie. Pourquoi ne pas demander à votre futur collègue de se présenter en quelques lignes afin que vous transmettiez déjà ces éléments en interne avant son arrivée ? Cela pourra faciliter quelques discussions le premier jour sur des hobbies communs ou une expérience antérieure !
Impliquez et mobilisez votre équipe
Impliquez votre équipe dans le parcours d’intégration du nouvel arrivant afin que vos collaborateurs puissent le rencontrer dans les premiers jours suivant son arrivée.
Nommez un parrain/une marraine opérationnel(le) au sein de l’équipe
Il ou elle va vous assurer que la communication sera facilitée entre le nouvel arrivant et les équipes et qu’il pourra, en plus de vous, s’appuyer sur quelqu’un pour remonter d’éventuelles incompréhensions liées à son intégration.
Préparez la logistique
Préparez son poste de travail, son ordinateur, son téléphone et ses comptes informatiques (adresse @, accès aux outils métier…).
Vous devez coordonner tous ces aspects techniques qui sont indispensables pour que votre collaborateur se sache attendu !
Prévoyez un livret d’accueil
Vous lui remettrez ce livret d’accueil le jour J afin qu’il ait un maximum d’informations utiles à sa disposition. Contactez votre équipe RH si besoin.
Préparez un parcours d’intégration
La finalité de l’intégration est de permettre au nouvel arrivant de :
Comprendre ce que vous attendez de lui et de mieux estimer son apport et sa valeur ajoutée dans son nouveau poste
L’aider à se projeter dans son nouvel environnement de travail
Découvrir la culture d’entreprise
Le planning d’intégration que vous allez lui remettre vise à rencontrer toutes les personnes clés de l’entreprise pour être performant et rapidement autonome. Vous avez ainsi organisé un maximum de rendez-vous dans les premiers jours suivant son arrivée avec :
Vous évidemment !
Les membres de l’équipe
Les ressources humaines et les services généraux
Les interlocuteurs des autres services avec qui il va être amené à interagir
Exemple d’un parcours d’intégration
Le bon réflexe du manager
Dans de nombreuses entreprises, une journée dédiée aux nouveaux arrivants est organisée par les RH. Assurez-vous de bien inscrire votre nouveau collaborateur afin qu’il puisse partager ses impressions avec des personnes fraîchement recrutées comme lui.
Un outil de préparation au parcours d’intégration de vos collaborateurs est disponible ici en format Excel ou en format Libre Office.
Accueillez et accompagnez votre collaborateur dans la découverte de l’entreprise le jour J
La qualité de votre accueil le jour J est déterminante, car elle conditionne les premières impressions de votre nouveau collaborateur.
Votre objectif : bien l’accueillir !
Le bon réflexe : être totalement disponible ce jour-là et ne pas accepter de réunions et de rendez-vous.
Un jour J réussi
Personnalisez l’accueil de votre collaborateur en prenant un café avec lui.
Présentez-lui son parcours d’intégration.
Remettez-lui son livret d’accueil.
Invitez-le à déjeuner avec l’équipe.
Prévoyez une visite complète des différents services, des bureaux et des locaux, mais aussi de lui faire rencontrer des personnes avec qui il va travailler, pour qu’il puisse prendre ses marques. Cette visite va aussi l’aider à se repérer dans l’entreprise.
Présentez-lui son parrain/sa marraine.
Recevez-le pour un premier entretien.
Souvenez-vous quand nous avons évoqué vos premiers jours dans l’entreprise et le rôle de votre n+1 !
Indiquez-lui que vous êtes à sa disposition et qu’il n’hésite pas à venir vous voir pour toute question.
Suivez les premiers mois après son arrivée
Pour vous aider à suivre l’intégration de votre collaborateur, je vous conseille de rédiger un plan d’intégration et de planifier différentes étapes durant sa période d’essai.
Après 1 semaine : le premier débriefing
Échangez avec votre collaborateur sur ses premiers retours, la pertinence de son parcours d’intégration (s’il faut le réajuster…), ses questions… Laissez-le parler ! Laissez-le parler !
Après 1 mois : le rapport d’étonnement et la fixation de premiers objectifs
Recueillez les retours de votre collaborateur après son premier mois dans l’entreprise en lui demandant de rédiger un rapport d’étonnement et de vous le commenter.
Profitez de son regard "neuf" pour avoir ses avis positifs, les points à améliorer selon lui sur l’entreprise, son organisation, ses outils et ses process, les questions qu’il se pose encore… Il existe souvent un rapport d’étonnement type au sein des entreprises, qui se compose de 3 parties: les entreprises disposent souvent d'un modèle standard pour les rapports d'étonnement, qui est divisé en 3 sections :
Ce qui a étonné le nouvel arrivant de façon très positive : l’effet WAOUH !
Ce qu’il a découvert et qu’il ne connaissait pas.
Ce qui lui semble devoir être modifié.
Votre collaborateur ayant pris ses marques et gagné en autonomie, fixez, lors du one on one suivant le rapport d’étonnement, des premiers objectifs opérationnels à atteindre. Vous définissez ces objectifs dans le temps pour qu’ils soient en ligne avec sa période d’essai. Avec les objectifs, vous précisez le plan d’action pour les réaliser. Cela va vous permettre de commencer à véritablement plonger votre collaborateur dans le bain tout en continuant à l’accompagner.
Après 3 mois ou en fin de période d’essai : un bilan intermédiaire
Le "nouveau" n’est plus vraiment nouveau ! Il est opérationnel dans son poste et accomplit les missions que vous aviez prévues.
Faites un bilan avec votre collaborateur, sorte d’entretien d’évaluation intermédiaire, pour partager et mesurer les résultats, les efforts fournis, et vous assurer que vous êtes en phase sur son intégration dans l’entreprise.
Et voilà, en espérant que l’association a été fructueuse, vous avez contribué à enrichir l’entreprise d’un nouveau talent au sein de votre équipe !
Nous venons de voir comment contribuer à la réussite de votre entreprise :
en améliorant votre organisation ;
en priorisant efficacement vos missions ;
en prenant les bonnes décisions ;
en recrutant les meilleurs collaborateurs.
Si vous voulez en savoir plus sur cette question, vous pouvez suivre ce cours consacré à l’intégration des nouveaux collaborateurs !
En résumé
Amorcez l’intégration de votre collaborateur ou collaboratrice avant son arrivée en communiquant avec votre équipe et en préparant la logistique.
Organisez les premiers jours de cette nouvelle personne en lui étudiant un planning avec les étapes clés de son intégration.
Soyez totalement disponible pour lui ou elle le premier jour et prévoyez des rencontres régulières dans les semaines suivantes.
Derniers mots
Notre cours touche à sa fin ! Vous avez maintenant toutes les clés en main pour :
Préparer et animer des réunions d’équipe
Déléguer des tâches à des collaborateurs
Communiquer efficacement en tant que manager avec votre équipe
Fixer des objectifs à votre équipe et les suivre
Réaliser des entretiens d’évaluation
Organiser le travail de votre équipe
Recruter et intégrer des salariés dans votre équipe
N’oubliez pas de réaliser le quiz de fin de partie pour valider ces compétences !
Vous êtes maintenant prêt à retrouver votre entreprise, votre rôle de manager et à mettre en application les techniques et conseils que nous avons vus ensemble durant ce cours.
À vous de jouer !
