Passons maintenant à une période redoutée par bien des managers : il s'agit des entretiens annuels d’évaluation.
Notre objectif : évaluer les réussites de l'année, faire un bilan du présent pour préparer ensemble l'évolution de votre collaborateur et les performances de demain.
Préparez votre entretien annuel d’évaluation
L'entretien annuel d'évaluation est un moment dédié que votre collègue et vous allez passer ensemble. Il doit permettre de :
tout d’abord, d’écouter le ressenti de votre collaborateur sur ses résultats, satisfactions et insatisfactions
ensuite, seulement de donner votre feedback : évaluer l’écart entre les attitudes/comportements attendus et ceux qui ont été mis en œuvre ;
puis de réaliser un bilan formel des résultats obtenus, des moyens mis en œuvre, des difficultés rencontrées et des axes de progrès pour le collaborateur ;
enfin, évoquer les souhaits d’évolution et/ou de mobilité.
Votre rôle
Relire le support de l’année précédente
Identifier les faits majeurs de l’exercice avec des constats précis, positifs ou en écart
Enrichir votre analyse avec l’appréciation d’autres personnes qui ont travaillé avec votre collaborateur pendant l’année
Formuler l’évaluation de la contribution de votre collaborateur
Préparer les messages à lui faire passer
Intégrer des pistes d’action pour traiter les éventuels points en écart que vous souhaitez aborder
Lire attentivement la préparation de votre collaborateur qu’il aura faite au préalable (disponible ou non selon les entreprises)
Une préparation réussie va vous permettre de :
formuler votre appréciation sur la performance de votre collaborateur ;
préparer un argumentaire pertinent sur les raisons des divergences éventuelles ;
envisager des axes d’amélioration et/ou de développement individuel et des actions à mener.
Les bons réflexes du manager
Fixez le rendez-vous au moins deux semaines à l’avance avec le rappel des enjeux de l’entretien. Prévoyez une plage horaire suffisamment longue pour permettre un véritable échange de qualité, au minimum 1 h 30. Enfin, réservez une salle de réunion calme et neutre, loin des regards. Cette réunion doit être confidentielle !
Conduisez l’entretien et suivez les différentes étapes
L’entretien annuel est un acte de management et de confiance au service de la motivation et de la performance de votre collaborateur. C’est également une opportunité pour votre collaborateur de s’exprimer sur ce qu’il a accompli et ce qu’il a envie de faire.
Pour vous, ce rendez-vous est aussi une occasion de mieux connaître votre collaborateur, de lui faire part de votre appréciation sur sa contribution, et de définir avec lui des axes de développement.
Durant l'entretien
Commencez par rappeler la durée et les objectifs de l’entretien.
Reprenez les objectifs et les thèmes de la fiche d’évaluation, et laissez la parole à votre collaborateur pour avoir sa perspective sur l’année écoulée.
Posez-lui des questions ouvertes pour comprendre et approfondir son ressenti.
Mettez en perspective ses retours en reprenant l’évaluation de l’année dernière et votre préparation de cet entretien.
Commencez votre évaluation par les points positifs, donnez votre avis / feedback et, le cas échéant, des suggestions d’amélioration.
Formulez votre appréciation de la performance pendant l’exercice et justifiez-la concrètement.
Échangez sur les attentes et souhaits de votre collaborateur.
Abordez le plan de développement et ses souhaits d’évolution en rapport avec les besoins de l’entreprise.
En conclusion, identifiez et synthétisez les actions décidées lors des échanges.
Un entretien annuel réussi vous permet de...
aboutir à une vision partagée sur les constats et des pistes d’actions précises ;
construire un plan de développement pertinent ;
donner à son collaborateur de la perspective sur ses possibilités d’évolution au sein de l’entreprise.
Pilotez l’évolution de carrière de votre collaborateur
Votre rôle est d’accompagner l’évolution de votre équipe :
en évaluant ses besoins de développement (au niveau des "attitudes" et/ou des connaissances) ;
en l’aidant à identifier des actions d’accompagnement, de formation...
en définissant un plan individuel de développement.
Ce plan permet au service des Ressources Humaines d’anticiper les souhaits d’évolution et les besoins de développement des collaborateurs.
Les bons réflexes du manager après l’entretien...
Vous devez assurer le suivi de la réalisation des actions décidées :
donner du feedback et faire au moins un point intermédiaire durant l’année ;
être à l’écoute en apportant à votre collaborateur votre soutien ;
réajuster au besoin les actions à mettre en œuvre ;
noter et reconnaître les progrès réalisés, alerter sur les points de vigilance.
Éviter les pièges durant l’entretien
La réussite de l’entretien annuel d’évaluation va dépendre de votre capacité à apprécier, au cas par cas, la performance de chacun de vos collaborateurs.
Piège 1 : Ne pas assez préparer
Vous devez prendre le temps de collecter un maximum d’informations pour enrichir l’échange que vous allez avoir. La crédibilité de votre évaluation et des actions que vous allez proposer dépendra énormément de votre investissement initial.
Dans le cas contraire, votre collaborateur pourrait avoir le sentiment qu’il ne compte pas à vos yeux ou que vous ne valorisez pas son travail.
Piège 2 : Définir la date et l’heure de l’entretien annuel à la dernière minute
Vous allez perturber votre collaborateur, limitant son temps de préparation et créant un sentiment d’incompréhension au sein du service. Souvenez-vous que c’est un échange, et non une présentation.
Piège 3 : Transformer l’entretien en une discussion sans ligne directrice
Vous devez fixer dès le début de l’entretien, son cadre, sa durée et les points qui seront abordés. Ce formalisme permet de traiter tous les éléments importants concernant votre collaborateur et facilite l’échange basé sur vos préparations respectives.
Piège 4 : Commencer l’entretien par les points négatifs de l’année
Cette approche ne pourra que braquer votre interlocuteur qui se sentira menacé et sera alors peu enclin à un échange constructif.
Piège 5 : Négliger le suivi
Si, entre deux évaluations annuelles, vous n’avez rien fait en termes de suivi du plan de développement de votre collaborateur, c’est clairement votre responsabilité de manager qui est engagée ! Si vous décidez d’orienter votre salarié vers un programme de formation spécifique, à vous de mettre en œuvre les actions nécessaires et de vous assurer de sa mise en place rapide.
En résumé
Proposez à votre collaborateur ou collaboratrice un rendez-vous de 1 h 30 minimum, au moins deux semaines à l’avance et réservez un endroit au calme
Menez votre entretien sous forme de dialogue dirigé, professionnel et précis, et retirez-en un plan d’action
Évaluez les besoins de votre collaborateur en termes d’évolution et de développement
Évitez de tomber dans l’un des principaux pièges de l’entretien annuel :
Ne pas être préparé
Définir la date et l’heure du rendez-vous à la dernière minute
Transformer l’entretien en une discussion sans ligne directrice
Commencer l’entretien par les points négatifs de l’année
Négliger le suivi
Vous êtes prêt et dans les starting-blocks pour mener vos entretiens annuels, c’est top !
Mais ne croyez pas trop vite que c’est le seul moment où vous devez faire le point avec votre collaborateur. Tout au long de l’année, vous aurez des occasions à saisir de lui donner du feedback, de le féliciter, mais aussi de lui indiquer des points de progrès.
