Commençons par préciser ce qu’est un plan de communication. Le plan de communication interne définit les axes de communication articulés en fonction des orientations stratégiques de votre organisation.
Il détermine les objectifs de communication, les cibles et les outils de communication. Il redonne également du sens aux projets de l’entreprise dans un contexte en rapide évolution, par un alignement et une plus grande complémentarité des actions. Un plan de communication interne ne peut plus désormais reposer sur un dispositif unique, être porteur d’un message unique.
Adossée à l’agenda de votre organisation, la démarche d’élaboration d’un plan de communication passe donc logiquement, pour chacun de vos objectifs de communication, par les trois actions suivantes :
Identifiez vos cibles
Préparez un message spécifique
Choisissez votre support de communication
Identifiez vos cibles
La construction de votre plan de communication incite à affiner la connaissance de vos cibles, afin d’acheminer un message parfaitement personnalisé à un salarié, lui aussi parfaitement identifié. Il est essentiel de comprendre ce qu'ils en comprennent, ce qu'il retiennent, ce qu'ils sont prêts à mettre en œuvre en dehors du cadre habituel de l'exercice de leurs fonctions.
Qu’il s’agisse des équipes dirigeantes, notamment dans les groupes multi-métiers et multi-sites, de la communauté des managers intermédiaires chargés de mettre les plans en application avec les équipes confrontées à la réalité du terrain, ou bien de s’adresser à chaque collaborateur… la connaissance de vos cibles et l’empathie sont la clé pour s’assurer que vos messages soient vus, lus et entendus.
Pour mobiliser efficacement, vous gagnerez à adapter contenu, sens, et canal retenu pour informer chacune de vos cibles ; notamment s’il s’agit de communautés métiers ou projets, ou encore de parties prenantes expertes.
Préparez un message spécifique
Un plan de communication se construit en fonction de la stratégie de votre organisation ou d’un plan développement et de leurs attributs objectifs ainsi que du contexte de communication.
Il concerne une action particulière : par exemple, l’engagement de votre structure dans une démarche qualité, la mise en place de nouveaux process, les évolutions de votre politique de développement des talents…
Quelle que soit l’action mise en place, dès lors qu’elle constitue une nouveauté significative ou une plus-value, il convient de la valoriser. Mais selon les enjeux de cette action, la cible, le contenu du message, les supports de communication varient.
Ces modalités évoluent également selon les étapes de l’action. Par exemple, la communication sera différente entre l’officialisation d’un projet et sa mise en place effective. Votre plan de communication vous sera donc très utile pour vous aider à piloter votre communication au quotidien.
Choisissez votre support de communication
Pour cela, il faudra jouer la synergie entre les supports écrits, que ce soit papier ou numérique, et oraux, notamment les temps de communication privilégiés en face à face avec les équipes.
Elle recouvre d'une part toutes les formes de la communication orale :
Entretien individuel
Réunions d’information
Comités paritaire ou de projet
Rites et célébrations
Appels et réunions téléphoniques
Visioconférences
Webconférences
Séminaires et conventions.
Cela recouvre également naturellement toutes les communication écrites, qu’elles soient directes :
E-mails, SMS et messageries instantanées
Les notes d’information
Les comptes-rendus
Les circulaires et affichages réglementés
Les courriers, notamment adressés au domicile des membres de l’équipe
Ces différents outils permettent aux organisations de transmettre des messages totalement adaptés aux besoins et réalités de chaque collaborateur.
Ou bien encore les communications écrites indirectes, diffusées par des médias ad hoc :
les médias écrits (journal interne ou campagnes d’affichage…)
les médias audiovisuels (la vidéo, les radios ou podcasts)
les médias électroniques qui connaissent actuellement un développement très important (les intranet, extranet, blogs ou sites internet…)
également les applications, réseaux sociaux d’entreprises ou outils collaboratifs
A ces 3 catégories d’outils de communication interne (orale, écrite directe et écrite médiatique), il est possible d’ajouter des formes mixtes comme les événements d’entreprises, les expositions, les formations et notamment l’e-learning, les mécénats de compétences…Egalement, dans une certaine mesure, on pourra y ajouter les baromètres internes ou les tableaux de bord d’activité.
Vous l’aurez compris, les outils à votre disposition sont très nombreuses. Certaines n’existent pas encore et toutes gagneront à être choisies selon vos objectifs, cibles et contextes de communication.
La structure de votre plan de communication peut s’inspirer de cette trame proposée comme support à la réflexion par la Direction Générale de la Compétitivité, de l’Industrie et des Services.
Il peut être amélioré, simplifié et adapté à votre organisation.
