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J'ai tout compris !

Mis à jour le 04/04/2022

Analysez le besoin tel un ingénieur

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Vous avez commencé à bien définir un besoin de formation : vous savez ce à quoi celle-ci allait permettre d’arriver en connaissant le niveau actuel.

Dans ce chapitre, je vous propose de continuer l’analyse. Vous allez :

  • transformer l’écart de compétences en besoin de formation ; 

  • définir le point de départ et les contraintes qui auront un impact sur le design de la formation.

Qualifiez le besoin de formation

Dans le chapitre précédent, vous avez transformé une demande non qualifiée en un écart de compétences à combler. C’est une étape essentielle car elle vous permet de mener de vrais projets.

Cependant, en faisant attention aux mots, vous remarquerez que “écart de compétences” n’inclut pas le mot “formation”. Et c’est normal : il existe plusieurs manières de développer les compétences. La formation en est une. Dans le travail de définition du besoin, le chef de projet pédagogique (ou ingénieur pédagogique) va comparer et déterminer les moyens de développer les compétences.

Passons en revue rapide les moyens pour développer les compétences au sein d’une organisation (service, entreprise, administration, association…) :

  • le recrutement (apport de compétences externes pérenne) ;

  • l’externalisation / la sous-traitance (apport de compétences externes ponctuel ou pérenne) ;

  • la formation (apport de compétences internes pérenne) ;

  • la redéfinition des postes de travail (meilleure adéquation des compétences internes) ;

  • l’apprentissage sur le tas ou en situation de travail : l’apprenant développe seul ses compétences (développement individuel des compétences) ;

  • l’accompagnement individuel : mentorat, coaching (déblocage et développement individualisé des compétences) ;

  • la mise en place de groupes de qualité, pour la résolution de problèmes ou le codéveloppement (développement collectif des compétences internes) ;

  • l’autoformation : assister à des conférences, se former en dehors des dispositifs, tenir une veille... (développement autonome des compétences internes).
     

Toutes ces formes présentent des avantages et des inconvénients. L’ingénieur pédagogique devra essayer de composer en fonction de ceux-ci. Il pourra traiter la demande qui lui a été exprimée en remplissant un tableau “avantages / inconvénients”.

 

Avantages

Inconvénients

Recrutement 

 

 

Externalisation

 

 

Formation 

 

 

Apprentissage sur le tas

 

 

Redéfinition des postes de travail 

 

 

Accompagnement individuel 

 

 

Groupes de qualité

 

 

Autoformation

 

 

À ce moment, le but n’est pas de définir précisément les formes qui seront utilisées pour développer les compétences, mais simplement de voir si plusieurs formes sont nécessaires. Certains considèrent d’ailleurs que si une seule forme de développement des compétences est valable, il ne s’agit pas d’un projet, car il n’y a pas de complexité. Pour ma part, je considère simplement que le nombre de formes à mobiliser va avoir un effet sur la complexité : un projet qui devrait mobiliser cinq formes sera certainement plus complexe qu’un projet qui n’en mobilise qu’une.

En tout cas, à partir de ce moment, on pourra caractériser le besoin : vous pourrez l’appeler besoin de formation” quand la formation fait partie des formes mobilisables. Si vous êtes dans un cas où la formation n’apparaît pas dans les formes mobilisables, vous utiliserez plutôt l’expression générique “besoin de compétences”.

Dans ce cours, nous parlerons plutôt du cas du besoin de formation, qui est le plus courant.

Qualifiez l’environnement

Avoir envisagé les modes de développement des compétences vous a surement déjà ouvert certaines portes. Pour continuer, nous allons définir un point de départ, un point d’arrivée et des facteurs d’environnement. Cela va compléter votre définition de besoin.

La logique de point de départ et de point d’arrivée est une manière de visualiser l’écart de compétences exprimé dans le chapitre précédent.

Pour comprendre cette logique de point de départ, nous allons comparer le projet de formation à un gâteau.

Vous voulez un bon gâteau pour célébrer la fin d’une partie de cours OpenClassrooms suivie avec sérieux. C’est une demande, un souhait. Pour arriver à un besoin, il faudra passer par une phase d’analyse. Celle-ci correspond à la définition du gâteau.

Le point d’arrivée, c’est notamment le goût, la texture et l’aspect visuel de ce futur gâteau. (N’y pensez pas trop, vous risqueriez d’en saliver !)

Quel est le point de départ de ce gâteau ?

C’est en fait ce dont vous disposez :

  • des ingrédients,

  • des ustensiles,

  • vos compétences en pâtisserie,

  • éventuellement de l’argent si vous souhaitez acheter ce gâteau.

Pour la formation, c’est pareil ! Le point de départ, ce sont les compétences actuelles des individus et les ressources disponibles pour construire la formation.

Tout besoin de formation se base donc sur une évaluation sérieuse des compétences actuelles des personnes à former. Trop souvent, cette évaluation du niveau actuel est réalisée “au jugé” et peut générer des difficultés ou des pertes de qualité en aval. Par exemple, au moment de la réalisation de la formation, le formateur peut démarrer une session avec une difficulté : si les participants ont des compétences largement en deça ou au-dessus de ce qui était évalué, le déroulement de la formation sera plus difficile.

De manière similaire, certains projets d’ingénierie pédagogique tendent à vouloir réinventer la roue : ils ne tiennent absolument pas compte des ressources existantes. Au minimum, cela risque de faire produire les mêmes choses deux fois. Au maximum, cela peut remettre en cause le projet.

Pour le gâteau comme pour la formation, vous comprenez que déterminer les ressources ainsi que définir le point de départ et d’arrivée sont essentiels pour réussir à atteindre votre objectif. Dans les deux cas, une mauvaise évaluation risque de produire un résultat qui ne sera pas à la hauteur de vos attentes !

Si vous ne déterminez pas le point de départ, le point d'arrivée risque de ne pas être celui prévu ...
Si vous ne déterminez pas le point de départ, le point d'arrivée risque de ne pas être celui prévu…

Pour bien qualifier un besoin, vous devez donc connaître le point de départ et le point d’arrivée.

Vous devez également identifier les éléments qui environnent la formation et qui ont des effets sur elle. L’idée est d’envisager la formation comme un objet qui va exister au sein d’un environnement, d’un système.

Mieux vous comprendrez ce qui entoure la formation, mieux vous pourrez déterminer le périmètre et les conditions opportunes pour celle-ci.

Il y a :

  • des éléments externes, comme la réglementation du travail ;

  • des éléments internes : stratégie d’entreprise ou projet d’établissement, contraintes dans l’organisation du travail, culture digitale du public-cible…

Ces éléments vous permettent de visualiser ce qui sera possible ou non. C’est, par exemple, la réglementation du travail et de la formation qui vous indiquera qu’il n’est pas possible de programmer une formation d’une durée de 7 jours consécutifs, pour une durée totale de 49 heures (ouf !). On dit que ces éléments d’environnement sont porteurs de contraintes. Pour définir le besoin, vous avez donc besoin d’envisager l’ensemble de ces éléments d’environnement et de définir en quoi ils vont contraindre le projet de formation.

Par ailleurs, réfléchir à ces aspects vous permet déjà de préparer l’efficacité de la formation : en prenant en compte les contraintes suffisamment tôt, vous pourrez y répondre et éviter des aléas sur la formation.

Pour bien représenter les éléments d’environnement, vous pouvez utiliser un diagramme pieuvre :

Diagramme pieuvre d'un dispositif de formation
Diagramme pieuvre d'un dispositif de formation

La fonction principale est que la formation agit sur les résultats car sur les compétences les fonctions contraintes sont nombreuses. Citons par exemple :

  • le budget alloué à ce projet de formation est de 40.000 € ;

  • le projet doit s’intégrer dans la stratégie de l’établissement ;

  • la formation devra respecter la réglementation de la formation.

Évidemment, ces contraintes sont à discuter à la fois avec le demandeur et avec la hiérarchie de votre structure. Certains points nécessiteront sans doute des ajustements.

Également, il est probable que le demandeur ait des besoins implicites. Par exemple, il n’exprimera peut-être pas qu’une formation à la manipulation d’une machine de découpe doit être réalisée avec une contrainte de sécurité : aucun stagiaire ne doit être en danger lors de la formation. C’est une évidence, mais il vaut mieux la prévoir rapidement que la considérer comme un présupposé acquis (c’est à dire comme quelque chose sur lequel on ne revient pas car tous les acteurs en ont connaissance et conscience).

Une fois réalisée cette analyse de l’environnement de la formation, vous disposerez :

  • d’une définition précise du besoin de compétences ;

  • d’une connaissance des ressources existantes ;

  • des contraintes qui s’appliqueront au design de la formation.

Si la formation peut répondre à ce besoin de compétences en prenant en compte les contraintes, vous avez alors un vrai besoin de formation. Vous avez, dans ce chapitre, qualifié le besoin :

  • Vous avez validé qu'il s'agissait d'un besoin auquel la formation pouvait répondre.

  • Vous avez déterminé les contraintes qui pesaient sur le besoin.

Mais pour autant, votre projet de formation est-il opportun et pertinent ? Découvrez ça juste après !

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite