Maintenant que vous avez compris quelles étaient les étapes pour décliner la stratégie Amélioration continue de l'entreprise, voyons comment faire.
Utilisez la matrice X !
La matrice X peut paraître compliquée de prime abord, mais c'est tout simplement la synthèse d'une démarche séquentielle. Pour la remplir, vous pouvez procéder ainsi :
Indiquez la vision à 3 ou 5 ans, pour définir quelle stratégie mettre en place et l'ambition à atteindre.
Notez les objectifs à court terme en fonction de cette vision stratégique.
Définissez les projets qui permettront d'atteindre ces objectifs.
Jalonnez ces projets dans le temps.
Affectez des ressources pilotes au projet.
Vérifiez le lien entre les projets et la vision stratégique.
Enfin, en pilotant le projet, vérifiez l'efficacité des solutions mises en oeuvre.
Une fois la matrice remplie, assurez-vous :
que toutes les activités/projets sont directement liés à un ou plusieurs objectifs ;
qu'il y a bien un responsable pour chaque activité ;
que chaque activité aura un indicateur de suivi.
La matrice permettra également à chacun de voir les liens avec d'autres projets et d'autres ressources ; et ce, à tous niveaux.
Les corrélations entre les lignes permettent de s'assurer de la cohérence, et donc de retenir les propositions pertinentes. Il faut y prêter attention, car elles permettront aussi à l'inverse, d'écarter les propositions moins pertinentes.
La matrice X permet de déployer la stratégie en cascade :
En utilisant cette matrice à chaque strate de l'entreprise, la vision redescendra jusque sur le terrain, déclinée en plans d'action opérationnels :
Initiez un chantier pilote pour lancer la démarche et emmener les équipes
Une fois les projets ou actions identifiés, vous pourrez lancer un premier chantier pour montrer la puissance et l'efficacité des démarches d'amélioration continue ; on parle de chantier pilote.
Le chantier pilote sert à réaliser des premières améliorations, mais aussi à convaincre les plus sceptiques. Le choix de ce chantier ne doit pas être pris à la légère, car de sa réussite dépendra l'adhésion des autres secteurs de l'entreprise.
Sélectionnez votre chantier pilote en vous basant sur 7 critères
Lien avec la stratégie de l'entreprise. Comme nous l'avons vu, pour être crédible et suivie, votre démarche doit être alignée avec les besoins de l'entreprise.
Gains financiers. C'est le nerf de la guerre ! Plus les gains seront importants, plus on vous donnera les moyens de réussir.
Visibilité et représentativité. Si vous souhaitez communiquer sur les réussites de ce chantier pilote, il faut que celui-ci parle à tout le monde, qu'il soit connu et aussi/surtout que ce soit un secteur représentatif de l'activité. Ce dernier élément permettra d'éviter les conclusions du genre "oui mais ce secteur-là c'est différent, c'est plus facile..."
Marge de progrès/difficultés. Si vous choisissez un secteur sur lequel un travail a déjà été réalisé par le passé, ou un secteur récent et donc quasiment déjà optimisé, vous risquez de n'avoir que des gains faibles. Soyez sûr aussi que les gains réalisés sur ce secteur apportent des gains pour l'entreprise. Par exemple, si vous améliorez la machine qui a la plus haute cadence du site, mais que juste derrière la machine est toujours aussi "lente", vos optimisations ne seront pas significatives. Pour ce chantier pilote, il ne faut pas un projet où l'on connaît la solution avant même de mener une analyse, mais il faut tout de même que vous ayez une idée d'où vous allez.
Délai. Ce chantier pilote doit être représentatif des prochains chantiers que vous souhaiterez mettre en place. Il ne faut pas qu'il soit trop long, pour montrer rapidement les gains. Mais il ne faut pas non plus qu'il soit trop rapide, au risque que l'on vous demande de faire tous les prochains projets aussi rapidement . :magicien:
Ressources humaines. Assurez-vous d'avoir les compétences expertes de ce secteur pour réussir votre chantier pilote. Autant que possible, essayez aussi d'avoir principalement des personnes moteur pour faire avancer votre projet. Mais pas seulement : il vous faut un ou deux sceptiques pour prouver que vous êtes capable d'emmener les équipes avec vous ! De plus, les personnes d'abord sceptiques, qui finissent pas être convaincues, s'avèrent souvent de très bons promoteurs de la démarche. Étudiez également la relation entre les collaborateurs et leur manager.
Histoire. Dans votre préparation et choix de chantier pilote, il vous faudra consulter l'historique du secteur retenu. En effet, toujours dans une optique de réussir ce chantier, il est bon de savoir s'il a déjà été tenté maintes et maintes fois d'améliorer ce secteur. Après, c'est à vous de voir. Réussir dans un tel contexte sera une preuve de la puissance de la démarche que vous proposez. :soleil:
Accompagnez les équipes
Une fois la vision et les projets établis par strates, il sera nécessaire d'accompagner les équipes dans la réussite de ces démarches.
En tant qu'agent du changement, vous aurez la charge de piloter le déploiement de ces démarches. Aussi, à droite de la matrice X Hoshin, j'ai ajouté une partie PILREX, PILotage et Retour d'EXpérience.
Cette partie de la matrice vous permettra de suivre l'avancement du plan d'action, de vous assurer de l'efficacité des solutions et de capitaliser sur les réussites ou les échecs.
Pour cela, vous vérifierez si les actions ont été mises en oeuvre et si le résultat est atteint. Il est en effet primordial de s'assurer que c'est bien l'action mise en oeuvre qui a permis d'améliorer le résultat. Cela permettra d'éviter que le problème ne réapparaisse, et surtout de pouvoir gagner du temps, si vous rencontrez un problème similaire (vous aurez déjà une idée de la solution à déployer).
Une fois les solutions mises en oeuvre, le projet n'est pas tout à fait terminé. En effet, il vous reste à standardiser les nouvelles pratiques pour les ancrer.
Par la suite, vous mettrez en place les audits pour vous assurer que ces nouvelles pratiques sont toujours bien appliquées sur la durée.
Dans notre cas de figure, nous parlons des audits internes. Ils sont pour nous de véritables outils de progrès. Ils permettent de :
s'assurer que les règles écrites sont appliquées et applicables ;
identifier les éventuelles défaillances du système sur lesquelles il vous faudra agir ;
identifier de nouveaux axes de progrès.
L'audit, au même titre que le standard, constitue la cale du PDCA pour empêcher un retour en arrière.
Pour accompagner les équipes et embarquer la direction dans vos démarches, il faudra savoir vous adapter à leur contexte. Même si votre métier est de casser les habitudes et les paradigmes, il vous faudra également vous adapter à leurs pratiques.
Dans le chapitre suivant, vous apprendrez justement à utiliser des outils dits "agiles" pour permettre cette adaptabilité.
