Lors du recrutement, le contrat de travail n’est pas la seule démarche administrative. Il existe d’autres formalités afin :
De faciliter les droits des salariés en matière de protection sociale ;
De lutter contre le travail non-déclaré.
Il incombe à l’employeur qui recrute de :
Remplir la déclaration préalable à l'embauche ;
Remplir la déclaration sociale nominative ;
Organiser une visite médicale.
Procédez à la Déclaration Préalable à l’Embauche et autres obligations d’information
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) demande à l’employeur de déclarer le salarié auprès des organismes de protection sociale, à partir du moment où il relève du régime général.
Si l’entreprise relève du régime général (c'est-à-dire les entreprises n'étant pas de secteur agricole), la DPAE sera adressée à l’URSSAF. En revanche, si l’entreprise relève du régime agricole, elle sera envoyée à la MSA.
La procédure est complètement dématérialisée. Cette déclaration doit être effectuée au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible de l’embauche.
Par exemple, un salarié commence son contrat le 26 janvier à 9h. La DPAE pourra être déclarée au plus tôt le 17 janvier et au plus tard le 26 janvier à 8h59.
La DPAE doit être réalisée avant l’embauche de tout salarié, y compris les apprentis et les salariés en contrat de professionnalisation.
Quels sont les cas de dispense de la DPAE ?
Si l’entreprise dispose de moins de 20 salariés, elle peut recourir au Titre Emploi Service Entreprise (TESE). Elle est ainsi dispensée de procéder à une déclaration préalable à l’embauche.
Si l’employeur est une association employant au plus 9 salariés, il peut utiliser le chèque emploi associatif : il transmet une seule déclaration au centre national chèque emploi associatif pour l'ensemble des organismes de protection sociale.
Les stagiaires ne sont pas assimilés comme des salariés. Aucune DPAE ne devra être déclarée.
Quelles sont les autres obligations déclaratives ?
À cette obligation de déclaration de la DPAE s’ajoutent des obligations d’information de la part de l’employeur.
L’entreprise doit Informer sur les règles applicables à l’entreprise. L’accord, s’il y en a un, doit être mis à la disposition des salariés sur le lieu de travail et pouvoir être consulté sur l’intranet de l’entreprise.
De plus, l’employeur doit informer sur les règles de sécurité dans l’entreprise, afin que le salarié soit informé des risques sur sa santé dès l’embauche.
Enfin, l’employeur doit inscrire le salarié sur le registre unique du personnel.
On retrouve dans le registre du personnel plusieurs informations obligatoires :
Le nom et le prénom de l'employé ;
Sa nationalité ;
Sa date de naissance ;
Son sexe ;
Sa fonction au sein de l'entreprise ;
Sa qualification ;
Sa date d'embauche ;
Éventuellement sa date de sortie de l'entreprise.
L’employeur doit tenir autant de registres qu’il dispose d’établissements.
Le contrat de travail à temps partiel, le contrat de travail temporaire comme le contrat à durée déterminée font l’objet de mentions spécifiques sur le registre.
Les stagiaires disposent également de leur registre du personnel propre. Ils sont donc à identifier dans un registre du personnel des stagiaires.
Dans ce cadre général, la réglementation peut prévoir des dispositions particulières pour tenir compte de la spécificité de l’emploi dans certains secteurs. Il en va ainsi de la carte d’identification professionnelle du BTP, qui doit être demandée par l’employeur dès l’embauche.
Remplissez la Déclaration Sociale Nominative
Cette démarche est intégrée dans les logiciels de paie. Elle peut être effectuée par un tiers déclarant, comme un cabinet d’expertise comptabilité mandaté à cet effet.
Par ce biais, les administrations sont informées des fluctuations de main-d’œuvre de l’entreprise.
Organisez la visite d’information et de prévention
De façon générale, l’employeur est tenu d’organiser, dans les trois mois qui suivent la prise effective du poste de travail par le salarié, une visite d’information et de prévention par un professionnel de la santé. Cette obligation est valable pour les contrats à durée indéterminée comme à durée déterminée.
Cette visite doit intervenir avant que le salarié ne soit affecté lorsqu’il est mineur ou qu’il a vocation à travailler de nuit. Si le salarié déclare relever de la catégorie des travailleurs handicapés, il doit être adressé sans délai vers la médecine du travail afin de bénéficier d’un suivi adapté.
En résumé
Les formalités administratives lors du recrutement sont obligatoires pour les CDI et les CDD.
Ces formalités ne sont pas dissociables d’une information du salarié sur ses droits au sein de l’entreprise, mais également en matière de protection sociale.
Elles peuvent être renforcées dans certains secteurs comme le bâtiment.
Toutes ces formalités facilitent le contrôle de l’entreprise quant au respect de la réglementation en matière de contrats de courte durée, ainsi que l’acquittement des cotisations.
Et maintenant, un petit quiz pour valider vos acquis sur cette partie du cours. Ça se passe au chapitre suivant !
